Premier logiciel d'eDiscovery pour les professionnels du droit

Aid4Mail - Un outil eDiscovery rapide, fiable et convivial pour collecter, rechercher et exporter des courriels. Téléchargez votre version d'essai gratuite dès maintenant !

En tant que professionnel de l'eDiscovery, vous êtes confronté au défi de traiter de vastes quantités de données électroniques. Les outils traditionnels sont souvent insuffisants, ce qui ralentit le processus de découverte et le rend moins efficace. Manquer des preuves cruciales peut faire la différence entre résoudre une affaire et se retrouver dans une impasse.

Imaginez que vous consacriez des semaines à la recherche d'e-mails, pour vous rendre compte que votre logiciel a oublié des informations essentielles. La multiplicité des formats de courrier électronique et des fournisseurs de services ajoute à la complexité, risquant de compromettre l'intégrité des données et de ralentir les progrès. La frustration peut être écrasante et rendre votre travail crucial encore plus difficile.

Image pour illustrer l'administration électronique des courriels

C'est là qu'intervient Aid4Mail, un outil convivial spécialement conçu pour relever ces défis. Il est rapide - il traite les données jusqu'à 10 fois plus vite que ses concurrents. Cette rapidité permet de transformer des semaines de travail en quelques jours, sans sacrifier la précision ou l'exhaustivité.

Aid4MailLa prise en charge complète des formats et services de courrier électronique, y compris PST, OST, et le webmail, rationalise le processus de divulgation légale. Sa polyvalence permet aux équipes juridiques de collecter et de traiter efficacement et simultanément des preuves provenant de diverses sources. Cela est essentiel pour gérer des affaires comportant des traces de communication numérique complexes, et aide directement les professionnels du droit à élaborer des stratégies approfondies et défendables.

L'intégrité des données est au cœur de Aid4Mail. Elle préserve les structures de dossiers, les pièces jointes et les métadonnées à l'identique. Cela garantit que les preuves électroniques sont valables d'un point de vue médico-légal et qu'elles respectent les principes de l'EDRM (Electronic Discovery Reference Model, modèle de référence de la découverte électronique). Aid4MailLa capacité de à préserver l'état d'origine des preuves électroniques est également cruciale pour le respect des principes des règles fédérales de procédure civile (FRCP) et d'autres normes juridiques. C'est ce qui fait de Aid4Mail un outil indispensable pour l'assistance aux litiges et l'audit de conformité.

Aid4MailLes options de filtrage avancées, renforcées par des recherches booléennes, facilitent la prise de décision précise dans les litiges en permettant aux équipes juridiques d'isoler rapidement les preuves pertinentes à partir de vastes ensembles de données. Cette capacité améliore l'efficacité des processus d'examen, permettant une allocation plus stratégique des ressources et des arguments juridiques mieux informés, ce qui a finalement un impact positif sur l'issue des affaires.

Découvrez par vous-même l'impact de Aid4Mailsur l'eDiscovery. Téléchargez l'essai gratuit et voyez comment il transforme votre travail. Avec Aid4Mail, vous ne choisissez pas seulement un outil, vous élevez vos capacités d'investigation à de nouveaux sommets.

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Vous n'êtes pas encore convaincu ? Lisez la suite pour découvrir en détail les nombreuses fonctionnalités uniques de Aid4Mail. Il s'agit d'un long article, mais vous n'êtes pas obligé de le lire en entier. Utilisez le menu flottant de la table des matières à droite (ou en dessous, si vous êtes sur un téléphone) pour accéder à la section qui vous intéresse.

Pourquoi avez-vous besoin d'un outil spécialisé de découverte d'e-mails ?

Dans l'environnement numérique d'aujourd'hui, le courrier électronique n'est pas seulement un outil de communication, mais aussi un dépôt essentiel d'informations professionnelles, juridiques et personnelles. Alors que le volume des communications numériques continue de croître de manière exponentielle, le besoin d'outils spécialisés dans la recherche d'emails devient de plus en plus évident. Voici d'autres raisons pour lesquelles un outil avancé tel que Aid4Mail est indispensable pour une recherche efficace et efficiente d'emails :

Répondre aux besoins des professionnels de l'eDiscovery

Aid4Mail simplifie le processus d'eDiscovery en offrant des options de filtrage avancées qui permettent aux professionnels du droit d'identifier les données pertinentes avec précision. Cette collecte ciblée de données est essentielle pour gérer les vastes volumes d'informations typiques des affaires juridiques, garantir que les équipes de révision se concentrent sur les données pertinentes et optimiser l'efficacité et l'efficience de la révision. En outre, la prise en charge par Aid4Maild'un large éventail de formats et de plates-formes de courrier électronique garantit une collecte de données complète, cruciale pour la rigueur des enquêtes judiciaires et des contrôles de conformité.

Un volume et une complexité sans précédent

Le volume de courriels générés quotidiennement représente un défi de taille pour l'administration de la preuve électronique (eDiscovery). Les méthodes traditionnelles et les logiciels à usage général ne sont pas équipés pour gérer la complexité et l'ampleur des archives électroniques modernes. Des outils spécialisés tels que Aid4Mail sont conçus pour traiter et analyser efficacement de vastes ensembles de données, en veillant à ce qu'aucune information essentielle ne soit négligée.

Différents formats et plateformes

Le paysage numérique actuel est caractérisé par une pléthore de services et de formats de messagerie, allant des plateformes basées sur le cloud comme Microsoft 365 et Google Workspace aux clients locaux comme Outlook et Thunderbird. Un outil spécialisé de découverte des courriels offre une large compatibilité, permettant la collecte et l'analyse de données dans différents environnements sans avoir à recourir à plusieurs outils ou à des conversions manuelles.

Exigences juridiques et de conformité

Les enjeux dans les contextes juridiques et de conformité sont élevés, avec des exigences strictes en matière d'intégrité et d'authenticité des données. Aid4MailLa fonctionnalité d'EMC est conçue en tenant compte de la conformité juridique. Cela garantit que tous les aspects des données des courriers électroniques, des métadonnées aux statuts des messages, sont préservés conformément aux exigences rigoureuses des normes juridiques telles que le FRCP. Une telle attention aux détails garantit que les preuves collectées sont non seulement fiables, mais aussi totalement conformes aux exigences de divulgation dans le cadre de litiges, d'audits et d'enquêtes.

Efficacité et gestion du temps

Le temps est souvent un facteur critique dans l'administration de la preuve électronique, en particulier dans les litiges juridiques et les audits de conformité. Des outils spécialisés rationalisent le processus de découverte, en offrant des fonctionnalités telles que la recherche par mot-clé, le filtrage et le traitement incrémentiel pour identifier rapidement les informations pertinentes. Cela permet non seulement d'accélérer le processus d'examen, mais aussi de réduire considérablement le temps et les ressources nécessaires à l'administration de la preuve électronique.

Sécurité des données et protection de la vie privée

Le traitement d'informations sensibles exige le respect de normes strictes en matière de sécurité et de protection de la vie privée. Les outils spécialisés de recherche de courrier électronique offrent des fonctions de sécurité robustes, notamment des protocoles d'accès sécurisés et le cryptage, afin de protéger l'intégrité et la confidentialité des données au cours du processus de recherche. Cela est particulièrement important lorsqu'il s'agit d'informations personnelles et de données commerciales exclusives.

Aid4MailLes mesures de sécurité robustes d'eDiscovery, notamment le chiffrement de bout en bout et les protocoles d'accès sécurisés, sont conçues pour protéger les données sensibles contre les accès non autorisés et les violations. Ces fonctionnalités garantissent non seulement la conformité avec les lois sur la protection de la vie privée telles que GDPR et HIPAA, mais préservent également la confidentialité des informations sensibles tout au long du processus d'eDiscovery, une considération essentielle pour les cabinets d'avocats et les services juridiques des entreprises.

Rapport coût-efficacité

La complexité de l'eDiscovery peut entraîner des coûts importants, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter de gros volumes de données et des sources de données multiples. Un outil spécialisé comme Aid4Mail réduit la nécessité de recourir à des services externes et minimise les heures consacrées au traitement manuel des données, offrant ainsi une solution plus rentable pour les organisations de toutes tailles.

Adaptabilité et pérennité

Le paysage de la communication numérique est en constante évolution, avec l'apparition régulière de nouvelles plateformes et de nouveaux formats. Investir dans un outil spécialisé de recherche de courrier électronique permet de s'adapter aux changements futurs, avec des mises à jour et une assistance permanentes pour tenir compte des nouvelles technologies et des défis de l'eDiscovery.

En conclusion, la nécessité d'un outil spécialisé dans la recherche d'emails tel que Aid4Mail est évidente face aux défis de la communication numérique moderne. Grâce à leur efficacité, leur large compatibilité, leur fiabilité juridique et leur rentabilité, ces outils sont essentiels pour toute organisation ou tout professionnel impliqué dans l'eDiscovery. Qu'il s'agisse de litiges, de conformité ou de gouvernance d'entreprise, le bon outil peut transformer la complexité de la découverte des courriels en un processus rationalisé et gérable.

