Premier logiciel d'eDiscovery pour les professionnels du droit

Un collecteur de courrier électronique professionnel doit prendre en charge un large éventail de formats de fichiers et de fournisseurs de services. Il doit également être optimisé en termes de vitesse pour traiter efficacement de grands volumes de données dans un délai raisonnable. Enfin, il doit faire tout ce qui est en son pouvoir pour préserver l'intégrité des données pendant le processus de collecte et signaler les problèmes lorsqu'ils surviennent.

Aid4MailL'optimisation de la vitesse d'eDiscovery répond directement au besoin de collecte de données en temps opportun, permettant aux équipes juridiques de traiter rapidement des téraoctets de données de courrier électronique. Cette capacité est essentielle pour respecter les délais critiques rencontrés dans les litiges et les affaires de conformité réglementaire, en veillant à ce qu'aucun temps précieux ne soit perdu dans les étapes préliminaires de la découverte.

Aid4Mail a été 6 à 10 fois plus rapide que ses concurrents dans les tests effectués avec des fichiers locaux. Par exemple, une collecte d'emails qui prenait une semaine avec une solution concurrente ne prendrait qu'une journée avec Aid4Mail- un gain de temps considérable !

Avec Aid4Mail, vous contrôlez entièrement vos données et tout le traitement est effectué sur place. Cette solution est plus sûre car elle évite de partager des données sensibles avec des fournisseurs de services tiers. Elle permet également de réduire considérablement les coûts en évitant les frais supplémentaires basés sur le volume de données traitées.

Prise en charge de la plupart des formats et services de courrier électronique

Stockage local des courriels

Les formats de fichiers suivants sont pris en charge :

• PST, OST, et MSG à partir de Microsoft Outlook
• OLM depuis Outlook pour Mac
• Mbox de Mozilla Thunderbird, Google Takeout, etc.
• EML utilisés pour stocker un seul message électronique
• Maildir au format natif à partir d'un IMAP serveur
• Apple Mail (EMLX) en format natif

Aid4Mail peut traiter les fichiers PST avec ou sans Outlook. Il est nettement plus rapide avec Outlook, et vous pouvez réduire davantage le temps de traitement en utilisant le filtrage natif. Il intègre également un analyseur de courrier électronique avancé qui peut extraire avec précision les courriels des fichiers mbox corrompus. Ceci est essentiel en raison de la prévalence des dommages dans ces types de fichiers.

Notez que certains produits concurrents prétendent prendre en charge les fichiers EMLX à partir de Apple Mail. Nos tests ont montré que ces affirmations étaient trompeuses et qu'elles entraînaient des pertes de données importantes. Nous sommes convaincus que Aid4Mail est le seul outil de collecte d'eDiscovery capable d'extraire avec précision les messages Apple Mail avec l'ensemble de leur contenu et de leurs métadonnées.

Microsoft Outlook et Exchange

Aid4Mail propose plusieurs méthodes pour collecter des courriels à partir de Microsoft comptes Outlook et Exchange. Vous pouvez accéder au compte par le biais d'un profil Outlook (à l'aide de MAPI), du protocole IMAP ou de l'API graphique de Microsoft. Chaque méthode offre un filtrage natif avant l'acquisition, ce qui peut accélérer considérablement la collecte des courriels.

Notez que pour collecter le courrier des archives Exchange Online et des dossiers publics et partagés, vous devez utiliser un profil Outlook.

Fournisseurs de services de webmail

Collecter les courriels de tous les fournisseurs de services de messagerie Web qui prennent en charge le protocole IMAP . Il s'agit notamment de Microsoft 365 (anciennement Outlook 365), Gmail, Yahoo! Mail, AOL, etc. Aid4Mail peut également accéder aux comptes Gmail via les API de Google. Un filtrage rapide et natif avant acquisition est disponible pour tous ces comptes.

Aid4Mail prend en charge le protocole de connexion OAuth2, permettant un accès sécurisé à votre compte webmail (ou à celui de votre dépositaire).

Authentification à distance

La collecte d'e-mails à partir des comptes basés sur le cloud de vos dépositaires est facilitée par Aid4Mail Remote Authenticator, un utilitaire autonome gratuit qu'ils peuvent télécharger et exécuter sans installation. Il permet au propriétaire du compte d'accorder à Aid4Mail un accès sécurisé et temporaire à son service de messagerie ou à son compte IMAP , sans fournir ses identifiants de connexion complets et sans disposer d'une copie de Aid4Mail.

Formats d'archivage

Aid4Mail peut extraire le courrier des formats d'archivage suivants :

• Google Takeout
• Google Vault exportations (fichiers zippés MBOX )
• Mimecast exportations (fichiers zippés EML SJF ou EJF )
• Proofpoint exportations (fichiers zippés EML protégés par mot de passe)

Notez que vous aurez besoin de l'édition Enterprise de Aid4Mail pour traiter les exportations Google Vault, Mimecast et Proofpoint .

Traitement incrémental (acquisition différentielle)

Les erreurs de traitement concernent généralement

• Délais d'attente du serveur, surcharges ou limites de la bande passante
• Perte de connexion à l'internet
• Espace disque libre insuffisant sur le lecteur cible, etc.

C'est là que le traitement incrémental (acquisition différentielle) vient à la rescousse. Aid4Mail identifie les courriels qui ont été ajoutés depuis le dernier cycle (ou qui ont été omis) et ne traite que ceux-ci. En d'autres termes, il vous permet de reprendre là où vous vous êtes arrêté ; il n'est pas nécessaire de tout recommencer.

