Software de archivo de correo electrónico para Windows
Archivado de correo electrónico local de calidad para empresas. Guarde sus valiosas comunicaciones sin pérdida de datos.
El correo electrónico es uno de los recursos de información digital más valiosos que posee una empresa. Puede contener todo tipo de información, incluidos muchos datos sensibles: acuerdos comerciales, secretos de empresa, información personal, extractos bancarios, declaraciones de la renta, historiales médicos... La lista es interminable.
Podría decirse que parte de este material nunca debería enviarse por correo electrónico, pero así es. Lo que significa que es valioso y debe salvaguardarse. Hay que archivarlo.
- ¿En qué hay que fijarse?
- Una herramienta premiada
- Seguridad ante todo
- Integridad de los datos
- Archiva prácticamente todos los formatos de correo
- Rapidez y eficacia
- Elija exactamente qué archivar
- Archivar el correo sin aprisionarlo
- Fácil acceso al correo archivado
- Encuentre rápidamente correos electrónicos específicos
- PREGUNTAS FRECUENTES
¿En qué hay que fijarse?
El mejor software de archivado de correo electrónico debe realizar dos tareas principales:
- Haga copias de seguridad del correo de su empresa (o cliente) de forma segura y sin pérdida de datos.
- Encuentre y recupere esos datos de correo electrónico de forma fácil y eficaz.
Estos son los requisitos mínimos, pero no todas las soluciones de archivado de correo electrónico son iguales. Los detalles importan. La seguridad y la integridad de los datos son cruciales, no sólo para su tranquilidad (la suya y la de sus clientes), sino también para el cumplimiento de la normativa.
Un buen software de archivado puede marcar la diferencia entre un archivo de correo electrónico seguro y completo, y una chapuza que provoque el incumplimiento de la normativa y posibles multas gubernamentales.
Una herramienta premiada
Aid4Mail es una galardonada herramienta de procesamiento de correo electrónico que puede archivar de forma segura todo tu correo. Basada en años de experiencia en el procesamiento de correo electrónico, la primera versión de Aid4Mail apareció en 2005. En 2016, ya había ganado un premio europeo a la excelencia en TI y software y ahora es líder del sector en recuperación, recopilación y conversión de correo electrónico.
Hay tres ediciones de Aid4Mail:
- Aid4Mail Converter le permite archivar un número ilimitado de correos de empresas o clientes.
- Aid4Mail Investigator añade filtrado avanzado para que archives sólo lo que necesitas.
- Aid4Mail Enterprise añade la capacidad de migrar y reorganizar otros formatos de archivo. También permite la automatización completa y puede ejecutarse desde un servidor.
Aid4Mail incluye documentación completa, tutoriales, artículos de la base de conocimientos y acceso a nuestro galardonado servicio de asistencia.
Pruebe Aid4Mail gratis - sin compromiso
La mejor manera de descubrir las posibilidades de Aid4Mailes probarlo. Descárgate ahora la versión de prueba gratuita. No hay límite de tiempo ni obligaciones. O adquiera una licencia de Aid4Mail y empiece a archivar su correo electrónico en cuestión de minutos.
Seguridad ante todo
En las instalaciones
Aid4Mail es una herramienta local que es intrínsecamente más segura que una solución en línea. Todo el correo se procesa en sus propios ordenadores o servidores. Nada se envía a nuestros servidores. Usted tiene el control total de sus propios datos.
Conexiones seguras a cuentas en la nube
El acceso a las cuentas basadas en la nube utiliza siempre los protocolos de seguridad de más alto nivel disponibles, por defecto. A las cuentas de Google Workspace (Gmail) y Outlook se accede a través de API nativas. La conexión a las cuentas de IMAP se realiza mediante protocolos cifrados, especialmente OAuth 2.0 cuando está disponible.
Integridad de los datos
Nadie quiere que su correo archivado esté alterado o incompleto. Mantener su integridad es fundamental. También se ha convertido en una obligación legal a medida que muchas jurisdicciones amplían sus normativas de conservación de datos.