Un collecteur d'e-mails complet

Un collecteur de courrier électronique professionnel doit prendre en charge un large éventail de formats de fichiers et de fournisseurs de services. Il doit également être optimisé en termes de vitesse pour traiter efficacement de grands volumes de données dans un délai raisonnable. Enfin, il doit faire tout ce qui est en son pouvoir pour préserver l'intégrité des données pendant le processus de collecte et signaler les problèmes lorsqu'ils surviennent.

Aid4MailL'optimisation de la vitesse d'eDiscovery répond directement au besoin de collecte de données en temps opportun, permettant aux équipes juridiques de traiter rapidement des téraoctets de données de courrier électronique. Cette capacité est essentielle pour respecter les délais critiques rencontrés dans les litiges et les affaires de conformité réglementaire, en veillant à ce qu'aucun temps précieux ne soit perdu dans les étapes préliminaires de la découverte.

Aid4Mail a été 6 à 10 fois plus rapide que ses concurrents dans les tests effectués avec des fichiers locaux. Par exemple, une collecte d'emails qui prenait une semaine avec une solution concurrente ne prendrait qu'une journée avec Aid4Mail- un gain de temps considérable !

Avec Aid4Mail, vous contrôlez entièrement vos données et tout le traitement est effectué sur place. Cette solution est plus sûre car elle évite de partager des données sensibles avec des fournisseurs de services tiers. Elle permet également de réduire considérablement les coûts en évitant les frais supplémentaires basés sur le volume de données traitées.

Prise en charge de la plupart des formats et services de courrier électronique

Stockage local des courriels

Les formats de fichiers suivants sont pris en charge :

  • PST, OST, et MSG à partir de Microsoft Outlook
  • OLM depuis Outlook pour Mac
  • Mbox de Mozilla Thunderbird, Google Takeout, etc.
  • EML utilisés pour stocker un seul message électronique
  • Maildir au format natif à partir d'un IMAP serveur
  • Apple Mail (EMLX) en format natif

Aid4Mail peut traiter les fichiers PST avec ou sans Outlook. Il est nettement plus rapide avec Outlook, et vous pouvez réduire davantage le temps de traitement en utilisant le filtrage natif. Il intègre également un analyseur de courrier électronique avancé qui peut extraire avec précision les courriels des fichiers mbox corrompus. Ceci est essentiel en raison de la prévalence des dommages dans ces types de fichiers.

Notez que certains produits concurrents prétendent prendre en charge les fichiers EMLX à partir de Apple Mail. Nos tests ont montré que ces affirmations étaient trompeuses et qu'elles entraînaient des pertes de données importantes. Nous sommes convaincus que Aid4Mail est le seul outil de collecte d'eDiscovery capable d'extraire avec précision les messages Apple Mail avec l'ensemble de leur contenu et de leurs métadonnées.

Microsoft Outlook et Exchange

Aid4Mail propose plusieurs méthodes pour collecter des courriels à partir de Microsoft comptes Outlook et Exchange. Vous pouvez accéder au compte par le biais d'un profil Outlook (à l'aide de MAPI), du protocole IMAP ou de l'API graphique de Microsoft. Chaque méthode offre un filtrage natif avant l'acquisition, ce qui peut accélérer considérablement la collecte des courriels.

Notez que pour collecter le courrier des archives Exchange Online et des dossiers publics et partagés, vous devez utiliser un profil Outlook.

Profil Outlook sélectionné comme format source dans Aid4Mail
L'écran de configuration du profil Outlook

Fournisseurs de services de webmail

Collecter les courriels de tous les fournisseurs de services de messagerie Web qui prennent en charge le protocole IMAP . Il s'agit notamment de Microsoft 365 (anciennement Outlook 365), Gmail, Yahoo! Mail, AOL, etc. Aid4Mail peut également accéder aux comptes Gmail via les API de Google. Un filtrage rapide et natif avant acquisition est disponible pour tous ces comptes.

Aid4Mail prend en charge le protocole de connexion OAuth2, permettant un accès sécurisé à votre compte webmail (ou à celui de votre dépositaire).

Google API sélectionné comme format source dans Aid4Mail
L'écran de configuration du compte Gmail

Authentification à distance

La collecte d'e-mails à partir des comptes basés sur le cloud de vos dépositaires est facilitée par Aid4Mail Remote Authenticator, un utilitaire autonome gratuit qu'ils peuvent télécharger et exécuter sans installation. Il permet au propriétaire du compte d'accorder à Aid4Mail un accès sécurisé et temporaire à son service de messagerie ou à son compte IMAP , sans fournir ses identifiants de connexion complets et sans disposer d'une copie de Aid4Mail.

Le programme Aid4Mail Remote Authenticator.
Le programme Aid4Mail Remote Authenticator.

Formats d'archivage

Aid4Mail peut extraire le courrier des formats d'archivage suivants :

  • Google Takeout
  • Google Vault exportations (fichiers zippés MBOX )
  • Mimecast exportations (fichiers zippés EML SJF ou EJF )
  • Proofpoint exportations (fichiers zippés EML protégés par mot de passe)

Notez que vous aurez besoin de l'édition Enterprise de Aid4Mail pour traiter les exportations Google Vault, Mimecast et Proofpoint .

Traitement incrémental (acquisition différentielle)

Les erreurs de traitement concernent généralement

  • Délais d'attente du serveur, surcharges ou limites de la bande passante
  • Perte de connexion à l'internet
  • Espace disque libre insuffisant sur le lecteur cible, etc.

C'est là que le traitement incrémental (acquisition différentielle) vient à la rescousse. Aid4Mail identifie les courriels qui ont été ajoutés depuis le dernier cycle (ou qui ont été omis) et ne traite que ceux-ci. En d'autres termes, il vous permet de reprendre là où vous vous êtes arrêté ; il n'est pas nécessaire de tout recommencer.

Aid4Mail offre un traitement incrémentiel pour tous les formats de courrier électronique pris en charge et l'exécute en mode natif, côté serveur, lors de la collecte à partir de services en nuage tels que Microsoft 365, Gmail et Yahoo! Mail.

Cette capacité est généralement absente des autres outils. Elle permet un gain de temps considérable, car Aid4Mail peut déterminer s'il a déjà traité un courrier électronique avant de le télécharger. Par conséquent, la reprise d'une acquisition interrompue est très rapide et réduit le risque d'atteindre les limites redoutées de la bande passante du service.

Options de configuration du traitement incrémental.
Options de configuration du traitement incrémental.

Construit pour la vitesse

Traitement des fichiers locaux

Aid4Mail est hautement optimisé pour la vitesse sans sacrifier la fiabilité ou la précision. Lorsqu'il traite des fichiers de boîtes aux lettres locales, il peut analyser, collecter et convertir les messages électroniques jusqu'à 10 fois plus vite que les outils de collecte de messages concurrents, ce qui représente un gain de temps considérable !

Nous avons effectué des tests de vitesse à l'aide d'un ordinateur portable ASUS standard (modèle 2022 avec un processeur AMD Ryzen 9 5900HX et un disque SSD interne). Nos tests comprenaient la conversion de la collection d'e-mails de John Podesta accessible au public, un fichier de 5 Go contenant 50 887 e-mails.

Lors de notre premier test, Aid4Mail a converti les e-mails de Podesta de mbox vers Outlook PST en 2 minutes et 59 secondes. Cela représente un taux de 284 courriels par seconde !

mbox vers pst test de vitesse de conversion
Informations sur l'état d'avancement de la conversion de mbox à PST .

Dans notre deuxième test, Aid4Mail a converti les mêmes données de PST à mbox en 8 minutes et 10 secondes, soit un taux de 103 courriels par seconde. Les performances plus lentes de ce deuxième test sont dues à un traitement supplémentaire visant à préserver les métadonnées et à améliorer la précision de la conversion. Malgré cela, Aid4Mail reste plus rapide que les outils concurrents. Avec un ordinateur haut de gamme, vous pouvez vous attendre à des résultats encore meilleurs.

PST vers MBOX test de vitesse de conversion Aid4Mail
Informations sur l'état d'avancement de la conversion de PST à mbox .

Notez que vous pouvez télécharger gratuitement le fichier Podesta mbox sur l'internet. Utilisez-le pour tester votre outil d'eDiscovery actuel et comparer ses performances avec Aid4Mail. Nous serions heureux de vous fournir un lien de téléchargement si vous ne le trouvez pas. Il vous suffit de nous contacter pour nous faire part de votre demande.

Comptes à distance

Aid4Mail est optimisé pour les comptes de messagerie basés sur le cloud, et offre deux fonctions qui permettent de gagner du temps et qui sont souvent absentes des autres outils. Ces deux fonctions, qui impliquent un traitement natif des messages électroniques côté serveur, sont abordées dans les sections suivantes :

  1. Traitement incrémental
  2. Filtrage natif avant l'acquisition

Grâce à ces capacités, Aid4Mail peut collecter des courriels jusqu'à 100 fois plus rapidement que les outils qui en sont dépourvus.