Aid4Mail offre un traitement incrémentiel pour tous les formats de courrier électronique pris en charge et l'exécute en mode natif, côté serveur, lors de la collecte à partir de services en nuage tels que Microsoft 365, Gmail et Yahoo! Mail.

Cette capacité est généralement absente des autres outils. Elle permet un gain de temps considérable, car Aid4Mail peut déterminer s'il a déjà traité un courrier électronique avant de le télécharger. Par conséquent, la reprise d'une acquisition interrompue est très rapide et réduit le risque d'atteindre les limites redoutées de la bande passante du service.

Construit pour la vitesse

Traitement des fichiers locaux

Aid4Mail est hautement optimisé pour la vitesse sans sacrifier la fiabilité ou la précision. Lorsqu'il traite des fichiers de boîtes aux lettres locales, il peut analyser, collecter et convertir les messages électroniques jusqu'à 10 fois plus vite que les outils de collecte de messages concurrents, ce qui représente un gain de temps considérable !

Nous avons effectué des tests de vitesse à l'aide d'un ordinateur portable ASUS standard (modèle 2022 avec un processeur AMD Ryzen 9 5900HX et un disque SSD interne). Nos tests comprenaient la conversion de la collection d'e-mails de John Podesta accessible au public, un fichier de 5 Go contenant 50 887 e-mails.

Lors de notre premier test, Aid4Mail a converti les e-mails de Podesta de mbox vers Outlook PST en 2 minutes et 59 secondes. Cela représente un taux de 284 courriels par seconde !

Dans notre deuxième test, Aid4Mail a converti les mêmes données de PST à mbox en 8 minutes et 10 secondes, soit un taux de 103 courriels par seconde. Les performances plus lentes de ce deuxième test sont dues à un traitement supplémentaire visant à préserver les métadonnées et à améliorer la précision de la conversion. Malgré cela, Aid4Mail reste plus rapide que les outils concurrents. Avec un ordinateur haut de gamme, vous pouvez vous attendre à des résultats encore meilleurs.

Notez que vous pouvez télécharger gratuitement le fichier Podesta mbox sur l'internet. Utilisez-le pour tester votre outil d'eDiscovery actuel et comparer ses performances avec Aid4Mail. Nous serions heureux de vous fournir un lien de téléchargement si vous ne le trouvez pas. Il vous suffit de nous contacter pour nous faire part de votre demande.

Comptes à distance

Aid4Mail est optimisé pour les comptes de messagerie basés sur le cloud, et offre deux fonctions qui permettent de gagner du temps et qui sont souvent absentes des autres outils. Ces deux fonctions, qui impliquent un traitement natif des messages électroniques côté serveur, sont abordées dans les sections suivantes :

1. Traitement incrémental
2. Filtrage natif avant l'acquisition

Grâce à ces capacités, Aid4Mail peut collecter des courriels jusqu'à 100 fois plus rapidement que les outils qui en sont dépourvus.

Traitement simultané

Avec Aid4Mail Investigator et Aid4Mail Enterprisevous pouvez exécuter plusieurs tâches de traitement simultanément, en tirant pleinement parti du matériel de votre ordinateur et en gagnant du temps. Imaginez un scénario dans lequel vous devez collecter les comptes de courrier électronique de plusieurs employés faisant l'objet d'une enquête, ou un scénario dans lequel vous devez collecter plusieurs formats de sources auprès d'un seul dépositaire.

Par exemple, vous pouvez avoir besoin de collecter des données à partir du compte Microsoft 365, du compte Gmail , des fichiers Thunderbird locaux et des fichiers EML archivés d'un dépositaire, et de les combiner dans le même lot de fichiers cibles PST . Avec Aid4Mail, vous pouvez configurer le projet à l'avance et le laisser s'exécuter pendant la nuit afin d'éviter toute perte de temps.

Vous pouvez également avoir quatre tâches qui utilisent la même entrée mais qui nécessitent des filtres différents, les résultats étant envoyés dans des dossiers distincts au sein du même fichier PST . Dans Aid4Mail, les quatre tâches peuvent être exécutées simultanément et sans surveillance, pendant que vous travaillez sur autre chose. Vous pouvez en voir un exemple dans la capture d'écran ci-dessous.

Intégrité des données

L'intégrité et la conservation des données sont des éléments essentiels de l'enquête judiciaire. Sans elles, vous risquez de compromettre votre dossier en raison de la perte de preuves. Les gros fichiers mbox et les fichiers Outlook PST contiennent souvent des données corrompues, et certains programmes de messagerie aggravent la situation en s'écartant des normes de format de manière non documentée. Même les messages électroniques intacts sont vulnérables à la perte de données lors de la collecte, de la conversion de format et du stockage cible.

Aid4Mail se distingue des autres logiciels d'eDiscovery par sa capacité à maintenir l'intégrité des données. Il s'appuie sur 25 ans de traitement des courriels, soit beaucoup plus longtemps que les autres outils de collecte de courriels disponibles sur le marché. Non seulement Aid4Mail évite la perte de données pendant le traitement, mais il peut généralement réparer une corruption de données préexistante et contourner des mises en œuvre de formats de fichiers non standard.

Aid4MailLes capacités avancées de réparation des données corrompues préexistantes permettent non seulement d'éviter les pertes, mais aussi de s'assurer que des preuves cruciales sont récupérables et utilisables dans des contextes juridiques. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse lorsqu'il s'agit de traiter des données héritées ou d'assurer le respect des obligations légales en matière de divulgation, où l'intégrité et l'exhaustivité des preuves sont primordiales.

