Software líder de eDiscovery de correo electrónico para profesionales jurídicos

Aid4Mail - Una herramienta de eDiscovery rápida, fiable y fácil de usar para recopilar, buscar y exportar correos electrónicos. Descargue ahora su versión de prueba gratuita.

Como profesional del eDiscovery, se enfrenta al reto de tratar con grandes cantidades de datos de correo electrónico. Las herramientas tradicionales a menudo se quedan cortas, haciendo que el proceso de descubrimiento sea lento y menos eficaz. Perder pruebas cruciales puede suponer la diferencia entre resolver un caso o llegar a un callejón sin salida.

Imagínese dedicar semanas a la detección de correos electrónicos, sólo para darse cuenta de que su software ha pasado por alto información clave. Tratar con múltiples formatos de correo electrónico y proveedores de servicios aumenta la complejidad, poniendo en riesgo la integridad de los datos y ralentizando el progreso. La frustración puede ser abrumadora, lo que dificulta aún más el trabajo.

Imagen para ilustrar el eDiscovery por correo electrónico

Aid4Mail es una herramienta fácil de usar diseñada específicamente para afrontar estos retos. Es rápida: procesa los datos hasta 10 veces más rápido que sus competidores. Esta velocidad convierte semanas de trabajo en días, sin sacrificar la precisión ni la minuciosidad.

Aid4MailLa compatibilidad completa de los formatos y servicios de correo electrónico, incluidos PST, OST y webmail, agiliza el proceso de descubrimiento legal. Su versatilidad garantiza que los equipos jurídicos puedan recopilar y procesar pruebas de diversas fuentes al mismo tiempo. Esto es fundamental a la hora de gestionar casos con rastros de comunicación digital complejos, y ayuda directamente a los profesionales del Derecho a elaborar estrategias exhaustivas y defendibles.

La integridad de los datos es el núcleo de Aid4Mail. Conserva las estructuras de las carpetas, los archivos adjuntos y los metadatos exactamente como son. Esto garantiza que las pruebas electrónicas sean sólidas desde el punto de vista forense y se ajusten a los principios del EDRM (Electronic Discovery Reference Model). Aid4MailLa capacidad de para preservar el estado original de las pruebas electrónicas también es crucial para mantener los principios de las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP) y otras normas legales. Esto es lo que convierte a Aid4Mail en una herramienta indispensable para el apoyo en litigios y la auditoría de conformidad.

Aid4MailLas opciones avanzadas de filtrado de Boole, potenciadas por las búsquedas booleanas, facilitan la toma de decisiones precisas en los litigios al permitir a los equipos jurídicos aislar rápidamente las pruebas pertinentes de vastos conjuntos de datos. Esta capacidad mejora la eficiencia de los procesos de revisión, lo que permite una asignación más estratégica de los recursos y argumentos jurídicos mejor informados, lo que en última instancia repercute positivamente en los resultados de los casos.

Experimente usted mismo el impacto de Aid4Mailen eDiscovery. Descargue la versión de prueba gratuita y compruebe cómo transforma su trabajo. Con Aid4Mail, no solo elige una herramienta, sino que eleva sus capacidades de investigación a nuevas cotas.

Descargar prueba gratuita

¿Aún no está convencido? Siga leyendo para conocer en profundidad las numerosas funciones exclusivas de Aid4Mail. Es un artículo largo, pero no hace falta que lo leas todo. Utiliza el menú flotante de la derecha (o el de abajo, si estás en un teléfono) para saltar a la sección que te interese.