Traitement simultané

Avec Aid4Mail Investigator et Aid4Mail Enterprisevous pouvez exécuter plusieurs tâches de traitement simultanément, en tirant pleinement parti du matériel de votre ordinateur et en gagnant du temps. Imaginez un scénario dans lequel vous devez collecter les comptes de courrier électronique de plusieurs employés faisant l'objet d'une enquête, ou un scénario dans lequel vous devez collecter plusieurs formats de sources auprès d'un seul dépositaire.

Par exemple, vous pouvez avoir besoin de collecter des données à partir du compte Microsoft 365, du compte Gmail , des fichiers Thunderbird locaux et des fichiers EML archivés d'un dépositaire, et de les combiner dans le même lot de fichiers cibles PST . Avec Aid4Mail, vous pouvez configurer le projet à l'avance et le laisser s'exécuter pendant la nuit afin d'éviter toute perte de temps.

Sessions simultanées traitant des différents types de conversions de format.
Sessions simultanées traitant des différents types de conversions de format.

Vous pouvez également avoir quatre tâches qui utilisent la même entrée mais qui nécessitent des filtres différents, les résultats étant envoyés dans des dossiers distincts au sein du même fichier PST . Dans Aid4Mail, les quatre tâches peuvent être exécutées simultanément et sans surveillance, pendant que vous travaillez sur autre chose. Vous pouvez en voir un exemple dans la capture d'écran ci-dessous.

Sessions simultanées traitant de différentes recherches à partir d'un fichier source et de différents résultats.
Sessions simultanées traitant de différentes recherches à partir d'un fichier source et de différents résultats.

Intégrité des données

L'intégrité et la conservation des données sont des éléments essentiels de l'enquête judiciaire. Sans elles, vous risquez de compromettre votre dossier en raison de la perte de preuves. Les gros fichiers mbox et les fichiers Outlook PST contiennent souvent des données corrompues, et certains programmes de messagerie aggravent la situation en s'écartant des normes de format de manière non documentée. Même les messages électroniques intacts sont vulnérables à la perte de données lors de la collecte, de la conversion de format et du stockage cible.

Aid4Mail se distingue des autres logiciels d'eDiscovery par sa capacité à maintenir l'intégrité des données. Il s'appuie sur 25 ans de traitement des courriels, soit beaucoup plus longtemps que les autres outils de collecte de courriels disponibles sur le marché. Non seulement Aid4Mail évite la perte de données pendant le traitement, mais il peut généralement réparer une corruption de données préexistante et contourner des mises en œuvre de formats de fichiers non standard.

Aid4MailLes capacités avancées de réparation des données corrompues préexistantes permettent non seulement d'éviter les pertes, mais aussi de s'assurer que des preuves cruciales sont récupérables et utilisables dans des contextes juridiques. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse lorsqu'il s'agit de traiter des données héritées ou d'assurer le respect des obligations légales en matière de divulgation, où l'intégrité et l'exhaustivité des preuves sont primordiales.

Lisez la suite pour savoir comment Aid4Mail excelle dans la préservation de l'intégrité des données.

Noms et structure des dossiers

La préservation des structures et des noms de dossiers lors de la collecte du courrier permet de distinguer rapidement les messages envoyés, les brouillons, les messages supprimés, les pourriels et les messages reçus. Cela permet également de savoir comment les dépositaires ont regroupé et organisé leur courrier entrant. Il est ainsi plus facile de passer au crible de vastes collections d'e-mails et de trouver des indices sur les messages les plus importants.

Aid4Mail vous permet d'inclure ou d'exclure des dossiers au cours du processus d'acquisition. Cela peut accélérer considérablement la collecte des messages électroniques, en particulier si vous pouvez exclure les dossiers volumineux au contenu inutile. Cependant, le filtrage des dossiers ne fonctionne de manière fiable que s'il est basé sur une représentation précise du compte source. Aid4Mail fournit cette représentation.

L'écran de sélection des dossiers.
L'écran de sélection des dossiers.

Aid4Mail excelle dans la préservation de l'intégrité des données en ce qui concerne la structure des dossiers de courrier électronique. Il se distingue particulièrement des autres solutions lorsqu'il traite les fichiers Google Takeout , les exportations Google Vault , les magasins Maildir et les boîtes aux lettres locales Thunderbird . En effet, Aid4Mail comprend les implémentations uniques de ces formats et est capable de travailler avec eux (ou de les contourner).

Pièces jointes et contenus intégrés

Lors de la collecte des courriels, certains formats de stockage présentent un risque plus élevé de perte de données des pièces jointes et du contenu intégré. Il s'agit des formats qui ne stockent pas ou ne livrent pas les courriels dans leur format natif. MIME par exemple, les fichiers Apple Mail EMLX , les courriels Thunderbird et RFC 1521 avec des pièces jointes détachées, et les courriels acquis via Microsoft Outlook.

Là encore, Aid4Mail comprend les implémentations uniques de tous ces formats. Contrairement à de nombreux outils d'acquisition de courrier électronique, il les traite correctement et récupère leurs pièces jointes (tant qu'elles n'ont pas été déplacées ou supprimées).

Métadonnées d'en-tête

En cas de traitement incorrect, certains formats et protocoles de courrier électronique sont susceptibles de perdre les métadonnées d'en-tête. Cela se produit lors de la collecte de messages via le protocole MAPI d'Outlook ou lors de l'accès aux fichiers MSG, OST et PST via des DLL tierces.

Nous avons vu des résultats d'outils de collecte d'eDiscovery qui ont perdu des informations importantes, notamment :

  • Adresses électroniques
  • Fuseau horaire de l'expéditeur
  • Adresse IP
  • Informations sur le relais du serveur
  • Original Message-ID
  • Index du fil

Ce niveau de perte de données est potentiellement désastreux lorsque vous effectuez des recherches de courriels dans le cadre de l'eDiscovery. Vous pouvez facilement éviter ces problèmes graves en utilisant Aid4Mail.

Informations sur l'état des courriels

Les informations relatives à l'état des courriers électroniques vous renseignent sur les actions entreprises à la suite d'un message reçu. Par exemple, elles indiquent s'il a été lu, s'il a fait l'objet d'une réponse ou s'il a été transféré. Elles indiquent également l'état d'un message sortant, à savoir s'il s'agit d'un brouillon, d'un message non envoyé ou d'un message envoyé. Les messages peuvent également être marqués d'un drapeau (ou d'une étoile) et d'une double suppression. Ces informations sont cruciales car elles fournissent des indications précieuses sur le cycle de vie et les interactions associées à un courriel.

Certains outils d'acquisition d'e-mails ne collectent pas du tout les informations relatives à l'état des e-mails, ou ne les collectent que partiellement. Aid4Mail se distingue à nouveau en préservant ces données importantes, que les e-mails soient obtenus à partir de comptes basés sur le cloud ou de magasins locaux tels que les fichiers Google Takeout, OST et PST .

Erreurs de format

Il existe un grand nombre de programmes clients de messagerie et de systèmes basés sur l'informatique en nuage pour l'envoi de messages. Malheureusement, certains d'entre eux ne respectent pas totalement les normes ou contiennent des bogues qui produisent des erreurs de format de courrier électronique.

Nous avons rencontré un nombre considérable de ces erreurs de format au cours de nos nombreuses années de création de solutions de courrier électronique, même de la part d'entreprises telles que Microsoft et Google. Le résultat de notre vaste expérience est que Aid4Mail peut corriger un grand nombre de ces erreurs, garantissant que les courriels et leurs métadonnées sont rendus sans perte de données.

Améliorer les résultats juridiques grâce à la technologie

En exploitant les technologies avancées d'analyse et de conversion des courriels de Aid4Mail, les équipes juridiques peuvent s'assurer que l'intégrité des données des courriels est maintenue depuis leur collecte jusqu'à leur présentation au tribunal. Il s'agit notamment de préserver le formatage et les métadonnées d'origine de chaque courriel, essentiels pour établir l'authenticité et le contexte des preuves. Aid4Mail fait donc office de pont entre les domaines technique et juridique, en assurant une transition transparente des données des courriels dans le processus d'examen juridique et de litige.

Rapports d'avancement et d'erreur

Aid4Mail fournit des informations détaillées sur l'état d'avancement et des rapports d'erreur afin de garantir une expérience fluide. Vous pouvez suivre l'avancement de votre tâche grâce à des indications en temps réel de la quantité de données traitées et du temps estimé pour l'achèvement. Vous avez accès à un rapport de progression détaillé et, le cas échéant, à un journal des erreurs. Le logiciel affiche divers compteurs indiquant le nombre de dossiers et d'e-mails collectés, exclus par vos critères de filtrage et ayant échoué en raison d'erreurs.

Informations sur les progrès en temps réel.
Informations sur les progrès en temps réel.

 

Recherche et filtrage par mots-clés

La collecte des données appropriées et la recherche d'informations spécifiques et incriminantes sont cruciales. Heureusement, les fonctions de recherche et de filtrage d'e-mails de Aid4Mailsont inégalées.