Para archivar el correo, primero hay que convertirlo a un formato de archivo. Y Aid4Mail es el software de conversión de correo electrónico más preciso del mercado. Es totalmente compatible con Unicode y conserva más datos cruciales, visibles y ocultos, tras la conversión que cualquiera de sus competidores (incluidas las funciones nativas de importación/exportación de la mayoría de las aplicaciones de correo). No importa el formato que elijas para tu correo archivado, sabes que permanecerá intacto.
He aquí un ejemplo de lo bien que funciona Aid4Mail con los datos visibles del correo electrónico. Observe que no tiene ningún problema con los caracteres acentuados de la primera línea, la imagen incrustada o el nombre chino del archivo adjunto en la parte inferior.
Archiva prácticamente todos los formatos de correo
Aid4Mail admite la mayoría de los formatos de correo electrónico que se utilizan hoy en día:
- Microsoft Servidor Exchange (a través de MAPI)
- Servicios de correo electrónico basados en la nube:
- Google Workspace, Gmail (a través de Gmail API)
- Microsoft 365 / Office 365, Outlook.com, Hotmail (a través de MS Graph API)
- IMAP cuentas (incluida la mayoría de los servicios de correo web)
- Clientes de correo:
- Microsoft Outlook
- Mozilla Thunderbird y SeaMonkey
- Apple Mail
- Almacenes de correo y archivos de buzón (incluso cuando están desconectados de su aplicación de correo):
- Outlook OST, PST y OLM
- Mbox
- Google Takeout
- Archivos de mensajes (incluso cuando están desconectados de su aplicación de correo):
- Outlook MSG
- EML
- Manzana EMLX
- Maildir
Además, Aid4Mail Enterprise puede migrar desde otros formatos de archivo de correo electrónico e incluso reorganizarlos por usuario, fecha o cualquier criterio que elija:
- Google Vault
- Mimecast
- Proofpoint
Pruebe Aid4Mail gratis y sin compromiso. O comience ya mismo su proyecto de archivado de correo electrónico con una licencia de Aid4Mail .
Rapidez y eficacia
Crear archivos a partir de datos de correos electrónicos anteriores puede llevar mucho tiempo. La mayoría de las empresas tienen millones de correos electrónicos, que abarcan años y suelen ocupar varios terabytes de almacenamiento. Archivarlo todo puede ser un quebradero de cabeza. Aid4Mail reduce las molestias, ahorrándole tiempo y dinero.
Optimizado para la velocidad
En primer lugar, Aid4Mail ha sido optimizado para ofrecer velocidad y estabilidad. En pruebas realizadas con archivos almacenados localmente, Aid4Mail funcionó entre 6 y 10 veces más rápido que sus competidores. Esto significa que un archivo enorme que podría tardar una semana en crearse con un producto de la competencia, requeriría sólo un día con Aid4Mail.
Un cliente nos habló recientemente de la migración de su archivo Proofpoint . El archivo tenía 985 GB y contenía casi 3,3 millones de correos electrónicos de distintos usuarios, todos mezclados. Utilizaron Aid4Mail Enterprise para migrar el archivo a ficheros individuales EML y agruparlos por titular de cuenta. Todo ello en menos de 7,5 horas y a un ritmo de 122,7 mensajes por segundo.
No tienes que estar presente
Aid4Mail es muy estable y puede trabajar con terabytes de datos sin intervención del usuario. Aunque un proyecto de gran envergadura tarde horas, días o incluso semanas en completarse.
Si Aid4Mail encuentra un problema, vuelve a intentarlo siempre que sea posible. Si el problema persiste, Aid4Mail puede seguir adelante. Esto le permite iniciar un proyecto de archivo y luego trabajar en otra cosa mientras Aid4Mail's se ejecuta en segundo plano.
Procesamiento simultáneo
Con Aid4Mail Investigator y Aid4Mail Enterprise , puede ejecutar varias tareas de archivado simultáneamente, aprovechando al máximo el hardware de su ordenador y ahorrando aún más tiempo.
Por ejemplo, puede archivar simultáneamente el correo de cinco fuentes distintas. O archiva diferentes intervalos de fechas de una misma fuente al mismo tiempo (utilizando el filtro de fechas de Aid4Mail). Inicie todas las tareas a la vez y deje que se ejecuten sin supervisión.