Lisez la suite pour savoir comment Aid4Mail excelle dans la préservation de l'intégrité des données.

Noms et structure des dossiers

La préservation des structures et des noms de dossiers lors de la collecte du courrier permet de distinguer rapidement les messages envoyés, les brouillons, les messages supprimés, les pourriels et les messages reçus. Cela permet également de savoir comment les dépositaires ont regroupé et organisé leur courrier entrant. Il est ainsi plus facile de passer au crible de vastes collections d'e-mails et de trouver des indices sur les messages les plus importants.

Aid4Mail vous permet d'inclure ou d'exclure des dossiers au cours du processus d'acquisition. Cela peut accélérer considérablement la collecte des messages électroniques, en particulier si vous pouvez exclure les dossiers volumineux au contenu inutile. Cependant, le filtrage des dossiers ne fonctionne de manière fiable que s'il est basé sur une représentation précise du compte source. Aid4Mail fournit cette représentation.

Aid4Mail excelle dans la préservation de l'intégrité des données en ce qui concerne la structure des dossiers de courrier électronique. Il se distingue particulièrement des autres solutions lorsqu'il traite les fichiers Google Takeout , les exportations Google Vault , les magasins Maildir et les boîtes aux lettres locales Thunderbird . En effet, Aid4Mail comprend les implémentations uniques de ces formats et est capable de travailler avec eux (ou de les contourner).

Pièces jointes et contenus intégrés

Lors de la collecte des courriels, certains formats de stockage présentent un risque plus élevé de perte de données des pièces jointes et du contenu intégré. Il s'agit des formats qui ne stockent pas ou ne livrent pas les courriels dans leur format natif. MIME par exemple, les fichiers Apple Mail EMLX , les courriels Thunderbird et RFC 1521 avec des pièces jointes détachées, et les courriels acquis via Microsoft Outlook.

Là encore, Aid4Mail comprend les implémentations uniques de tous ces formats. Contrairement à de nombreux outils d'acquisition de courrier électronique, il les traite correctement et récupère leurs pièces jointes (tant qu'elles n'ont pas été déplacées ou supprimées).

Métadonnées d'en-tête

En cas de traitement incorrect, certains formats et protocoles de courrier électronique sont susceptibles de perdre les métadonnées d'en-tête. Cela se produit lors de la collecte de messages via le protocole MAPI d'Outlook ou lors de l'accès aux fichiers MSG, OST et PST via des DLL tierces.

Nous avons vu des résultats d'outils de collecte d'eDiscovery qui ont perdu des informations importantes, notamment :

• Adresses électroniques
• Fuseau horaire de l'expéditeur
• Adresse IP
• Informations sur le relais du serveur
• Original Message-ID
• Index du fil

Ce niveau de perte de données est potentiellement désastreux lorsque vous effectuez des recherches de courriels dans le cadre de l'eDiscovery. Vous pouvez facilement éviter ces problèmes graves en utilisant Aid4Mail.

Informations sur l'état des courriels

Les informations relatives à l'état des courriers électroniques vous renseignent sur les actions entreprises à la suite d'un message reçu. Par exemple, elles indiquent s'il a été lu, s'il a fait l'objet d'une réponse ou s'il a été transféré. Elles indiquent également l'état d'un message sortant, à savoir s'il s'agit d'un brouillon, d'un message non envoyé ou d'un message envoyé. Les messages peuvent également être marqués d'un drapeau (ou d'une étoile) et d'une double suppression. Ces informations sont cruciales car elles fournissent des indications précieuses sur le cycle de vie et les interactions associées à un courriel.

Certains outils d'acquisition d'e-mails ne collectent pas du tout les informations relatives à l'état des e-mails, ou ne les collectent que partiellement. Aid4Mail se distingue à nouveau en préservant ces données importantes, que les e-mails soient obtenus à partir de comptes basés sur le cloud ou de magasins locaux tels que les fichiers Google Takeout, OST et PST .

Erreurs de format

Il existe un grand nombre de programmes clients de messagerie et de systèmes basés sur l'informatique en nuage pour l'envoi de messages. Malheureusement, certains d'entre eux ne respectent pas totalement les normes ou contiennent des bogues qui produisent des erreurs de format de courrier électronique.

Nous avons rencontré un nombre considérable de ces erreurs de format au cours de nos nombreuses années de création de solutions de courrier électronique, même de la part d'entreprises telles que Microsoft et Google. Le résultat de notre vaste expérience est que Aid4Mail peut corriger un grand nombre de ces erreurs, garantissant que les courriels et leurs métadonnées sont rendus sans perte de données.

Améliorer les résultats juridiques grâce à la technologie

En exploitant les technologies avancées d'analyse et de conversion des courriels de Aid4Mail, les équipes juridiques peuvent s'assurer que l'intégrité des données des courriels est maintenue depuis leur collecte jusqu'à leur présentation au tribunal. Il s'agit notamment de préserver le formatage et les métadonnées d'origine de chaque courriel, essentiels pour établir l'authenticité et le contexte des preuves. Aid4Mail fait donc office de pont entre les domaines technique et juridique, en assurant une transition transparente des données des courriels dans le processus d'examen juridique et de litige.