En plus du filtrage de base des dossiers disponible dans toutes les éditions, Aid4Mail Investigator et Aid4Mail Enterprise ajoutent la recherche dans le contenu des courriels, y compris les pièces jointes et les fichiers incorporés. Les fonctionnalités vont du filtrage de base par date et par mot-clé à la prise en charge de requêtes de recherche complexes avec des constructions booléennes, des caractères génériques, des expressions régulières, un filtrage multilingue, etc.

Aid4MailL'efficacité du traitement et les capacités de filtrage avancées permettent aux équipes juridiques d'identifier rapidement les informations pertinentes, réduisant ainsi considérablement le temps nécessaire à l'obtention de preuves. Cela permet non seulement de rationaliser le processus de découverte, mais aussi d'améliorer la capacité de l'équipe juridique à respecter les délais de découverte serrés et à répondre de manière proactive aux litiges et aux demandes de renseignements réglementaires, optimisant ainsi les résultats juridiques.

Filtrage natif avant l'acquisition

Lorsque vous accédez à des fichiers PST , Gmail, Microsoft 365 (anciennement Office 365), MS Exchange ou à des comptes IMAP , vous pouvez utiliser la recherche native de pré-acquisition de Aid4Mailpour limiter l'étendue des courriels collectés. Cela fonctionne en filtrant le courrier directement sur le serveur avant le téléchargement, ou en filtrant les index internes dans le cas des fichiers PST .

En réduisant la fourchette de dates et en incluant des mots-clés spécifiques et des propriétés de message dans votre filtre, vous pouvez éviter de télécharger des courriels inutiles. Cela permettra d'accélérer considérablement la collecte et d'obtenir un taux plus élevé d'e-mails réactifs.

Paramètres pour le filtrage natif.
Paramètres pour le filtrage natif.

La réduction du volume de courriels récupérés à partir de comptes en nuage présente un avantage majeur : elle réduit la probabilité d'un étranglement des données par le fournisseur de services. Ce dernier peut ralentir considérablement la livraison des courriels ou limiter les téléchargements quotidiens. Toutefois, il est possible de l'atténuer efficacement en utilisant le filtre de pré-acquisition natif de Aid4Mail, ce qui permet de contourner de telles frustrations.

⚠ Méfiez-vous des outils de messagerie dont le plafond de recherche n'est pas divulgué, ce qui peut avoir une incidence considérable sur vos résultats. Par exemple, un collecteur de courriels populaire que nous avons testé ne pouvait pas récupérer plus de 500 courriels d'un compte Gmail . Le logiciel a atteint ce plafond sans avertissement, et des centaines d'e-mails ont disparu de la collection ! Cela ne se produit pas avec Aid4Mail.

Syntaxe et caractéristiques de la recherche

Aid4Mail ne s'appuie pas sur des index de concordance pour ses capacités de recherche et de filtrage. Au lieu de cela, il utilise un moteur de recherche rapide, en direct, qui fonctionne sur les courriels dès qu'ils sont collectés. La syntaxe de recherche est facile à apprendre, similaire à celle de Gmail et Microsoft 365.

Les requêtes de recherche peuvent inclure

  • Recherches par champ (recherche de parties spécifiques de chaque courrier électronique, y compris les pièces jointes et les métadonnées des fichiers)
  • Constructions booléennes (AND, OR, NOT, etc.)
  • Comparisons operators (>, <, =, <>)
  • Opérateurs de recherche de proximité (comme les opérateurs AROUND de Google et NEAR de Microsoft, etc.)
  • Déduplication
  • Jokers et expressions régulières
  • Multilingue stemming (jusqu'à 24 langues) et symbolisation

Aid4Mail offrent des caractéristiques uniques que même Google et Microsoft ne peuvent égaler ! Par exemple :

  • Filtrez les courriels non personnels (courrier en masse, listes de diffusion, etc.) à l'aide d'un seul opérateur.
  • Filtrer les courriels en fonction du jour de la semaine ou de l'heure d' envoi.
  • Trouvez deux termes de recherche dans la même phrase ou le même paragraphe au lieu de décider arbitrairement du nombre de mots qui les séparent.
  • Utilisez des listes de recherche par mots-clés qui peuvent comprendre des milliers de critères simples ou complexes.
Paramètres de filtrage des éléments avec une requête de recherche complexe.
Paramètres de filtrage des éléments avec une requête de recherche complexe.

Métadonnées et pièces jointes

Les données réactives ne sont pas toujours présentes dans le corps du message d'un courriel. Elles se trouvent parfois dans d'autres parties, telles que l'en-tête, les pièces jointes ou les fichiers intégrés (par exemple, les PDF, les images et les vidéos). Ou même dans les métadonnées associées à ces fichiers. L'examen de ces éléments peut donc fournir des informations précieuses et aider à mener des projets d'eDiscovery efficaces.

Aid4Mail fournit des opérateurs de recherche par champ, agissant sur les métadonnées de l'en-tête du courrier électronique, telles que l'expéditeur, les destinataires, la date, etc. Des opérateurs uniques vous permettent de rechercher des courriels envoyés certains jours de la semaine ou à certaines heures de la journée. Par exemple, vous pouvez trouver tous les courriels envoyés à l'heure du déjeuner pendant les jours ouvrables.

Une requête de recherche pour trouver les courriels envoyés dans un laps de temps spécifique.
Une requête de recherche pour trouver les courriels envoyés à une heure précise de la journée.

Les informations sur l'état des courriels sont des métadonnées précieuses, rarement exploitées au cours des enquêtes car de nombreux outils d'eDiscovery ne les prennent pas en charge. Aid4Mail le fait et propose un opérateur de recherche spécifique pour les informations sur l'état des courriels. Utilisez-le pour exclure les courriels non lus ou pour ne collecter que les courriels marqués ou étoilés, par exemple.

Une requête de recherche pour trouver les courriels qui ont été lus et marqués/étoilés.
Une requête de recherche pour trouver les courriels qui ont été lus et marqués/étoilés.

Aid4Mail peut effectuer des recherches récursives dans le contenu des pièces jointes et de leurs métadonnées. Cela signifie qu'il peut continuellement creuser plus profondément dans une structure imbriquée de pièces jointes afin de trouver des termes de recherche.

Par exemple, si :

  1. Un courriel contient une pièce jointe qui est un autre message électronique.
  2. L'e-mail joint a sa propre pièce jointe, un fichier ZIP
  3. Le ZIP contient un fichier PDF
  4. Le site PDF contient le texte recherché

Aid4Mail trouvera le texte recherché !

De même, si :

  1. Un courriel contient un fichier ZIP en pièce jointe
  2. Le ZIP contient un autre courriel
  3. Ce deuxième courriel contient une archive TAR en pièce jointe
  4. L'archive TAR contient une image
  5. Les métadonnées de l'image contiennent le texte recherché

Là encore, Aid4Mail le trouvera !

Filtrer avec Python

Aid4MailLa prise en charge des scripts Python vous permet de personnaliser complètement les filtres et d'ajouter de nouvelles fonctionnalités.

Voici quelques exemples :

  • Intégrez des fonctions de reconnaissance optique de caractères (OCR) à votre recherche ou scannez des images à la recherche de nudité.
  • Effectuer une analyse des sentiments sur le contenu des courriels afin d'évaluer le ton émotionnel ou l'intention des communications.
  • Mettre en œuvre la détection des langues pour faciliter les enquêtes impliquant une communication multilingue.
  • Utiliser les bibliothèques de géolocalisation IP pour retrouver les emplacements physiques associés aux adresses IP, dans les en-têtes des courriels, afin de déterminer l'emplacement de l'expéditeur.
  • Identifier et recouper les profils de médias sociaux mentionnés dans les courriels, afin de relier les identités des courriels aux personas en ligne.

Conversion précise des courriels et extraction des données

Beaucoup de temps et d'efforts ont été consacrés à faire de Aid4Mail l'un des outils de conversion de courrier électronique les plus polyvalents et les plus précis qui soient. Son analyseur de courrier électronique haut de gamme peut convertir les messages, leur contenu et les métadonnées dans une variété de formats pour les examiner et les analyser avec d'autres outils.

Intégrité et préservation des données

Au cours de la phase d'acquisition, d'examen ou de production, un collecteur de courrier électronique professionnel doit généralement convertir le courrier électronique d'un format à un autre. Si cette conversion n'est pas effectuée correctement, des pertes de données importantes peuvent se produire. Certaines conversions de format sont plus sujettes à ce problème que d'autres, notamment les conversions entre les fichiers Outlook (PST, OST, et MSG) et les formats MIME (mbox et EML).

La perte de données peut affecter divers aspects des données d'un courrier électronique. Les éléments suivants peuvent être totalement absents :

  • Images et pièces jointes intégrées
  • En-tête SMTP du courriel original et valeur Message-ID
  • Adresses électroniques de l'expéditeur ou du destinataire
  • Informations sur l'état des messages (non lu, lu, répondu, etc.)