Por qué necesita una herramienta especializada en la detección de correos electrónicos

En el actual entorno digital, el correo electrónico no es sólo una herramienta de comunicación, sino un repositorio fundamental de información empresarial, jurídica y personal. A medida que el volumen de comunicación digital sigue creciendo exponencialmente, la necesidad de herramientas especializadas en la detección de correos electrónicos se hace cada vez más evidente. He aquí más razones por las que una herramienta avanzada como Aid4Mail es indispensable para una localización eficiente y eficaz del correo electrónico:

Responder a las necesidades de los profesionales del eDiscovery

Aid4Mail simplifica el proceso de eDiscovery proporcionando opciones avanzadas de filtrado que permiten a los profesionales del derecho localizar los datos relevantes con precisión. Esta recopilación selectiva de datos es crucial para gestionar los enormes volúmenes de información típicos de los casos legales, garantizar que los equipos de revisión se centran en los datos pertinentes y optimizar la eficiencia y la eficacia de la revisión. Además, la compatibilidad de Aid4Mailcon una amplia gama de formatos y plataformas de correo electrónico garantiza una recopilación de datos exhaustiva, crucial para la minuciosidad en la detección legal y las comprobaciones de cumplimiento.

Volumen y complejidad sin precedentes

El enorme volumen de correos electrónicos que se generan a diario supone un reto importante para el eDiscovery. Los métodos tradicionales y el software de uso general no están equipados para gestionar la complejidad y la escala de los archivos de correo electrónico modernos. Herramientas especializadas como Aid4Mail están diseñadas para procesar y analizar eficazmente grandes conjuntos de datos, garantizando que no se pase por alto ninguna información crítica.

Diversos formatos y plataformas

El panorama digital actual se caracteriza por una plétora de servicios y formatos de correo electrónico, desde plataformas basadas en la nube como Microsoft 365 y Google Workspace hasta clientes locales como Outlook y Thunderbird. Una herramienta especializada de descubrimiento de correo electrónico ofrece una amplia compatibilidad, permitiendo la recopilación y el análisis de datos en diferentes entornos sin necesidad de múltiples herramientas o conversiones manuales.

Requisitos legales y de conformidad

En los contextos jurídico y de cumplimiento de la normativa hay mucho en juego, con estrictos requisitos de integridad y autenticidad de los datos. Aid4MailEl diseño de las funcionalidades de 's se basa en el cumplimiento de la legislación. Esto garantiza que todos los aspectos de los datos de correo electrónico, desde los metadatos hasta el estado de los mensajes, se conserven de acuerdo con los estrictos requisitos de normas legales como la FRCP. Esta atención al detalle garantiza que las pruebas recopiladas no sólo sean fiables, sino que también cumplan plenamente los requisitos de presentación de pruebas en litigios, auditorías e investigaciones.

Eficacia y gestión del tiempo

El tiempo suele ser un factor crítico en el eDiscovery, especialmente en litigios y auditorías de cumplimiento. Las herramientas especializadas agilizan el proceso de descubrimiento, ofreciendo funciones como la búsqueda por palabras clave, el filtrado y el procesamiento incremental para identificar rápidamente la información relevante. Esto no sólo acelera el proceso de revisión, sino que también reduce significativamente el tiempo y los recursos necesarios para el eDiscovery.

Seguridad y privacidad de los datos

El tratamiento de información sensible exige el cumplimiento de estrictas normas de seguridad y privacidad. Las herramientas especializadas de detección de correo electrónico ofrecen sólidas funciones de seguridad, incluidos protocolos de acceso seguro y cifrado, para proteger la integridad y confidencialidad de los datos durante el proceso de detección. Esto es especialmente importante cuando se trata de información personal y datos comerciales confidenciales.

Aid4MailLas sólidas medidas de seguridad de eDiscovery, incluidos el cifrado de extremo a extremo y los protocolos de acceso seguro, están diseñadas para proteger los datos confidenciales contra el acceso no autorizado y las infracciones. Estas características no solo garantizan el cumplimiento de leyes de privacidad como GDPR e HIPAA, sino que también salvaguardan la confidencialidad de la información sensible a lo largo del proceso de eDiscovery, una consideración fundamental para los bufetes de abogados y los departamentos jurídicos de las empresas.

Rentabilidad

La complejidad del eDiscovery puede acarrear costes significativos, sobre todo cuando se trata de grandes volúmenes de datos y múltiples fuentes de datos. Una herramienta especializada como Aid4Mail reduce la necesidad de recurrir a servicios externos y minimiza las horas dedicadas al procesamiento manual de datos, ofreciendo una solución más rentable para organizaciones de todos los tamaños.