Rapports d'avancement et d'erreur

Aid4Mail fournit des informations détaillées sur l'état d'avancement et des rapports d'erreur afin de garantir une expérience fluide. Vous pouvez suivre l'avancement de votre tâche grâce à des indications en temps réel de la quantité de données traitées et du temps estimé pour l'achèvement. Vous avez accès à un rapport de progression détaillé et, le cas échéant, à un journal des erreurs. Le logiciel affiche divers compteurs indiquant le nombre de dossiers et d'e-mails collectés, exclus par vos critères de filtrage et ayant échoué en raison d'erreurs.

Beaucoup de temps et d'efforts ont été consacrés à faire de Aid4Mail l'un des outils de conversion de courrier électronique les plus polyvalents et les plus précis qui soient. Son analyseur de courrier électronique haut de gamme peut convertir les messages, leur contenu et les métadonnées dans une variété de formats pour les examiner et les analyser avec d'autres outils.

Intégrité et préservation des données

Au cours de la phase d'acquisition, d'examen ou de production, un collecteur de courrier électronique professionnel doit généralement convertir le courrier électronique d'un format à un autre. Si cette conversion n'est pas effectuée correctement, des pertes de données importantes peuvent se produire. Certaines conversions de format sont plus sujettes à ce problème que d'autres, notamment les conversions entre les fichiers Outlook (PST, OST, et MSG) et les formats MIME (mbox et EML).

La perte de données peut affecter divers aspects des données d'un courrier électronique. Les éléments suivants peuvent être totalement absents :

• Images et pièces jointes intégrées
• En-tête SMTP du courriel original et valeur Message-ID
• Adresses électroniques de l'expéditeur ou du destinataire
• Informations sur l'état des messages (non lu, lu, répondu, etc.)

D'autres parties de l'e-mail peuvent être présentes mais mal converties :

• Noms de dossiers
• Dates, en particulier les fuseaux horaires

La perte de données est parfois inévitable en raison de l'évolution constante et de la complexité des systèmes et des formats de messagerie. Cependant, elle peut être atténuée par l'utilisation d'un outil de recherche de courrier électronique spécialisé et actualisé tel que Aid4Mail.

Aid4MailLe moteur de conversion d'EMC est le fruit de plus de 25 ans d'expertise et est régulièrement mis à jour pour répondre aux changements des produits avec lesquels il interagit. Dans les conversions entre les formats MIME et Outlook, Aid4Mail surpasse la plupart de ses concurrents. C'est l'un des rares outils capables de convertir les fichiers natifs Apple Mail (EMLX) sans perte de données, ainsi que Thunderbird et les courriels RFC 1521 avec des pièces jointes "détachées".

Nous savons comment préserver l'intégrité des données, c'est ainsi que nous avons bâti notre réputation !

Option de sauvegarde des courriels

Parfois, la conversion de format échoue en raison de problèmes avec l'API cible (généralement avec MAPI ou IMAP). Dans ce cas, il est essentiel de disposer d'une sauvegarde du courrier électronique source à des fins de conservation.

Aid4Mail stocke les sauvegardes d'e-mails localement dans une structure de dossiers qui reflète le compte source. Les messages électroniques collectés via Outlook ou à partir des fichiers PST et OST sont sauvegardés en tant que fichiers MSG . Les courriers électroniques provenant d'autres formats sont sauvegardés en tant que fichiers EML .

Retirer l'enveloppe de journalisme

Les entreprises utilisent la journalisation des courriels pour créer et conserver un enregistrement sécurisé et infalsifiable de toutes les communications par courriel. Elles le font pour satisfaire aux exigences légales et de conformité, ainsi que pour la conservation des données et la reprise après sinistre.

Un courriel journalisé comprend :

1. L'enveloppe du journal, contenant :
   1. En-tête contenant des métadonnées essentielles telles que les adresses de l'expéditeur et du destinataire, les horodatages et les informations relatives au transport.
   2. Un corps avec le rapport de journal qui inclut généralement les adresses de l'expéditeur et du destinataire (y compris Cci et destinataires de la liste de distribution) et la valeur Message-ID d'origine.
2. Une pièce jointe contenant le message original complet et non modifié.

Dans le cadre d'une enquête, les messages journalisés posent plusieurs problèmes. Par exemple :

• Selon le programme du client de messagerie, le message original est affiché en tant que pièce jointe et n'est donc accessible qu'après extraction.
• Lorsque l'on utilise des recherches par champ sur les métadonnées d'en-tête, on risque de passer à côté d'informations importantes qui ne sont disponibles que dans l'en-tête de l'e-mail original ou dans le rapport du journal.

Aid4Mail résout ces problèmes grâce à deux caractéristiques uniques :

1. Retirer l'enveloppe du journal lors de la collecte.
2. Préservez les métadonnées essentielles en ajoutant l'adresse de l'expéditeur et de tous les destinataires du rapport du journal à l'en-tête de l'e-mail original.

Formats d'examen et d'ingestion

Aid4Mail peut convertir les courriels dans des formats couramment utilisés dans les projets d'eDiscovery. Il s'agit notamment des formats PST, PDF, CSV, EML et mbox, ainsi que de formats plus inhabituels tels que HTML, XML et texte brut. Les fichiers PST , fréquemment utilisés pour l'ingestion dans une plate-forme de découverte électronique ou pour la révision dans Outlook, sont de loin le format le plus populaire.

Les courriers électroniques sont souvent convertis en fichiers PDF , un format pratique pour présenter des preuves au tribunal ou les partager avec d'autres personnes. Aid4Mail propose le format standard PDF ainsi que des variantes, notamment PDF/A. Vous pouvez insérer le cachet Bates dans les pages PDF , intégrer des pièces jointes dans leur format d'origine, protéger les fichiers par un mot de passe, etc.