D'autres parties de l'e-mail peuvent être présentes mais mal converties :

  • Noms de dossiers
  • Dates, en particulier les fuseaux horaires

La perte de données est parfois inévitable en raison de l'évolution constante et de la complexité des systèmes et des formats de messagerie. Cependant, elle peut être atténuée par l'utilisation d'un outil de recherche de courrier électronique spécialisé et actualisé tel que Aid4Mail.

Aid4MailLe moteur de conversion d'EMC est le fruit de plus de 25 ans d'expertise et est régulièrement mis à jour pour répondre aux changements des produits avec lesquels il interagit. Dans les conversions entre les formats MIME et Outlook, Aid4Mail surpasse la plupart de ses concurrents. C'est l'un des rares outils capables de convertir les fichiers natifs Apple Mail (EMLX) sans perte de données, ainsi que Thunderbird et les courriels RFC 1521 avec des pièces jointes "détachées".

Nous savons comment préserver l'intégrité des données, c'est ainsi que nous avons bâti notre réputation !

Option de sauvegarde des courriels

Parfois, la conversion de format échoue en raison de problèmes avec l'API cible (généralement avec MAPI ou IMAP). Dans ce cas, il est essentiel de disposer d'une sauvegarde du courrier électronique source à des fins de conservation.

Aid4Mail stocke les sauvegardes d'e-mails localement dans une structure de dossiers qui reflète le compte source. Les messages électroniques collectés via Outlook ou à partir des fichiers PST et OST sont sauvegardés en tant que fichiers MSG . Les courriers électroniques provenant d'autres formats sont sauvegardés en tant que fichiers EML .

Retirer l'enveloppe de journalisme

Les entreprises utilisent la journalisation des courriels pour créer et conserver un enregistrement sécurisé et infalsifiable de toutes les communications par courriel. Elles le font pour satisfaire aux exigences légales et de conformité, ainsi que pour la conservation des données et la reprise après sinistre.

Un courriel journalisé comprend :

  1. L'enveloppe du journal, contenant :
    1. En-tête contenant des métadonnées essentielles telles que les adresses de l'expéditeur et du destinataire, les horodatages et les informations relatives au transport.
    2. Un corps avec le rapport de journal qui inclut généralement les adresses de l'expéditeur et du destinataire (y compris Cci et destinataires de la liste de distribution) et la valeur Message-ID d'origine.
  2. Une pièce jointe contenant le message original complet et non modifié.

Dans le cadre d'une enquête, les messages journalisés posent plusieurs problèmes. Par exemple :

  • Selon le programme du client de messagerie, le message original est affiché en tant que pièce jointe et n'est donc accessible qu'après extraction.
  • Lorsque l'on utilise des recherches par champ sur les métadonnées d'en-tête, on risque de passer à côté d'informations importantes qui ne sont disponibles que dans l'en-tête de l'e-mail original ou dans le rapport du journal.

Aid4Mail résout ces problèmes grâce à deux caractéristiques uniques :

  1. Retirer l'enveloppe du journal lors de la collecte.
  2. Préservez les métadonnées essentielles en ajoutant l'adresse de l'expéditeur et de tous les destinataires du rapport du journal à l'en-tête de l'e-mail original.
Aid4Mailpour retirer l'enveloppe du journal.
Aid4Mailpour retirer l'enveloppe du journal.

Formats d'examen et d'ingestion

Aid4Mail peut convertir les courriels dans des formats couramment utilisés dans les projets d'eDiscovery. Il s'agit notamment des formats PST, PDF, CSV, EML et mbox, ainsi que de formats plus inhabituels tels que HTML, XML et texte brut. Les fichiers PST , fréquemment utilisés pour l'ingestion dans une plate-forme de découverte électronique ou pour la révision dans Outlook, sont de loin le format le plus populaire.

Les courriers électroniques sont souvent convertis en fichiers PDF , un format pratique pour présenter des preuves au tribunal ou les partager avec d'autres personnes. Aid4Mail propose le format standard PDF ainsi que des variantes, notamment PDF/A. Vous pouvez insérer le cachet Bates dans les pages PDF , intégrer des pièces jointes dans leur format d'origine, protéger les fichiers par un mot de passe, etc.

Capture d'écran d'une page PDF créée par Aid4Mail montrant un message électronique.
Capture d'écran d'une page PDF créée par Aid4Mail montrant un message électronique.

En convertissant les courriels en HTML, vous pouvez les visualiser dans n'importe quel navigateur web, avec le même rendu que dans une application de messagerie. Les pièces jointes sont stockées séparément dans leur format d'origine, par rapport au fichier HTML, et sont accessibles à partir d'un lien dans le message électronique. Vous pouvez même personnaliser les données HTML en fonction de vos besoins.

Aid4Mail comprend une visionneuse de courrier électronique HTML très pratique. Il affiche une liste de tous les courriels disponibles ainsi que le contenu de l'élément sélectionné. Vous pouvez filtrer les courriels par dossier ou par mots-clés dans les champs date, objet, expéditeur et destinataire.

Vous pouvez télécharger la sortie HTML sur un site web et partager le lien vers la page de visualisation avec d'autres personnes. Votre public peut alors accéder aux messages fidèlement rendus et aux pièces jointes dans leur format d'origine. N'oubliez pas d'analyser tous les fichiers à l'aide d'un antivirus avant de les télécharger.

Capture d'écran d'une fenêtre de navigateur montrant la visionneuse de courrier électronique HTML créée par Aid4Mail.
Capture d'écran d'une fenêtre de navigateur montrant la visionneuse de courrier électronique HTML créée par Aid4Mail.

Extraction des données

Pour effectuer l'analyse des métadonnées et des pièces jointes dans le cadre de votre enquête, vous devez extraire les données pertinentes des courriels. Aid4Mail offre une grande souplesse et un contrôle total sur ce processus. Son analyseur de courrier électronique haut de gamme permet d'extraire de manière fiable :

  • Pièces jointes régulières aux courriels
  • Contenu de message intégré (comme des images insérées)
  • Le message en texte clair
  • Métadonnées des messages disponibles
  • Identificateurs uniques de courrier électronique, y compris PR_ENTRYID et EDRM MIH de l'EDRM

Aid4MailL'éditeur de configuration du logiciel vous permet de choisir exactement les données à extraire.

L'éditeur de configuration pour sélectionner les métadonnées qui seront enregistrées dans le fichier délimité cible.
L'éditeur de configuration pour sélectionner les métadonnées qui seront enregistrées dans le fichier délimité cible.

Les pièces jointes extraites et les contenus intégrés sont enregistrés dans leur format d'origine. Les métadonnées et le texte des messages sont enregistrés dans des fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules), conformes aux bases de données ou à Microsoft Excel, ou dans des fichiers TSV (valeurs séparées par des tabulations).

Facilité d'utilisation et accessibilité

Aid4Mail offre une interface conviviale permettant d'effectuer rapidement des conversions. De plus, contrairement à de nombreux autres logiciels de recherche juridique, Aid4Mail prend en charge les écrans haute résolution et offre des fonctions d'accessibilité. Vous trouverez également de nombreuses ressources pour vous aider dans vos tâches de traitement du courrier électronique.

Obtenez de l'aide quand vous en avez besoin

Nous sommes réputés pour notre assistance à la clientèle ! Toutes les éditions de Aid4Mail sont livrées avec :

  • Aide contextuelle avec une description de chaque paramètre. Appuyez sur F1 dans Aid4Mail pour l'ouvrir au bon endroit.
  • Un manuel d'utilisation complet, disponible aux formats PDF et Windows Help (CHM) pour une utilisation hors ligne.
  • Une large sélection d'articles de la base de connaissances en ligne Articles de la base de connaissances.
  • Un chatbot IA sur notre site web qui peut répondre à la plupart des questions techniques en quelques secondes.
  • Accès à notre service d'assistance priméqui répond généralement aux questions en quelques heures.

Caractéristiques d'accessibilité

Aid4Mail comprend des fonctions d'accessibilité afin d'offrir une expérience plus inclusive et plus conviviale à un large éventail d'utilisateurs. Il s'agit notamment des personnes handicapées et de toute personne pour qui ces fonctions sont utiles.

Un mode à contraste élevé et un zoom de l'interface utilisateur aident les utilisateurs souffrant de déficiences visuelles. Les personnes souffrant de handicaps cognitifs ou de mobilité réduite peuvent naviguer dans l'interface à l'aide d'un clavier ou d'une dictée au lieu d'une souris. Les lecteurs d'écran, tels que Windows Narrator, sont également pris en charge.

Aid4Mailaffichée en mode contraste élevé.
Aid4Mailaffichée en mode contraste élevé.

Aid4Mail vs. autres outils de recherche d'informations

Aid4Mail est spécialisé dans les courriers électroniques et leurs pièces jointes et peut collecter et trouver des courriers que d'autres outils d'eDiscovery ne parviennent pas à trouver - c'est un leader dans ce domaine. En raison de cette spécialisation, le flux de travail de Aid4Maildiffère des solutions traditionnelles telles que OpenText Encase, Exterro FTK et Magnet Axiom. En se concentrant sur ses tâches principales, la collecte, le filtrage et la conversion des courriels prennent une fraction du temps nécessaire aux autres outils d'eDiscovery.