Archivo automatizado
Aunque Aid4Mail puede ejecutarse tantas veces como se desee, las tareas de archivado suelen lanzarse manualmente. Si necesita archivar con regularidad, necesita una solución automatizada. Aid4Mail Enterprise se encarga de ello.
Aid4Mail Enterprise incluye una versión de consola (CLI) de la aplicación, que permite una automatización completa. Puede ejecutarlo desde un script por lotes en un horario establecido, o desde su propio software, integrado con otras herramientas. Configúrelo una vez y deje que se ejecute todos los días, sin supervisión.
Elija exactamente qué archivar
Filtrado de carpetas
Si necesitas archivar por etapas, Aid4Mail te permite seleccionar carpetas específicas. Esta función, disponible en todas las ediciones, te permite dar prioridad a unos correos sobre otros. Por ejemplo, archiva primero las carpetas relacionadas con contratos con clientes y deja para más adelante la carpeta de la fiesta de Navidad.
Filtros sofisticados
Archiva sólo lo que necesites. Aid4Mail Investigator y Aid4Mail Enterprise incluyen potentes filtros para optimizar y organizar tus archivos y evitar el desorden a largo plazo.
Por ejemplo, elimine los correos duplicados, el correo no purgado y los mensajes no personales, como circulares y anuncios. Utiliza filtros de fechas, direcciones y palabras clave para archivar tu correo por etapas. O reorganízalos según tus necesidades.
Las posibilidades de filtrado son casi ilimitadas. Utilice potentes funciones como la búsqueda por proximidad, comodines y expresiones regulares (regex) junto con operadores booleanos para crear sofisticados términos de búsqueda. Incluso puedes crear tus propios scripts en Python para una personalización total.
Filtrado nativo
Aid4Mail Investigator y Aid4Mail Enterprise también ofrecen filtrado nativo, es decir, la posibilidad de enviar consultas de búsqueda al propio servidor de correo. Esto está disponible con todas las cuentas basadas en la nube y los archivos PST .
La ventaja del filtrado nativo es que sólo se descargan del servidor los correos electrónicos que cumplen los criterios de filtrado. Esto acelera considerablemente el proceso de archivado y puede evitar cuellos de botella como cuotas de servidor y limitaciones de ancho de banda.
Procesamiento incremental
Otra forma de archivar por etapas es utilizar el procesamiento incremental, que se ofrece en todas las ediciones. Cuando está activado, Aid4Mail mantiene una lista de todos los correos electrónicos que archiva. Entonces, cuando el mismo correo de origen se procesa de nuevo, sólo se archivan los nuevos correos que llegaron desde la última vez. Esto también resulta útil si es necesario reanudar el procesamiento tras una pérdida de conexión, un error del servidor u otro problema temporal que haya provocado la detención de Aid4Mail .
El procesamiento incremental puede ser un complemento eficaz del filtrado. Por ejemplo, imagine que Aid4Mail se ejecuta dos veces al día, con el mismo filtro de fecha establecido para archivar el correo de ese día. Tras la segunda ejecución, los correos electrónicos que llegaron a primera hora del día podrían haberse recogido dos veces.
No se trata de un problema de archivado, ya que la función de deduplicación de Aid4Mailpuede rechazar las copias. Pero puede ser un problema de eficiencia. Especialmente cuando hay un gran volumen de correo entrante, o cuando se accede a cuentas en la nube que pueden sufrir cuellos de botella por cuotas y limitaciones de ancho de banda. Con el procesamiento incremental activado, la segunda ejecución de Aid4Mail rechazará cualquier correo electrónico que ya haya sido archivado antes de ser procesado y descargado.
Pruebe Aid4Mail gratis y sin compromiso. O comience ya mismo su proyecto de archivado de correo electrónico con una licencia de Aid4Mail .
Archivar el correo sin aprisionarlo
Muchas soluciones de archivado almacenan su correo en formatos propietarios. Y a menudo dificultan el cambio de sistema. Nosotros no creemos en ese tipo de bloqueo, por lo que Aid4Mail adopta un enfoque diferente.