En convertissant les courriels en HTML, vous pouvez les visualiser dans n'importe quel navigateur web, avec le même rendu que dans une application de messagerie. Les pièces jointes sont stockées séparément dans leur format d'origine, par rapport au fichier HTML, et sont accessibles à partir d'un lien dans le message électronique. Vous pouvez même personnaliser les données HTML en fonction de vos besoins.

Aid4Mail comprend une visionneuse de courrier électronique HTML très pratique. Il affiche une liste de tous les courriels disponibles ainsi que le contenu de l'élément sélectionné. Vous pouvez filtrer les courriels par dossier ou par mots-clés dans les champs date, objet, expéditeur et destinataire.

Vous pouvez télécharger la sortie HTML sur un site web et partager le lien vers la page de visualisation avec d'autres personnes. Votre public peut alors accéder aux messages fidèlement rendus et aux pièces jointes dans leur format d'origine. N'oubliez pas d'analyser tous les fichiers à l'aide d'un antivirus avant de les télécharger.

Extraction des données

Pour effectuer l'analyse des métadonnées et des pièces jointes dans le cadre de votre enquête, vous devez extraire les données pertinentes des courriels. Aid4Mail offre une grande souplesse et un contrôle total sur ce processus. Son analyseur de courrier électronique haut de gamme permet d'extraire de manière fiable :

• Pièces jointes régulières aux courriels
• Contenu de message intégré (comme des images insérées)
• Le message en texte clair
• Métadonnées des messages disponibles
• Identificateurs uniques de courrier électronique, y compris PR_ENTRYID et EDRM MIH de l'EDRM

Aid4MailL'éditeur de configuration du logiciel vous permet de choisir exactement les données à extraire.

Les pièces jointes extraites et les contenus intégrés sont enregistrés dans leur format d'origine. Les métadonnées et le texte des messages sont enregistrés dans des fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules), conformes aux bases de données ou à Microsoft Excel, ou dans des fichiers TSV (valeurs séparées par des tabulations).

Aid4Mail est spécialisé dans les courriers électroniques et leurs pièces jointes et peut collecter et trouver des courriers que d'autres outils d'eDiscovery ne parviennent pas à trouver - c'est un leader dans ce domaine. En raison de cette spécialisation, le flux de travail de Aid4Maildiffère des solutions traditionnelles telles que OpenText Encase, Exterro FTK et Magnet Axiom. En se concentrant sur ses tâches principales, la collecte, le filtrage et la conversion des courriels prennent une fraction du temps nécessaire aux autres outils d'eDiscovery.

Voici pourquoi :

• Une fois configuré, Aid4Mail peut fonctionner sans intervention de l'utilisateur. Aucune étape de révision manuelle ne vient interrompre le flux de travail rationalisé.
• Aid4MailLe filtrage natif de pré-acquisition de IMAP peut réduire de manière significative le volume de données téléchargées à partir de comptes et de serveurs de messagerie tels que Microsoft Exchange, Office 365 et Gmail.
• Comme il n'y a pas d'étape de révision entre la collecte et la conversion des e-mails, Aid4Mail n'a pas besoin de construire des index de recherche. Cela permet d'économiser beaucoup de temps et de ressources système.

Par conséquent, vous pouvez traiter des téraoctets de données de messagerie, sans surveillance du début à la fin, avec rapidité et précision. De plus, contrairement aux solutions hébergées d'eDiscovery telles que Relativity, Everlaw et LogikCull, l'ensemble du processus se déroule sur site, de sorte que vous n'avez pas à payer de frais à des tiers pour le volume de données collectées et traitées. Cela permet de réduire considérablement les coûts.

Si vous avez besoin d'examiner une petite collection d'e-mails, Aid4Mail propose des formats de recherche pratiques, vous permettant d'examiner avec l'application optimale pour votre sortie choisie - lesfichiersPST dans Microsoft Outlook, les fichiersMbox dans Mozilla Thunderbird, les fichiersPDF dans Adobe Reader, les fichiers HTML dans votre navigateur, les fichiers CSV dans Microsoft Excel, et les fichiers de texte brut dans un éditeur de texte.

Si vous ne parvenez pas à réduire votre collection d'e-mails à une taille suffisante, envisagez de transférer la sortie de Aid4Mailvers une plateforme d'eDiscovery complète telle que Relativity, Encase, Axiom, etc. Aid4Mail est un excellent complément à de tels outils, grâce à sa collecte rapide d'e-mails, son filtrage natif avant acquisition et ses capacités de recherche avancées.

Aid4MailLes fonctionnalités robustes d'eDiscovery en font un outil inestimable pour les professionnels du droit engagés dans des litiges civils, la conformité et les demandes de FOIA. Conçu pour être à la fois efficace et précis, il offre des avantages tangibles dans des scénarios juridiques réels. Nous explorons ici quelques-unes des applications pratiques de Aid4Mail, illustrant comment il révolutionne la façon dont les équipes juridiques abordent la découverte électronique.