Voici pourquoi :

  • Une fois configuré, Aid4Mail peut fonctionner sans intervention de l'utilisateur. Aucune étape de révision manuelle ne vient interrompre le flux de travail rationalisé.
  • Aid4MailLe filtrage natif de pré-acquisition de IMAP peut réduire de manière significative le volume de données téléchargées à partir de comptes et de serveurs de messagerie tels que Microsoft Exchange, Office 365 et Gmail.
  • Comme il n'y a pas d'étape de révision entre la collecte et la conversion des e-mails, Aid4Mail n'a pas besoin de construire des index de recherche. Cela permet d'économiser beaucoup de temps et de ressources système.

Par conséquent, vous pouvez traiter des téraoctets de données de messagerie, sans surveillance du début à la fin, avec rapidité et précision. De plus, contrairement aux solutions hébergées d'eDiscovery telles que Relativity, Everlaw et LogikCull, l'ensemble du processus se déroule sur site, de sorte que vous n'avez pas à payer de frais à des tiers pour le volume de données collectées et traitées. Cela permet de réduire considérablement les coûts.

Si vous avez besoin d'examiner une petite collection d'e-mails, Aid4Mail propose des formats de recherche pratiques, vous permettant d'examiner avec l'application optimale pour votre sortie choisie - lesfichiersPST dans Microsoft Outlook, les fichiersMbox dans Mozilla Thunderbird, les fichiersPDF dans Adobe Reader, les fichiers HTML dans votre navigateur, les fichiers CSV dans Microsoft Excel, et les fichiers de texte brut dans un éditeur de texte.

Si vous ne parvenez pas à réduire votre collection d'e-mails à une taille suffisante, envisagez de transférer la sortie de Aid4Mailvers une plateforme d'eDiscovery complète telle que Relativity, Encase, Axiom, etc. Aid4Mail est un excellent complément à de tels outils, grâce à sa collecte rapide d'e-mails, son filtrage natif avant acquisition et ses capacités de recherche avancées.

Pourquoi choisir Aid4Mail?

Fookes Software développe des logiciels depuis 1989. Notre premier outil de courrier électronique a été lancé en 1999, suivi de Aid4Mail en 2005. Nous avons plus de vingt ans d'expérience dans le traitement des données de courrier électronique, plus longtemps que tout autre fournisseur d'outils de collecte de courrier électronique.

Toutes les fonctionnalités de base de Aid4Mail sont développées en interne. Vous bénéficiez ainsi de fonctionnalités clés étroitement intégrées et optimisées pour la vitesse. Nous contrôlons entièrement notre code, y compris les principaux composants tels que l'analyse et la conversion du courrier électronique, le moteur de filtrage et sa syntaxe de recherche, l'accès MAPI aux comptes Outlook et même le protocole IMAP utilisé pour se connecter à des services tels que Yahoo! Mail et AOL.

D'importants clients du monde entier font confiance à nos logiciels, et leur nombre ne cesse de croître. Il s'agit notamment de :

  • Gouvernement américain et organismes chargés de l'application de la loi
  • Principaux cabinets d'avocats
  • Bibliothèques nationales
  • Universités prestigieuses
  • Grandes banques
  • ONG internationales
  • La moitié des entreprises du classement Fortune 50

Fonctionnalité unique absente des autres outils d'eDiscovery

Aid4Mail dispose d'un certain nombre de fonctionnalités que vous ne trouverez pas dans les outils concurrents ou qui, si elles existent, sont moins bien implémentées. Elles sont présentées ici, classées par édition Aid4Mail . (Pour une comparaison détaillée des fonctionnalités des trois éditions de Aid4Mail , consultez notre tableau de comparaison des fonctionnalités deAid4Mail 5 au format PDF ).

1. Aid4Mail Converter

Aid4Mail Produits concurrents
Moteur de collecte et de conversion d'e-mails à grande vitesse plus lent et moins précis
Traitement incrémentiel natif très rapide
Traiter les boîtes aux lettres Apple Mail dans leur format d'origine
Restaurer la structure du dossier Google Takeout
Extraction fiable des courriels à partir de fichiers corrompus mbox
Récupérer et conserver les informations sur l'état des courriels pas du tout ou partiellement
Supprimer l'enveloppe de journalisation tout en préservant ses métadonnées
Réorganiser et regrouper les courriels par expéditeur, destinataire, date, etc.
Authentification à distance des comptes des dépositaires peu courant

2. Aid4Mail Investigator

Toutes les caractéristiques uniques de Aid4Mail Converter , plus :

Aid4Mail Produits concurrents
Recherche native avant acquisition avec des comptes basés sur le cloud et des fichiers PST peu fréquent, résultats plafonnés
Recherche dans tous les formats de courrier à l'aide d'une syntaxe compatible avec Gmail et Microsoft 365
Trouver deux termes de recherche dans le cadre d'une phrase ou d'un paragraphe
Filtrer les e-mails en fonction du jour de la semaine ou de l'heure de la journée
Exclure les courriers électroniques non personnels (envois en nombre, listes de diffusion, etc.)
Réorganiser les collections d'e-mails mixtes par propriétaire de compte individuel

3. Aid4Mail Enterprise

Toutes les caractéristiques uniques de Aid4Mail Investigator , plus :

Aid4Mail Produits concurrents
Collecte du courrier à partir des exportations natives Google Vault, Mimecast, et Proofpoint
Interface de ligne de commande pour l'automatisation et l'intégration transparente avec d'autres outils très limité
Options de licence pour l'utilisation hors ligne, les machines virtuelles (VM), les serveurs et les installations par clé USB moins flexible

Applications pratiques dans l'administration de la preuve électronique

Aid4MailLes fonctionnalités robustes d'eDiscovery en font un outil inestimable pour les professionnels du droit engagés dans des litiges civils, la conformité et les demandes de FOIA. Conçu pour être à la fois efficace et précis, il offre des avantages tangibles dans des scénarios juridiques réels. Nous explorons ici quelques-unes des applications pratiques de Aid4Mail, illustrant comment il révolutionne la façon dont les équipes juridiques abordent la découverte électronique.

Rationalisation des procédures civiles

Dans les litiges civils, la capacité à passer au crible rapidement et avec précision de vastes quantités de données de courrier électronique peut avoir un impact significatif sur l'issue d'une affaire. Aid4Mail facilite cette tâche en offrant aux avocats plaidants et aux cabinets d'avocats une plate-forme puissante pour la collecte et l'analyse de l'eDiscovery. En tirant parti de la large compatibilité des formats et des capacités de recherche avancée de Aid4Mail, les équipes juridiques peuvent identifier efficacement les communications pertinentes, même au sein de vastes ensembles de données. Cela permet non seulement d'accélérer la phase de découverte, mais aussi d'améliorer la stratégie globale en veillant à ce que des preuves essentielles ne soient pas manquées ou négligées.

Rationalisation de la conformité et des réponses à la FOIA

Aid4Mail simplifie considérablement la gestion des demandes au titre de la loi sur la liberté de l'information (FOIA) pour les entités du secteur public et les organisations régies par les lois sur l'information publique. Ses capacités de recherche et d'extraction avancées permettent une identification rapide et précise des communications pertinentes, facilitant ainsi la mise en conformité. Ce processus rationalisé renforce non seulement la transparence et la responsabilité, mais garantit également la protection des informations sensibles, conformément aux obligations légales en matière de confidentialité et d'intégrité des données. Aid4MailL'adaptabilité du logiciel à différents formats de courrier électronique garantit une couverture complète, ce qui en fait un outil indispensable pour un traitement efficace des demandes FOIA.

L'administration de la preuve électronique pour les petits cabinets d'avocats

Les petits cabinets d'avocats, souvent limités par leurs ressources, peuvent particulièrement bénéficier de l'efficacité et de l'interface conviviale de Aid4Mail. Aid4Mail met tout le monde sur un pied d'égalité, en permettant aux petites équipes d'entreprendre des tâches complexes d'eDiscovery sans avoir besoin d'une assistance informatique importante. Sa fonction de traitement incrémentiel est un atout pour les affaires en cours, permettant aux petites entreprises de rester à jour avec un minimum d'efforts. En réduisant le temps et les coûts associés à l'eDiscovery, Aid4Mail permet aux petits cabinets d'avocats d'être plus compétitifs, même dans les affaires qui les opposent à des adversaires plus importants.

Conseil d'entreprise Gestion de l'eDiscovery

Les conseillers juridiques d'entreprise chargés de gérer l'administration de la preuve électronique, dans le cadre d'enquêtes internes ou de litiges, sont confrontés à des défis uniques. Aid4MailLes capacités d'eDiscovery de Office 365, ainsi que son support pour d'autres systèmes de messagerie d'entreprise, rationalisent le processus de collecte et d'examen des données internes. En permettant une recherche et une analyse efficaces des données de messagerie, Aid4Mail aide les conseillers juridiques de l'entreprise à gérer de manière proactive les risques juridiques et à garantir la conformité aux réglementations. L'organisation est ainsi protégée contre les risques juridiques potentiels.