Adaptabilidad y garantía de futuro

El panorama de la comunicación digital evoluciona continuamente, con la aparición periódica de nuevas plataformas y formatos. Invertir en una herramienta especializada de descubrimiento de correo electrónico garantiza la adaptabilidad a los cambios futuros, con actualizaciones y soporte continuos para adaptarse a las nuevas tecnologías y a los retos del eDiscovery.

En conclusión, la necesidad de una herramienta especializada de descubrimiento de correo electrónico como Aid4Mail es evidente ante los retos de la comunicación digital moderna. Al ofrecer eficacia, amplia compatibilidad, fiabilidad jurídica y rentabilidad, estas herramientas son esenciales para cualquier organización o profesional implicado en el eDiscovery. Ya sea para litigios, cumplimiento normativo o gobierno corporativo, la herramienta adecuada puede transformar la complejidad del descubrimiento de correo electrónico en un proceso racionalizado y manejable.

Un completo recopilador de correo electrónico

Un recolector de correo electrónico profesional debe ser compatible con una amplia gama de formatos de archivo y proveedores de servicios. También debe estar optimizado en cuanto a velocidad para manejar con eficacia grandes volúmenes de datos en un tiempo razonable. Y debe hacer todo lo posible por preservar la integridad de los datos durante el proceso de recopilación e informar de los problemas cuando se produzcan.

Aid4MailLa optimización de la velocidad de eDiscovery responde directamente a la necesidad de recopilar datos a tiempo, permitiendo a los equipos jurídicos procesar terabytes de datos de correo electrónico con rapidez. Esta capacidad es esencial para cumplir los plazos críticos que surgen en los litigios y los casos de cumplimiento normativo, garantizando que no se pierda un tiempo valioso en las fases preliminares de descubrimiento.

Aid4Mail es entre 6 y 10 veces más rápido que sus competidores en pruebas con archivos locales. Por ejemplo, una recopilación de correos electrónicos que tardaba una semana en completarse con una solución de la competencia, con Aid4Mailsolo requería un día, ¡un ahorro de tiempo considerable!

Con Aid4Mail, usted tiene el control total de sus datos, y todo el procesamiento se realiza in situ. Esto es más seguro porque evita compartir datos sensibles con terceros proveedores de servicios. También puede reducir significativamente los costes al evitar tasas adicionales basadas en el volumen de datos procesados.

Compatible con la mayoría de formatos y servicios de correo electrónico

Almacenamiento local de correo electrónico

Se admiten los siguientes formatos de archivo:

  • PST, OSTy MSG de Microsoft Outlook
  • OLM de Outlook para Mac
  • Mbox archivos de Mozilla Thunderbird, Google Takeout, etc.
  • EML utilizados para almacenar un único mensaje de correo electrónico
  • Maildir archivos en formato nativo desde un IMAP servidor
  • Apple Mail (EMLX) en formato nativo

Aid4Mail puede procesar archivos PST con o sin Outlook. Es notablemente más rápido con Outlook, y puede reducir aún más el tiempo de procesamiento utilizando el filtrado nativo. También integra un analizador de correo electrónico avanzado que puede extraer con precisión correos electrónicos de archivos mbox dañados. Esto es esencial debido a la prevalencia de daños en ese tipo de archivos.

Tenga en cuenta que algunos productos de la competencia afirman admitir archivos EMLX desde Apple Mail. Según nuestras pruebas, estas afirmaciones son engañosas y provocan una pérdida de datos significativa. Estamos seguros de que Aid4Mail es la única herramienta de recopilación de eDiscovery capaz de extraer con precisión mensajes de Apple Mail con todo su contenido y metadatos.

Microsoft Outlook y Exchange

Aid4Mail proporciona varios métodos para recopilar correos electrónicos de Microsoft Outlook y cuentas Exchange. Puede acceder a la cuenta a través de un perfil de Outlook (utilizando MAPI), el protocolo IMAP o Microsoft's Graph API. Cada método ofrece filtrado nativo previo a la adquisición, lo que puede acelerar significativamente la recopilación de correos electrónicos.