Archivo en formatos no propietarios
Aid4Mail ofrece una gama de formatos de archivo no propietarios para archivar tu correo, así como formatos de Outlook que, aunque propietarios, son tan comúnmente utilizados que cuentan con una amplia compatibilidad. Puedes elegir el que mejor se adapte a tus necesidades. Archivar en:
- Almacenes y buzones de correo electrónico, como Outlook PST y mbox.
- Formatos individuales de mensajes de correo electrónico como EML y MSG.
- Formatos de archivo generales:PDF, HTML, XML y CSV (para cargar archivos en una base de datos). Incluso texto sin formato para ofrecer la mayor compatibilidad posible.
Aid4Mail también facilita el archivado del correo electrónico en varios formatos cuando es necesario.
Liberar los archivos protegidos
Aid4Mail Enterprise puede liberar tu correo de archivos propietarios bloqueados convirtiéndolos en archivos no propietarios. Incluso puede reorganizarlos cuando se entregan desordenados (¡más habitual de lo que imaginas!).
Por ejemplo, los archivos exportados de Mimecast suelen entregarse en paquetes enormes. Contienen correo perteneciente a muchos usuarios diferentes, todos mezclados. Que sepamos, Aid4Mail es el único producto del mercado que puede reorganizar estos archivos por cuenta de usuario. Después de archivar con Aid4Mail, cada usuario tendría su propio archivo PST , por ejemplo, que contendría sólo su correo.
Elige cómo archivar los correos electrónicos registrados
Si se han registrado correos electrónicos, Aid4Mail ofrece dos opciones:
- Déjalos así y archívalos como correos diarios.
- Devuélvelos a su estado original anterior a la publicación.
La restauración de un correo electrónico registrado implica la eliminación de su sobre de registro. Sin embargo, es posible que el sobre contenga metadatos importantes que no quieras perder. Aid4Mail es capaz de guardar los metadatos inyectándolos de nuevo en la cabecera del correo electrónico. El correo electrónico se restaura sin pérdida de datos.
Fácil acceso al correo archivado
Elija el visor que mejor se adapte a sus necesidades
Las soluciones de archivado de correo electrónico que utilizan formatos de archivo propietarios suelen incluir su propio visor, que suele ser la única forma de acceder a los archivos y a menudo tiene funciones limitadas. Se promocionan como una característica pero, en realidad, son un componente necesario para encerrarte en su sistema. De nuevo, Aid4Mail adopta el enfoque opuesto.
Como Aid4Mail almacena sus archivos en formatos no propietarios o ampliamente soportados, usted es libre de elegir la aplicación más adecuada para visualizarlos. Por ejemplo, accede a archivos PST en Outlook, importa archivos mbox en Thunderbird, visualiza archivos EML en cualquier número de aplicaciones de correo electrónico y PDFs en tu lector favorito. Elige la aplicación que más te convenga.
Un visor HTML que funciona en cualquier navegador
Con los archivos HTML, Aid4Mail puede crear un archivo de índice que se abre en el navegador de su elección. Le permite ver sus correos electrónicos archivados como una lista e incluso filtrarlos en el lugar. Al hacer clic en un mensaje de la lista, éste se abre en un marco en la ventana del navegador. Es muy cómodo y funciona en todos los navegadores modernos.
Reconvertir archivos cuando sea necesario
Por ejemplo, si has decidido archivar el correo en archivos mbox pero, más adelante, te gustaría verlos (o un subconjunto de ellos) en Outlook, no hay problema. Aunque Outlook no puede importar archivos mbox , Aid4Mail puede reconvertir entre la mayoría de sus buzones de correo electrónico y formatos de mensaje. Y sin perder el archivo original (mbox en este ejemplo).
Reintroducir el correo en un sistema activo
La reconversión de archivos de correo también ofrece la posibilidad de restaurar el correo en el sistema en vivo donde se inició por primera vez. En nuestro ejemplo anterior, la conversión del archivo mbox a PST permitiría devolverlo a un sistema basado en Outlook.