Gestion des enquêtes internes

Aid4Mail facilite les enquêtes internes en offrant des capacités de recherche complètes. Celles-ci permettent aux équipes juridiques et aux services des ressources humaines des entreprises de localiser et d'examiner rapidement les courriels liés à des plaintes internes, à des allégations d'inconduite ou à des violations de politiques. Aid4MailLa capacité d'EMC à traiter de grandes quantités de données dans différents formats de courrier électronique garantit des enquêtes approfondies tout en préservant la confidentialité et l'intégrité des données.

Fusions et acquisitions (M&A) Due Diligence

Lors d'une fusion-acquisition, la due diligence nécessite un examen méticuleux des communications électroniques afin d'identifier les problèmes juridiques, financiers ou réglementaires potentiels. Aid4Mail peut rationaliser ce processus en traitant et en filtrant efficacement de vastes ensembles de données d'e-mails, ce qui permet aux équipes juridiques et financières de se concentrer sur les informations pertinentes et de prendre des décisions éclairées plus rapidement.

Protection de la propriété intellectuelle (PI) et soutien aux litiges

Aid4Mail contribue aux efforts de protection de la propriété intellectuelle et aux litiges en permettant des recherches précises dans les courriels. En particulier pour ceux qui contiennent des discussions sur des informations exclusives, des inventions ou des secrets commerciaux. Cette capacité est inestimable pour identifier les divulgations non autorisées et rassembler des preuves pour les litiges en matière de propriété intellectuelle, aidant ainsi les organisations à sauvegarder leurs précieux actifs.

Audit de conformité

Les organisations confrontées à des exigences réglementaires strictes peuvent utiliser Aid4Mail pour garantir la conformité avec les normes et réglementations du secteur. En permettant des recherches ciblées sur des termes, des dates ou des contenus spécifiques liés à la conformité, Aid4Mail aide les responsables de la conformité à examiner efficacement les communications par courrier électronique et à préparer des rapports. Ces tâches sont essentielles pour garantir le respect des cadres juridiques et réglementaires.

Reprise après sinistre et migration des courriels

Aid4Mail soutient les efforts de reprise après sinistre en permettant aux organisations de récupérer et de convertir les données de messagerie des systèmes endommagés ou obsolètes. Il facilite également la migration des courriels entre différentes plateformes ou vers des services en nuage, garantissant ainsi que les communications essentielles sont préservées et restent accessibles.

Enquêtes sur le blanchiment de capitaux (AML)

Les institutions financières peuvent utiliser Aid4Mail pour rationaliser le processus d'examen de vastes ensembles de données de courrier électronique dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent. En effectuant une recherche efficace dans les communications, les institutions peuvent identifier des activités suspectes telles que des schémas de transaction inhabituels ou des communications avec des entités à haut risque. En fin de compte, cela permet de réagir plus rapidement à d'éventuelles violations des règles de lutte contre le blanchiment d'argent.

Conformité fiscale et soutien à l'audit

Aid4Mail peut rationaliser le processus d'analyse de gros volumes de données électroniques afin d'identifier les cas de non-conformité à la législation fiscale. Il permet aux auditeurs de rechercher efficacement des termes, des transactions et des correspondances spécifiques liés aux déclarations fiscales, aux exemptions demandées et à d'autres informations pertinentes. La facilité d'accès aux données pertinentes permet ensuite de mener des audits et des enquêtes plus approfondis.

Enquêtes sur la fraude et l'évasion

Les administrations fiscales peuvent utiliser le site Aid4Mail pour détecter et enquêter sur les cas de fraude et d'évasion fiscales. En analysant les communications par courrier électronique à la recherche de preuves de revenus non déclarés, de fausses déductions ou d'autres activités frauduleuses, les enquêteurs peuvent rassembler les preuves nécessaires pour engager des poursuites judiciaires contre les contrevenants.

 

Dans chacun de ces scénarios, Aid4Mail se distingue comme un outil d'eDiscovery polyvalent et puissant qui s'adapte aux besoins spécifiques de ses utilisateurs. Qu'il soit utilisé pour naviguer dans les méandres des litiges civils, pour gérer les demandes de conformité et de FOIA, ou pour permettre aux petits cabinets juridiques de gérer efficacement les tâches d'eDiscovery, Aid4Mail offre des avantages tangibles qui améliorent l'efficacité et l'efficience des processus juridiques. Ses applications pratiques dans le domaine de l'eDiscovery démontrent non seulement sa polyvalence, mais soulignent également la valeur de Aid4Mailen tant qu'atout indispensable à la profession juridique.

Options de licence flexibles

Aid4Mail vous permettent de traiter un nombre illimité de comptes de messagerie et de fichiers, quelle que soit leur origine. Vous pouvez acheter une licence d'un an ou de trois ans à un prix réduit. Dans tous les cas, vous bénéficiez des mises à jour gratuites du logiciel et de notre assistance clientèle primée pendant la période de validité de la licence.

Si vous n'êtes pas prêt à vous engager pour une licence complète, nous proposons une licence Aid4Mail Converter de deux semaines à bas prix comme alternative à notre essai gratuit.

Lors de l'achat d'une licence, vous recevrez un code d'activation qui vous permettra d'utiliser Aid4Mail dans les minutes qui suivent le paiement. Après l'activation, le mode d'essai est désactivé et votre licence est liée à votre ordinateur et à votre compte de connexion Windows . Voir le CLUF de Aid4Mail pour plus de détails.

Si vous avez besoin d'exécuter Aid4Mail sur un ordinateur qui ne permet pas l'accès à Internet, il vous suffit de nous contacter pour obtenir un code d'activation hors ligne. Cette option est gratuite, mais elle est moins souple que l'activation en ligne.

Il est également possible d'exécuter Aid4Mail dans un environnement virtuel. Le prix est déterminé par le nombre d'utilisateurs simultanés et le nombre total d'utilisateurs et d'installations. Contactez-nous pour un devis.

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  • Faites l'expérience d'une rapidité inégalée: constatez par vous-même la rapidité avec laquelle vous pouvez passer au crible d'énormes volumes d'e-mails, transformant ainsi des semaines de travail en quelques jours seulement.
  • Explorez divers formats et services: Testez la polyvalence de l'outil sur différents formats et services de messagerie, afin d'être prêt à affronter n'importe quel scénario d'enquête.
  • Évaluer les fonctionnalités d'intégrité des données: Découvrez comment Aid4Mail préserve méticuleusement chaque détail de vos preuves électroniques, afin de préserver leur admissibilité dans des contextes juridiques.
  • Évaluez la recherche avancée et le filtrage avant acquisition : Rationalisez votre recherche grâce aux outils de recherche précis de Aid4Mail. Filtrez et trouvez rapidement les courriels pertinents, gagnez du temps et concentrez-vous sur votre dossier.
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Témoignages de clients

Aid4Mail dépasse nos attentes en ce qui concerne la vitesse de conversion des données. Il peut convertir de grandes quantités de données en un rien de temps. Je dirais qu'il est au moins deux fois plus rapide que le reste de nos outils
Jon Hanna, responsable ESI - Advanced Discovery (États-Unis)
Je viens d'utiliser Aid4Mail pour faire une collection O365 et créer une PST. Je vous écris pour vous dire "MERCI" parce que Aid4Mail a fonctionné comme un champion. Je suis reconnaissant d'avoir votre produit dans ma boîte à outils. Continuez à faire du bon travail !
Craig Ball, avocat texan et technologue médico-légal (États-Unis)
Je recommande souvent à mes clients d'utiliser Aid4Mail pour les aider à convertir, rechercher et exporter des courriels afin de les aider dans leurs stratégies de maîtrise des coûts de l'eDiscovery. Aid4Mail offre une flexibilité impressionnante dans le traitement de la myriade de formats de courriels que l'on trouve sur les ordinateurs modernes, et c'est l'un de mes outils incontournables.
Richard D Lutkus - Associé - Seyfarth Shaw LLp (UK)
Je travaille pour un cabinet d'avocats et nous avons utilisé votre produit pour convertir un fichier MBOX en PST. Ce logiciel a fonctionné brillamment, il a même corrigé la corruption qui existait lorsque nous avons essayé de le faire manuellement ou avec d'autres logiciels. Je vous en remercie.
Gregory Kerr, Lubin Olson & Niewiadomski LLP (États-Unis)

Aid4Mail Classé 5 étoiles à SourceForge !

Un utilisateur de Aid4Mail a écrit sur SourceForge. "Je suis parajuriste et un utilisateur satisfait de ce produit (différentes versions) depuis environ 15 ans. Au fil des ans, j'ai constaté que ce programme me faisait gagner beaucoup de temps, ainsi qu'aux avocats avec lesquels je travaille." Lire d'autres commentaires d'utilisateurs ici : Cliquez pour lire d'autres commentaires d'utilisateurs.