Tenga en cuenta que, para recopilar correo de los archivos de Exchange Online y de las carpetas públicas y compartidas, debe utilizar un perfil de Outlook.

Perfil de Outlook seleccionado como Formato de origen en Aid4Mail
Pantalla de configuración del perfil de Outlook

Proveedores de servicios de correo web

Recopila correos electrónicos de todos los proveedores de servicios de correo web compatibles con el protocolo IMAP . Entre ellos se incluyen Microsoft 365 (anteriormente Outlook 365), Gmail, Yahoo! Mail, AOL, etc. Aid4Mail también puede acceder a cuentas de Gmail a través de las API de Google. Todas estas cuentas disponen de filtrado nativo rápido previo a la adquisición.

Aid4Mail es compatible con el protocolo de inicio de sesión OAuth2, lo que permite un acceso seguro a su cuenta de correo web (o la de su custodio).

Google API seleccionado como formato de origen en Aid4Mail
La pantalla de configuración de la cuenta Gmail

Autenticación remota

Recopilar el correo electrónico de las cuentas basadas en la nube de sus custodios es más fácil con Aid4Mail Remote Authenticator, una utilidad independiente gratuita que pueden descargar y ejecutar sin instalación. Permite al propietario de la cuenta conceder a Aid4Mail acceso seguro y temporal a su servicio de correo electrónico o cuenta de IMAP , sin necesidad de proporcionar las credenciales de inicio de sesión completas y sin tener una copia de Aid4Mail.

El programa Aid4Mail Remote Authenticator.
El programa Aid4Mail Remote Authenticator.

Formatos de archivo

Aid4Mail puede extraer correo de los siguientes formatos de archivo:

  • Google Takeout
  • Google Vault exportaciones (archivos comprimidos MBOX )
  • Mimecast exportaciones (archivos comprimidos EML SJF o EJF )
  • Proofpoint exportaciones (archivos comprimidos EML protegidos por contraseña)

Tenga en cuenta que necesitará la edición Enterprise de Aid4Mail para procesar las exportaciones de Google Vault, Mimecast y Proofpoint .

Procesamiento incremental (adquisición diferencial)

Los errores de procesamiento suelen estar relacionados con:

  • Tiempos de espera del servidor, sobrecargas o límites de ancho de banda
  • Pérdida de conexiones a Internet
  • Espacio libre insuficiente en la unidad de destino, etc.

Aquí es donde el procesamiento incremental (adquisición diferencial) viene al rescate. Aid4Mail identifica los correos electrónicos que se han añadido desde el último ciclo (o que se han omitido durante éste) y sólo los procesa a ellos. En otras palabras, le permite continuar donde lo dejó, sin necesidad de volver a empezar.

Aid4Mail ofrece procesamiento incremental para todos los formatos de correo electrónico compatibles y lo realiza de forma nativa, del lado del servidor, al recopilar datos de servicios en la nube como Microsoft 365, Gmail y Yahoo! Mail.

Esta capacidad suele faltar en otras herramientas. Supone un importante ahorro de tiempo porque Aid4Mail puede determinar si ya ha procesado un correo electrónico antes de descargarlo. Como resultado, reanudar una adquisición abortada es muy rápido y reduce el riesgo de alcanzar esos temidos límites de ancho de banda del servicio.

Opciones para configurar el procesamiento incremental.
Opciones para configurar el procesamiento incremental.

Creado para la velocidad

Tratamiento de ficheros locales

Aid4Mail está altamente optimizado para ofrecer velocidad sin sacrificar fiabilidad ni precisión. Al procesar archivos de buzones locales, puede analizar, recopilar y convertir correos electrónicos hasta 10 veces más rápido que las herramientas de recopilación de correo electrónico de la competencia: ¡un ahorro de tiempo considerable!

Realizamos pruebas de velocidad utilizando un portátil ASUS estándar (modelo 2022 con un procesador AMD Ryzen 9 5900HX y una unidad SSD interna). Nuestras pruebas incluyeron la conversión de la colección de correos electrónicos de John Podesta de acceso público, un archivo de 5 GB que contiene 50.887 correos electrónicos.