Rationalisation des procédures civiles

Dans les litiges civils, la capacité à passer au crible rapidement et avec précision de vastes quantités de données de courrier électronique peut avoir un impact significatif sur l'issue d'une affaire. Aid4Mail facilite cette tâche en offrant aux avocats plaidants et aux cabinets d'avocats une plate-forme puissante pour la collecte et l'analyse de l'eDiscovery. En tirant parti de la large compatibilité des formats et des capacités de recherche avancée de Aid4Mail, les équipes juridiques peuvent identifier efficacement les communications pertinentes, même au sein de vastes ensembles de données. Cela permet non seulement d'accélérer la phase de découverte, mais aussi d'améliorer la stratégie globale en veillant à ce que des preuves essentielles ne soient pas manquées ou négligées.

Rationalisation de la conformité et des réponses à la FOIA

Aid4Mail simplifie considérablement la gestion des demandes au titre de la loi sur la liberté de l'information (FOIA) pour les entités du secteur public et les organisations régies par les lois sur l'information publique. Ses capacités de recherche et d'extraction avancées permettent une identification rapide et précise des communications pertinentes, facilitant ainsi la mise en conformité. Ce processus rationalisé renforce non seulement la transparence et la responsabilité, mais garantit également la protection des informations sensibles, conformément aux obligations légales en matière de confidentialité et d'intégrité des données. Aid4MailL'adaptabilité du logiciel à différents formats de courrier électronique garantit une couverture complète, ce qui en fait un outil indispensable pour un traitement efficace des demandes FOIA.

L'administration de la preuve électronique pour les petits cabinets d'avocats

Les petits cabinets d'avocats, souvent limités par leurs ressources, peuvent particulièrement bénéficier de l'efficacité et de l'interface conviviale de Aid4Mail. Aid4Mail met tout le monde sur un pied d'égalité, en permettant aux petites équipes d'entreprendre des tâches complexes d'eDiscovery sans avoir besoin d'une assistance informatique importante. Sa fonction de traitement incrémentiel est un atout pour les affaires en cours, permettant aux petites entreprises de rester à jour avec un minimum d'efforts. En réduisant le temps et les coûts associés à l'eDiscovery, Aid4Mail permet aux petits cabinets d'avocats d'être plus compétitifs, même dans les affaires qui les opposent à des adversaires plus importants.

Conseil d'entreprise Gestion de l'eDiscovery

Les conseillers juridiques d'entreprise chargés de gérer l'administration de la preuve électronique, dans le cadre d'enquêtes internes ou de litiges, sont confrontés à des défis uniques. Aid4MailLes capacités d'eDiscovery de Office 365, ainsi que son support pour d'autres systèmes de messagerie d'entreprise, rationalisent le processus de collecte et d'examen des données internes. En permettant une recherche et une analyse efficaces des données de messagerie, Aid4Mail aide les conseillers juridiques de l'entreprise à gérer de manière proactive les risques juridiques et à garantir la conformité aux réglementations. L'organisation est ainsi protégée contre les risques juridiques potentiels.

Gestion des enquêtes internes

Aid4Mail facilite les enquêtes internes en offrant des capacités de recherche complètes. Celles-ci permettent aux équipes juridiques et aux services des ressources humaines des entreprises de localiser et d'examiner rapidement les courriels liés à des plaintes internes, à des allégations d'inconduite ou à des violations de politiques. Aid4MailLa capacité d'EMC à traiter de grandes quantités de données dans différents formats de courrier électronique garantit des enquêtes approfondies tout en préservant la confidentialité et l'intégrité des données.

Fusions et acquisitions (M&A) Due Diligence

Lors d'une fusion-acquisition, la due diligence nécessite un examen méticuleux des communications électroniques afin d'identifier les problèmes juridiques, financiers ou réglementaires potentiels. Aid4Mail peut rationaliser ce processus en traitant et en filtrant efficacement de vastes ensembles de données d'e-mails, ce qui permet aux équipes juridiques et financières de se concentrer sur les informations pertinentes et de prendre des décisions éclairées plus rapidement.

Protection de la propriété intellectuelle (PI) et soutien aux litiges

Aid4Mail contribue aux efforts de protection de la propriété intellectuelle et aux litiges en permettant des recherches précises dans les courriels. En particulier pour ceux qui contiennent des discussions sur des informations exclusives, des inventions ou des secrets commerciaux. Cette capacité est inestimable pour identifier les divulgations non autorisées et rassembler des preuves pour les litiges en matière de propriété intellectuelle, aidant ainsi les organisations à sauvegarder leurs précieux actifs.

Audit de conformité

Les organisations confrontées à des exigences réglementaires strictes peuvent utiliser Aid4Mail pour garantir la conformité avec les normes et réglementations du secteur. En permettant des recherches ciblées sur des termes, des dates ou des contenus spécifiques liés à la conformité, Aid4Mail aide les responsables de la conformité à examiner efficacement les communications par courrier électronique et à préparer des rapports. Ces tâches sont essentielles pour garantir le respect des cadres juridiques et réglementaires.

Reprise après sinistre et migration des courriels

Aid4Mail soutient les efforts de reprise après sinistre en permettant aux organisations de récupérer et de convertir les données de messagerie des systèmes endommagés ou obsolètes. Il facilite également la migration des courriels entre différentes plateformes ou vers des services en nuage, garantissant ainsi que les communications essentielles sont préservées et restent accessibles.

Enquêtes sur le blanchiment de capitaux (AML)

Les institutions financières peuvent utiliser Aid4Mail pour rationaliser le processus d'examen de vastes ensembles de données de courrier électronique dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent. En effectuant une recherche efficace dans les communications, les institutions peuvent identifier des activités suspectes telles que des schémas de transaction inhabituels ou des communications avec des entités à haut risque. En fin de compte, cela permet de réagir plus rapidement à d'éventuelles violations des règles de lutte contre le blanchiment d'argent.