Glossaire

Interface de programmation d'applications (API)

Méthode de communication entre deux logiciels. L'utilisation de l'API d'un service de messagerie pour accéder aux données offre généralement des avantages par rapport à l'utilisation de protocoles plus généraux tels que IMAP. Par exemple, l'accès à des métadonnées supplémentaires, le filtrage natif et la réduction des limitations de la bande passante. Les API liées au courrier électronique utilisées par Aid4Mail comprennent MAPI, Microsoft Graph API , et les API de Google.

Modèle de référence pour la découverte électronique (EDRM)

Un cadre qui définit des normes pour la récupération et la découverte de données numériques. Le modèle EDRM est utilisé pour guider le processus de traitement des données électroniques au cours des procédures judiciaires, y compris les phases telles que l'identification, la préservation, la collecte, le traitement, l'examen, l'analyse, la production et la présentation des preuves numériques. Il est largement adopté par les professionnels du droit et de l'informatique afin de garantir une approche claire et efficace des processus d'eDiscovery.

Diagramme d'identification du message (MIH) de l'EDRM

Méthode normalisée d'identification des courriels en double dans plusieurs ensembles de données, à partir de n'importe quelle plateforme de fournisseur qui la prend en charge. Le MIH est une valeur de hachage MD5 générée à partir du champ de métadonnées Message-ID de l'e-mail. Il offre une méthode universelle pour reconnaître les courriels identiques, permettant aux équipes juridiques et d'enquête de gérer, d'examiner et de dédupliquer efficacement les collections de courriels. Cette solution permet de détecter les doublons sur plusieurs plates-formes sans avoir à retraiter les données, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et de ressources. L'EDRM MIH est destiné à compléter les méthodes de déduplication spécifiques aux fournisseurs existants, en servant d'outil supplémentaire pour une gestion plus efficace des courriels dans le cadre de la découverte, de la divulgation et des enquêtes.

Informations stockées électroniquement (ESI)

Toute donnée ou information créée, stockée ou utilisée sous forme numérique. Les ESI englobent un large éventail de types de données, notamment les courriels, les documents, les présentations, les bases de données, les fichiers audio et vidéo, le contenu des médias sociaux et les enregistrements électroniques stockés sur des appareils numériques tels que les ordinateurs, les smartphones et les serveurs.

Email Message-ID

Une chaîne de caractères unique dans l'en-tête du courrier électronique, qui identifie un message dans le contexte d'une conversation ou d'un fil de discussion particulier. L'identifiant de message est attribué par un système de messagerie électronique lors de la création d'un message et est utilisé pour suivre, référencer et relier des courriels individuels. Il permet de gérer le fil des messages et d'éviter les doublons. Dans le cadre de l'eDiscovery et de l'analyse des courriels, le Message-ID peut s'avérer crucial pour retracer l'origine et la trajectoire d'un courriel.

En-tête SMTP de l'e-mail

Métadonnées d'un message électronique, contenant des informations détaillées sur le routage. L'en-tête SMTP est généré automatiquement et placé avant le corps du message. Bien qu'il n'y ait pas de limite à ce qui peut y être ajouté, les éléments clés comprennent les adresses de l'expéditeur et du destinataire, les horodatages marquant le cheminement du courrier électronique à travers plusieurs serveurs, et les identifiants uniques pour chaque serveur. Les fournisseurs de services de courrier électronique utilisent l'en-tête SMTP pour authentifier l'expéditeur du courrier électronique et pour attribuer correctement le courrier entrant. Dans le cadre de l'eDiscovery, l'en-tête SMTP est une ressource essentielle pour retracer l'origine et le parcours d'un courrier électronique, et pour comprendre le comportement du réseau en matière de communication par courrier électronique.

Informations sur l'état des courriels

Métadonnées associées à un courriel qui indiquent les actions effectuées sur celui-ci. Pour les messages entrants, il s'agit de savoir si le courriel a été lu, s'il a reçu une réponse ou s'il a été transféré. Pour les messages sortants, elles indiquent si un courriel est un brouillon et s'il a été envoyé ou non. Tous les courriels peuvent également être marqués d'un drapeau, d'une étoile ou d'une double suppression.

Format de fichier image échangeable (EXIF)

Norme permettant de stocker des informations sous forme de métadonnées dans les fichiers d'images. Les métadonnées EXIF sont couramment utilisées par les appareils photo numériques et les smartphones et comprennent généralement le modèle de l'appareil photo, les paramètres de capture (vitesse d'obturation, ouverture, ISO, etc.), ainsi que la date, l'heure et l'emplacement de l'image (coordonnées GPS). Elles sont utiles pour organiser et cataloguer les images et peuvent être cruciales dans le cadre de la preuve électronique pour vérifier l'authenticité et l'origine des preuves photographiques.

Opérateur de recherche sur le terrain

Commande utilisée pour limiter les résultats d'une recherche en ciblant un champ ou un attribut spécifique d'un courriel ou d'un document. Elle permet de rechercher un élément tel que l'expéditeur, le destinataire, l'objet, la date ou un autre champ de métadonnées.

Protocole d'accès aux messages Internet (IMAP)

Protocole Internet standard (RFC 3501) pris en charge par la plupart des applications de messagerie qui permet d'accéder directement au courrier sur un serveur distant. IMAP permet à plusieurs applications d'accéder au même compte de messagerie, même à partir d'appareils différents. Cette fonctionnalité est la principale raison pour laquelle IMAP est généralement préféré à POP, un protocole plus ancien qui exige que le courrier soit téléchargé sur l'appareil.

Interface de programmation d'applications de messagerie (MAPI)

Une API pour accéder à Microsoft Outlook et Exchange. Aid4Mail utilise MAPI pour lire et écrire dans les profils Outlook, et dans les fichiers PST/MSG lorsque l'option "Traiter avec Outlook" est activée.

Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME)

Norme Internet pour les messages électroniques qui prend en charge à la fois les données et les métadonnées, les jeux de caractères non ASCII, les polices multiples, le contenu non textuel et les pièces jointes multiples de divers types de fichiers. Il s'agit d'une extension du protocole original SMTP (Simple Mail Transport Protocol).

PR_ENTRYID

Propriété utilisée dans Microsoft Outlook et Exchange pour identifier de manière unique divers types d'objets au sein du système de messagerie, tels que les courriels, les événements du calendrier, les contacts, etc. Il s'agit d'une valeur binaire qui agit comme une clé unique, permettant à chaque élément d'être récupéré, déplacé ou manipulé dans le système. Cet identifiant est crucial pour les développeurs et les administrateurs qui travaillent avec les API Outlook et Exchange, ou les scripts, car il permet un accès et un contrôle précis sur les objets de messagerie individuels dans le magasin.

Données réactives

Données pertinentes pour l'affaire (dans un contexte juridique) et répondant aux critères spécifiés dans une demande de communication de pièces. Elles peuvent se présenter sous diverses formes, telles que des courriels, des documents, des images ou d'autres informations stockées électroniquement (ESI).

RFC 1521

Une des premières parties de la norme MIME qui définit la prise en charge des jeux de caractères non ASCII, des polices multiples et du contenu non textuel. Nous nous référons à cette norme lorsque nous discutons de certains types de pièces jointes basées sur le format de sous-type Message/External-Body pris en charge par Aid4Mail .

Protocole de transfert de courrier simple (SMTP)

Protocole standard pour la transmission du courrier électronique. Les serveurs de messagerie utilisent le protocole SMTP pour envoyer et recevoir des messages électroniques. Les programmes clients de messagerie n'utilisent généralement que le protocole SMTP pour envoyer des messages (au serveur de messagerie pour le relais), et utilisent IMAP ou POP pour les récupérer. Le protocole SMTP a été créé dans les années 1980 et a depuis été modifié et étendu à plusieurs reprises. La version couramment utilisée aujourd'hui est extensible, avec des extensions pour l'authentification, le cryptage, le transfert de données binaires et les adresses électroniques internationalisées.

Tige

Le processus de réduction des mots à leur forme de base ou racine. Par exemple, les mots "running", "runs" et "ran" sont tous issus de la racine "run". Cette technique est utilisée dans les algorithmes de recherche pour améliorer leur efficacité, en permettant de faire correspondre des variantes de mots ayant une racine commune. Le stemming améliore la capacité des moteurs de recherche ou des outils d'analyse de texte à trouver des résultats pertinents lorsque la forme exacte d'un mot n'est pas connue.

Tokenisation

Le processus de décomposition d'une chaîne de texte en unités plus petites, ou tokens, généralement des mots ou des phrases. La tokenisation permet d'identifier les éléments clés d'un texte. Elle est fondamentale dans l'analyse de texte et les algorithmes de recherche, où le texte tokenisé est utilisé pour un traitement ultérieur tel que l'indexation ou l'évaluation des requêtes de recherche.

Machine virtuelle (VM)

La virtualisation d'un système informatique qui fournit les fonctionnalités d'un ordinateur physique et de son système d'exploitation. Avec une puissance de calcul suffisante, plusieurs machines virtuelles peuvent fonctionner indépendamment les unes des autres sur le même matériel sous-jacent.

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