En nuestra primera prueba, Aid4Mail convirtió los correos electrónicos de Podesta de mbox a Outlook PST en 2 minutos y 59 segundos. ¡Eso es una tasa de 284 correos electrónicos por segundo!

mbox a pst prueba de velocidad de conversión
Información de progreso completada para la conversión de mbox a PST .

En nuestra segunda prueba, Aid4Mail convirtió los mismos datos de PST a mbox en 8 minutos y 10 segundos, una tasa de 103 correos electrónicos por segundo. El menor rendimiento en esta segunda prueba se debe al procesamiento adicional para conservar los metadatos y mejorar la precisión de la conversión. A pesar de ello, Aid4Mail sigue siendo más rápido que las herramientas de la competencia. Con un ordenador de gama alta, puedes esperar resultados aún mejores.

PST a MBOX prueba de velocidad de conversión Aid4Mail
Información de progreso completada para la conversión de PST a mbox .

Tenga en cuenta que puede descargar gratuitamente de Internet el archivo mbox de Podesta. Utilícelo para probar su actual herramienta de eDiscovery y comparar su rendimiento con Aid4Mail. Estaremos encantados de proporcionarle un enlace de descarga si no lo encuentra. Póngase en contacto con nosotros.

Cuentas remotas

Aid4Mail está optimizado para cuentas de correo electrónico basadas en la nube y ofrece dos funciones que ahorran tiempo y que suelen faltar en otras herramientas. Ambas implican el procesamiento nativo de correos electrónicos en el servidor y se tratan en las secciones siguientes:

  1. Procesamiento incremental
  2. Filtrado nativo previo a la adquisición

Con estas capacidades, Aid4Mail puede recopilar correos electrónicos hasta 100 veces más rápido que las herramientas que no las tienen.

Procesamiento simultáneo

Con Aid4Mail Investigator y Aid4Mail Enterprisepuede ejecutar varias tareas de procesamiento simultáneamente, aprovechando al máximo el hardware de su ordenador y ahorrando más tiempo. Piense en una situación en la que tenga que recopilar cuentas de correo electrónico de varios empleados investigados, o en otra en la que tenga que reunir varios formatos de origen de un único custodio.

Por ejemplo, puede que necesite recopilar datos de la cuenta Microsoft 365 de un custodio, de la cuenta Gmail , de los archivos locales Thunderbird y de los archivos EML archivados, y combinarlos en el mismo lote de archivos de destino PST . Con Aid4Mail, puede configurar el proyecto con antelación y dejar que se ejecute durante la noche para no perder tiempo.

Sesiones simultáneas sobre distintos tipos de conversión de formatos.
Sesiones simultáneas sobre distintos tipos de conversión de formatos.

Alternativamente, puede tener cuatro tareas que utilicen la misma entrada pero requieran diferentes filtros, con la salida de los resultados en carpetas separadas dentro del mismo archivo PST . En Aid4Mail, las cuatro tareas pueden ejecutarse simultáneamente, y sin supervisión, mientras usted trabaja en otra cosa. Puede ver un ejemplo de ello en la siguiente captura de pantalla.

Sesiones simultáneas en las que se gestionan diferentes búsquedas a partir de un archivo de origen y diferentes resultados.
Sesiones simultáneas en las que se gestionan diferentes búsquedas a partir de un archivo de origen y diferentes resultados.

Integridad de los datos

La integridad y la conservación de los datos son elementos esenciales de la investigación judicial. Sin ellas, corre el riesgo de comprometer su caso debido a la pérdida de pruebas. Los archivos de gran tamaño mbox y los archivos de Outlook PST suelen contener datos corruptos, y algunos programas cliente de correo electrónico empeoran la situación al desviarse de los estándares de formato de formas no documentadas. Incluso el correo electrónico totalmente intacto es vulnerable a la pérdida de datos durante la recogida, la conversión de formato y el almacenamiento de destino.

Aid4Mail se distingue de otros programas de eDiscovery por su capacidad para mantener la integridad de los datos. Se basa en 25 años de procesamiento de correo electrónico, mucho más que otras herramientas de recopilación de correo electrónico del mercado. Aid4Mail no sólo evita la pérdida de datos durante el procesamiento, sino que normalmente puede reparar la corrupción de datos preexistente y trabajar con implementaciones de formatos de archivo no estándar.