Además de convertir entre formatos de archivo, Aid4Mail Enterprise también puede convertir directamente a determinadas aplicaciones y servicios de correo electrónico. En particular, a un perfil de Outlook / Exchange Server, Office 365, Google Workspace / Gmail cuenta o IMAP cuenta.
Encuentre rápidamente correos electrónicos específicos
Los archivos de correo pueden ser grandes. Está muy bien poder acceder al archivo desde la aplicación que elijas. Pero a veces el problema es saber a qué correos acceder. ¿Cómo encontrar los que buscas? Aid4Mail ofrece algunas soluciones inteligentes.
Estructuras de carpetas personalizadas
Una de las formas más sencillas de facilitar la búsqueda de correos electrónicos concretos es almacenarlos en una estructura lógica de carpetas. Como todas las soluciones de archivo de correo, Aid4Mail puede mantener la estructura original de carpetas. Pero, ¿y si la estructura original no era muy buena?
Aid4Mail le permite reorganizar y personalizar completamente la estructura de carpetas al archivar. Por ejemplo, cree una estructura de carpetas basada en el año, el mes y el día en que se enviaron los correos electrónicos. O de quién fueron enviados, su asunto, su estado (enviados/recibidos), el proyecto del que formaban parte, o una combinación de todos ellos... Las opciones son casi infinitas.
Nombres de archivo personalizados
Del mismo modo, una elección inteligente de los nombres de los archivos marca una gran diferencia a la hora de buscar correos electrónicos concretos. La denominación de los archivos del buzón suele ser sencilla. Sin embargo, los archivos de mensajes individuales son numerosos y pueden surgir problemas cuando carecen de nombres bien pensados.
Aid4Mail puede aplicar la misma personalización, que se utilizó para la estructura de carpetas, a los nombres de archivo. De hecho, ambas funcionan a la vez. Si se utilizan con sensatez, se obtiene una convención de nomenclatura de carpetas y archivos que simplifica la recuperación del correo electrónico.
Por ejemplo, el correo electrónico almacenado anteriormente en:
Proyecto XYZ mail\tyx7e8sfas.eml
es mucho más fácil de encontrar cuando la estructura de la carpeta y el nombre del archivo se establecen en:
Fookes Software\XYZ project\Mail received\2020\John Doe - 2020-06-21.eml
Búsqueda directa de correos electrónicos
A veces, una buena convención para nombrar carpetas y archivos no es suficiente. Necesitas poder localizar correos específicos basándote en la información que contienen. O, peor aún, en sus archivos adjuntos. Aquí es donde entra en juego de nuevo el sofisticado motor de búsqueda de Aid4Mail Investigator y Aid4Mail Enterprise .
Las mismas potentes funciones de búsqueda, que te permiten elegir qué correos archivar, también se pueden utilizar para localizar correos específicos en el archivo. Utilizadas junto con la función de reconversión, te permiten crear un subconjunto de tu archivo, en el formato que elijas, que contiene los correos electrónicos necesarios y que puede visualizarse fácilmente en tu aplicación preferida.
Pruebe Aid4Mail gratis, sin ningún compromiso. O comience ya mismo su proyecto de archivado de correo electrónico con una licencia de Aid4Mail .
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Por qué archivar el correo electrónico?
La razón principal es que así tienes el control de tu correo electrónico. Tienes una copia de seguridad si tu proveedor de servicios quiebra o pierde accidentalmente tus datos. Tu correo electrónico no es tan fácil de piratear si la mayor parte está almacenada en tus propios servidores. Y los ladrones de identidad no pueden pedir rescate por él si tienes una copia almacenada sin conexión.
Archivar el correo electrónico también reduce la cantidad de almacenamiento en servidor que necesita de su proveedor y, en consecuencia, el coste. Por último, pero muy importante, te protege de las onerosas multas o demandas que pueden derivarse de ignorar la normativa sobre conservación de datos.
¿Son las soluciones de archivado de correo electrónico más seguras in situ que en línea?
Sí, las soluciones de archivado de correo electrónico in situ son intrínsecamente más seguras. Esto se debe a que todo el procesamiento se realiza en su propio hardware, bajo su control. Una solución en línea le obliga a transferir sus datos potencialmente sensibles a los servidores de otra empresa. En ese caso, dependes por completo de su compromiso (o falta de compromiso) para protegerlos.