Conformité fiscale et soutien à l'audit

Aid4Mail peut rationaliser le processus d'analyse de gros volumes de données électroniques afin d'identifier les cas de non-conformité à la législation fiscale. Il permet aux auditeurs de rechercher efficacement des termes, des transactions et des correspondances spécifiques liés aux déclarations fiscales, aux exemptions demandées et à d'autres informations pertinentes. La facilité d'accès aux données pertinentes permet ensuite de mener des audits et des enquêtes plus approfondis.

Enquêtes sur la fraude et l'évasion

Les administrations fiscales peuvent utiliser le site Aid4Mail pour détecter et enquêter sur les cas de fraude et d'évasion fiscales. En analysant les communications par courrier électronique à la recherche de preuves de revenus non déclarés, de fausses déductions ou d'autres activités frauduleuses, les enquêteurs peuvent rassembler les preuves nécessaires pour engager des poursuites judiciaires contre les contrevenants.

Dans chacun de ces scénarios, Aid4Mail se distingue comme un outil d'eDiscovery polyvalent et puissant qui s'adapte aux besoins spécifiques de ses utilisateurs. Qu'il soit utilisé pour naviguer dans les méandres des litiges civils, pour gérer les demandes de conformité et de FOIA, ou pour permettre aux petits cabinets juridiques de gérer efficacement les tâches d'eDiscovery, Aid4Mail offre des avantages tangibles qui améliorent l'efficacité et l'efficience des processus juridiques. Ses applications pratiques dans le domaine de l'eDiscovery démontrent non seulement sa polyvalence, mais soulignent également la valeur de Aid4Mailen tant qu'atout indispensable à la profession juridique.

Interface de programmation d'applications (API)

Méthode de communication entre deux logiciels. L'utilisation de l'API d'un service de messagerie pour accéder aux données offre généralement des avantages par rapport à l'utilisation de protocoles plus généraux tels que IMAP. Par exemple, l'accès à des métadonnées supplémentaires, le filtrage natif et la réduction des limitations de la bande passante. Les API liées au courrier électronique utilisées par Aid4Mail comprennent MAPI, Microsoft Graph API , et les API de Google.

Modèle de référence pour la découverte électronique (EDRM)

Un cadre qui définit des normes pour la récupération et la découverte de données numériques. Le modèle EDRM est utilisé pour guider le processus de traitement des données électroniques au cours des procédures judiciaires, y compris les phases telles que l'identification, la préservation, la collecte, le traitement, l'examen, l'analyse, la production et la présentation des preuves numériques. Il est largement adopté par les professionnels du droit et de l'informatique afin de garantir une approche claire et efficace des processus d'eDiscovery.

Diagramme d'identification du message (MIH) de l'EDRM

Méthode normalisée d'identification des courriels en double dans plusieurs ensembles de données, à partir de n'importe quelle plateforme de fournisseur qui la prend en charge. Le MIH est une valeur de hachage MD5 générée à partir du champ de métadonnées Message-ID de l'e-mail. Il offre une méthode universelle pour reconnaître les courriels identiques, permettant aux équipes juridiques et d'enquête de gérer, d'examiner et de dédupliquer efficacement les collections de courriels. Cette solution permet de détecter les doublons sur plusieurs plates-formes sans avoir à retraiter les données, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et de ressources. L'EDRM MIH est destiné à compléter les méthodes de déduplication spécifiques aux fournisseurs existants, en servant d'outil supplémentaire pour une gestion plus efficace des courriels dans le cadre de la découverte, de la divulgation et des enquêtes.

Informations stockées électroniquement (ESI)

Toute donnée ou information créée, stockée ou utilisée sous forme numérique. Les ESI englobent un large éventail de types de données, notamment les courriels, les documents, les présentations, les bases de données, les fichiers audio et vidéo, le contenu des médias sociaux et les enregistrements électroniques stockés sur des appareils numériques tels que les ordinateurs, les smartphones et les serveurs.

Email Message-ID

Une chaîne de caractères unique dans l'en-tête du courrier électronique, qui identifie un message dans le contexte d'une conversation ou d'un fil de discussion particulier. L'identifiant de message est attribué par un système de messagerie électronique lors de la création d'un message et est utilisé pour suivre, référencer et relier des courriels individuels. Il permet de gérer le fil des messages et d'éviter les doublons. Dans le cadre de l'eDiscovery et de l'analyse des courriels, le Message-ID peut s'avérer crucial pour retracer l'origine et la trajectoire d'un courriel.

En-tête SMTP de l'e-mail

Métadonnées d'un message électronique, contenant des informations détaillées sur le routage. L'en-tête SMTP est généré automatiquement et placé avant le corps du message. Bien qu'il n'y ait pas de limite à ce qui peut y être ajouté, les éléments clés comprennent les adresses de l'expéditeur et du destinataire, les horodatages marquant le cheminement du courrier électronique à travers plusieurs serveurs, et les identifiants uniques pour chaque serveur. Les fournisseurs de services de courrier électronique utilisent l'en-tête SMTP pour authentifier l'expéditeur du courrier électronique et pour attribuer correctement le courrier entrant. Dans le cadre de l'eDiscovery, l'en-tête SMTP est une ressource essentielle pour retracer l'origine et le parcours d'un courrier électronique, et pour comprendre le comportement du réseau en matière de communication par courrier électronique.