Aid4Mailpara reparar la corrupción de datos preexistente no sólo previene la pérdida, sino que también garantiza que las pruebas cruciales puedan recuperarse y utilizarse en contextos legales. Esta funcionalidad es especialmente valiosa cuando se trabaja con datos heredados o cuando se trata de garantizar el cumplimiento de obligaciones legales en las que la integridad y la exhaustividad de las pruebas son primordiales.

Siga leyendo para saber cómo Aid4Mail preserva la integridad de los datos.

Nombres y estructura de las carpetas

Conservar las estructuras y los nombres de las carpetas durante la recogida de correo ayuda a distinguir rápidamente entre mensajes de correo electrónico como Enviados, Borradores, Borrados, Spam y Recibidos. También revela cómo los custodios agruparon y organizaron su correo entrante. De este modo, resulta más fácil examinar extensas colecciones de correo electrónico y encontrar pistas sobre los mensajes más significativos.

Aid4Mail le permite incluir o excluir carpetas durante el proceso de adquisición. Esto puede acelerar significativamente la recopilación de correo electrónico, especialmente si puede excluir carpetas grandes con contenido innecesario. Sin embargo, el filtrado de carpetas sólo funciona de forma fiable cuando se basa en una representación precisa de la cuenta de origen. Aid4Mail proporciona esto.

La pantalla de selección de carpetas.
La pantalla de selección de carpetas.

Aid4Mail destaca por preservar la integridad de los datos con respecto a la estructura de carpetas de correo electrónico. Destaca especialmente entre otras soluciones cuando maneja archivos Google Takeout , exportaciones Google Vault , almacenes Maildir y buzones locales Thunderbird . Esto se debe a que Aid4Mail entiende las implementaciones únicas de estos formatos y es capaz de trabajar con (o alrededor de) ellos.

Archivos adjuntos y contenidos incrustados

Durante la recogida de correos electrónicos, determinados formatos de almacenamiento presentan un mayor riesgo de pérdida de datos de archivos adjuntos y contenidos incrustados. Esto afecta a los formatos que no almacenan o entregan correos electrónicos en formato nativo. MIME Por ejemplo, los archivos Apple Mail EMLX , los correos electrónicos Thunderbird y RFC 1521 con archivos adjuntos separados, y los correos electrónicos adquiridos a través de Microsoft Outlook.

De nuevo, Aid4Mail entiende las implementaciones únicas de todos estos formatos. A diferencia de muchas herramientas de adquisición de correo electrónico, los maneja correctamente y recupera sus archivos adjuntos (siempre que no hayan sido movidos o eliminados).

Metadatos de cabecera

Si se procesan incorrectamente, determinados formatos y protocolos de correo electrónico son susceptibles de perder los metadatos de cabecera. Esto ocurre al recopilar mensajes a través del protocolo MAPI de Outlook o al acceder a los archivos MSG, OST y PST a través de DLL de terceros.

Hemos visto resultados de herramientas de recopilación de eDiscovery que perdían información importante, entre otras cosas:

  • Direcciones de correo electrónico
  • Zona horaria del remitente
  • Dirección IP
  • Información de retransmisión del servidor
  • Original Message-ID
  • Índice

Este nivel de pérdida de datos es potencialmente desastroso cuando se realizan búsquedas de correo electrónico de eDiscovery. Puede evitar fácilmente estos graves problemas utilizando Aid4Mail.

Información sobre el estado del correo electrónico

La información sobre el estado del correo electrónico le informa sobre las acciones realizadas en un mensaje recibido. Por ejemplo, si se ha leído, respondido o reenviado. También indica el estado de un mensaje saliente, si todavía es un borrador, no enviado o enviado. Los correos electrónicos también pueden marcarse (o marcarse con una estrella), y marcarse como doblemente borrados. Se trata de información crucial, ya que proporciona información valiosa sobre el ciclo de vida y las interacciones asociadas a un correo electrónico.