¿Puede Aid4Mail archivar el correo IMAP ?
Sí, Aid4Mail admite prácticamente todas las cuentas de IMAP . Accede a ellas utilizando la conexión más segura disponible, incluyendo OAuth 2.0. Dado que Aid4Mail también admite una gran variedad de formatos de archivo no propietarios y de uso común, es una de las mejores herramientas de archivo IMAP del mercado.
¿Cómo exporta Aid4Mail cuentas de Outlook y archivos en línea a PST?
- Aid4Mail exporta Microsoft 365 cuentas (excepto archivos en línea), así como Hotmail y Outlook.com cuentas, a través de Microsoft's seguro Graph API. No es necesario instalar Outlook.
- Para exportar un archivo en línea de Microsoft 365 (Office 365) a PST, Aid4Mail utiliza MAPI (interfaz de programación de aplicaciones de mensajería). También se trata de una conexión segura, pero requiere una instalación de Outlook en el mismo equipo que Aid4Mail. Microsoft Las cuentas y archivos de Exchange Server también se exportan a través de MAPI.
- Aid4Mail puede exportar todas las cuentas y archivos de Outlook en línea a través del protocolo IMAP , utilizando la conexión más segura disponible.
- Tenga en cuenta que Aid4Mail puede leer archivos de Outlook sin conexión (OST, PST, OLM y MSG) directamente sin necesidad de instalación de Outlook, API o protocolo de acceso.
¿Cómo archivar correos electrónicos en Outlook 365 en un disco duro local?
- Si los correos electrónicos están en una cuenta de Microsoft 365 (Outlook 365), no en un archivo en línea, utilice la opción Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com (a través de Graph API ) en la configuración de origen de Aid4Mail.
- Si los correos electrónicos están en un archivo en línea Microsoft 365, entonces:
- Si tiene Outlook instalado en el mismo equipo que Aid4Mail, utilice la opción de perfil de Outlook en la configuración de origen de Aid4Mail.
- Si no tiene Outlook instalado, utilice la opción IMAP . Siga las instrucciones paso a paso de nuestro tutorial Cómo convertir IMAP a PST .
¿Qué hace que Aid4Mail sea tan bueno?
Llevamos desarrollando software desde 1990. Nuestra primera herramienta de correo electrónico se lanzó en 1999 y Aid4Mail le siguió en 2005. Nuestra experiencia en el tratamiento de datos de correo electrónico abarca más de dos décadas.
Todas las funciones básicas de Aid4Mail son de desarrollo propio. Las funciones clave están estrechamente integradas y optimizadas para aumentar la velocidad. Tenemos el control total de nuestro código, incluidos los principales componentes, como el análisis sintáctico y la conversión del correo electrónico, el motor de filtrado y su sintaxis de búsqueda, el acceso MAPI a las cuentas de Outlook e incluso el protocolo IMAP utilizado para conectarse a servicios como Yahoo! Mail y AOL.
Importantes clientes de todo el mundo confían en nuestro software. Entre ellos se encuentran agencias gubernamentales y policiales estadounidenses, bufetes de abogados de primera línea, bibliotecas nacionales, universidades de prestigio, grandes bancos y ONG internacionales. Actualmente, la mitad de las empresas de la lista Fortune 50 son clientes de Aid4Mail .
Aid4Mail es Swiss Made y cumple las normas de alta calidad por las que Suiza es famosa.
¿Dónde puedo conseguir Aid4Mail?
Puede descargar una versión de prueba gratuita de Aid4Mail desde nuestra página de descargas. Las licencias pueden adquirirse en nuestra tienda en línea.
¿Dónde puedo obtener ayuda?
Aid4Mail se instala con una guía del usuario muy completa y sensible al contexto. Basta con pulsar la tecla F1 mientras se utiliza Aid4Mail para abrirla. También puede descargar la versión PDF .
En nuestro sitio web también hay una amplia gama de tutoriales y artículos de la base de conocimientos. Si sigues atascado, ponte en contacto con nuestro galardonado servicio de asistencia.