Informations sur l'état des courriels

Métadonnées associées à un courriel qui indiquent les actions effectuées sur celui-ci. Pour les messages entrants, il s'agit de savoir si le courriel a été lu, s'il a reçu une réponse ou s'il a été transféré. Pour les messages sortants, elles indiquent si un courriel est un brouillon et s'il a été envoyé ou non. Tous les courriels peuvent également être marqués d'un drapeau, d'une étoile ou d'une double suppression.

Format de fichier image échangeable (EXIF)

Norme permettant de stocker des informations sous forme de métadonnées dans les fichiers d'images. Les métadonnées EXIF sont couramment utilisées par les appareils photo numériques et les smartphones et comprennent généralement le modèle de l'appareil photo, les paramètres de capture (vitesse d'obturation, ouverture, ISO, etc.), ainsi que la date, l'heure et l'emplacement de l'image (coordonnées GPS). Elles sont utiles pour organiser et cataloguer les images et peuvent être cruciales dans le cadre de la preuve électronique pour vérifier l'authenticité et l'origine des preuves photographiques.

Opérateur de recherche sur le terrain

Commande utilisée pour limiter les résultats d'une recherche en ciblant un champ ou un attribut spécifique d'un courriel ou d'un document. Elle permet de rechercher un élément tel que l'expéditeur, le destinataire, l'objet, la date ou un autre champ de métadonnées.

Protocole d'accès aux messages Internet (IMAP)

Protocole Internet standard (RFC 3501) pris en charge par la plupart des applications de messagerie qui permet d'accéder directement au courrier sur un serveur distant. IMAP permet à plusieurs applications d'accéder au même compte de messagerie, même à partir d'appareils différents. Cette fonctionnalité est la principale raison pour laquelle IMAP est généralement préféré à POP, un protocole plus ancien qui exige que le courrier soit téléchargé sur l'appareil.

Interface de programmation d'applications de messagerie (MAPI)

Une API pour accéder à Microsoft Outlook et Exchange. Aid4Mail utilise MAPI pour lire et écrire dans les profils Outlook, et dans les fichiers PST/MSG lorsque l'option "Traiter avec Outlook" est activée.

Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME)

Norme Internet pour les messages électroniques qui prend en charge à la fois les données et les métadonnées, les jeux de caractères non ASCII, les polices multiples, le contenu non textuel et les pièces jointes multiples de divers types de fichiers. Il s'agit d'une extension du protocole original SMTP (Simple Mail Transport Protocol).

PR_ENTRYID

Propriété utilisée dans Microsoft Outlook et Exchange pour identifier de manière unique divers types d'objets au sein du système de messagerie, tels que les courriels, les événements du calendrier, les contacts, etc. Il s'agit d'une valeur binaire qui agit comme une clé unique, permettant à chaque élément d'être récupéré, déplacé ou manipulé dans le système. Cet identifiant est crucial pour les développeurs et les administrateurs qui travaillent avec les API Outlook et Exchange, ou les scripts, car il permet un accès et un contrôle précis sur les objets de messagerie individuels dans le magasin.

Données réactives

Données pertinentes pour l'affaire (dans un contexte juridique) et répondant aux critères spécifiés dans une demande de communication de pièces. Elles peuvent se présenter sous diverses formes, telles que des courriels, des documents, des images ou d'autres informations stockées électroniquement (ESI).

RFC 1521

Une des premières parties de la norme MIME qui définit la prise en charge des jeux de caractères non ASCII, des polices multiples et du contenu non textuel. Nous nous référons à cette norme lorsque nous discutons de certains types de pièces jointes basées sur le format de sous-type Message/External-Body pris en charge par Aid4Mail .

Protocole de transfert de courrier simple (SMTP)

Protocole standard pour la transmission du courrier électronique. Les serveurs de messagerie utilisent le protocole SMTP pour envoyer et recevoir des messages électroniques. Les programmes clients de messagerie n'utilisent généralement que le protocole SMTP pour envoyer des messages (au serveur de messagerie pour le relais), et utilisent IMAP ou POP pour les récupérer. Le protocole SMTP a été créé dans les années 1980 et a depuis été modifié et étendu à plusieurs reprises. La version couramment utilisée aujourd'hui est extensible, avec des extensions pour l'authentification, le cryptage, le transfert de données binaires et les adresses électroniques internationalisées.

Tige

Le processus de réduction des mots à leur forme de base ou racine. Par exemple, les mots "running", "runs" et "ran" sont tous issus de la racine "run". Cette technique est utilisée dans les algorithmes de recherche pour améliorer leur efficacité, en permettant de faire correspondre des variantes de mots ayant une racine commune. Le stemming améliore la capacité des moteurs de recherche ou des outils d'analyse de texte à trouver des résultats pertinents lorsque la forme exacte d'un mot n'est pas connue.

Tokenisation

Le processus de décomposition d'une chaîne de texte en unités plus petites, ou tokens, généralement des mots ou des phrases. La tokenisation permet d'identifier les éléments clés d'un texte. Elle est fondamentale dans l'analyse de texte et les algorithmes de recherche, où le texte tokenisé est utilisé pour un traitement ultérieur tel que l'indexation ou l'évaluation des requêtes de recherche.

Machine virtuelle (VM)

La virtualisation d'un système informatique qui fournit les fonctionnalités d'un ordinateur physique et de son système d'exploitation. Avec une puissance de calcul suffisante, plusieurs machines virtuelles peuvent fonctionner indépendamment les unes des autres sur le même matériel sous-jacent.