Algunas herramientas de adquisición de correo electrónico no recogen en absoluto la información sobre el estado del correo electrónico, o sólo la recogen parcialmente. Aid4Mail destaca de nuevo por conservar estos importantes datos, tanto si los correos electrónicos se obtienen de cuentas basadas en la nube como de almacenes locales como los archivos Google Takeout, OST y PST .

Errores de formato

Existen muchos programas cliente de correo electrónico y sistemas basados en la nube para enviar mensajes. Por desgracia, algunos no respetan plenamente los estándares o contienen fallos que producen errores en el formato del correo electrónico.

Nos hemos encontrado con un número considerable de estos errores de formato durante nuestros muchos años de creación de soluciones de correo electrónico, incluso de empresas como Microsoft y Google. El resultado de nuestra amplia experiencia es que Aid4Mail puede corregir muchos de estos errores, garantizando que los correos electrónicos y sus metadatos se rendericen sin pérdida de datos.

Mejorar los resultados jurídicos a través de la tecnología

Gracias a las avanzadas tecnologías de análisis sintáctico y conversión de correo electrónico de Aid4Mail, los equipos jurídicos pueden garantizar el mantenimiento de la integridad de los datos de los correos electrónicos desde su recopilación hasta su presentación ante los tribunales. Esto incluye la conservación del formato y los metadatos originales de cada correo electrónico, esenciales para establecer la autenticidad y el contexto de las pruebas. Aid4Mail actúa, por tanto, como puente entre los ámbitos técnico y jurídico, proporcionando una transición fluida de los datos de correo electrónico al proceso de revisión jurídica y litigio.

Informes de progreso y errores

Aid4Mail proporciona información detallada sobre el progreso e informes de errores para garantizar una experiencia sin problemas. Puedes seguir el progreso de tu tarea mediante indicaciones en tiempo real tanto de la cantidad de datos procesados como del tiempo estimado hasta su finalización. Tienes acceso a un informe de progreso detallado y, cuando es necesario, a un registro de errores. El software muestra varios contadores que indican cuántas carpetas y correos electrónicos se han recopilado, excluido por sus criterios de filtrado y fallado debido a errores.

Información de progreso en tiempo real.
Información de progreso en tiempo real.

 

Búsqueda y filtrado de palabras clave

Recopilar los datos apropiados y encontrar información específica e incriminatoria es crucial. Afortunadamente, las funciones de búsqueda y filtrado de correo electrónico de Aid4Mailson insuperables.

Además del filtrado básico de carpetas disponible en todas las ediciones, Aid4Mail Investigator y Aid4Mail Enterprise añada la búsqueda de contenido de correo electrónico, incluidos archivos adjuntos e incrustados. Las funciones van desde el filtrado básico de fechas y palabras clave hasta la compatibilidad con consultas de búsqueda complejas con construcciones booleanas, comodines, expresiones regulares, stemming multilingüe, etc.

Aid4Mailpermiten a los equipos jurídicos identificar rápidamente la información pertinente, reduciendo drásticamente el tiempo de obtención de pruebas. Esto no solo agiliza el proceso de descubrimiento, sino que también mejora la capacidad del equipo jurídico para cumplir los ajustados plazos de descubrimiento y responder de forma proactiva a los litigios y las consultas normativas, optimizando los resultados jurídicos.

Filtrado nativo previo a la adquisición

Al acceder a archivos de PST , Gmail, Microsoft 365 (antes Office 365), MS Exchange o cuentas de IMAP , puede utilizar la búsqueda nativa previa a la adquisición de Aid4Mailpara limitar el alcance de los correos electrónicos recopilados. Esto funciona filtrando el correo directamente en el servidor antes de descargarlo, o filtrando los índices internos en el caso de los archivos PST .

Limitando el intervalo de fechas e incluyendo palabras clave y propiedades de mensaje específicas en su filtro, puede evitar por completo la descarga de correos electrónicos innecesarios. Esto acelerará significativamente la recopilación y obtendrá una mayor proporción de correos electrónicos receptivos.

Ajustes para el filtrado nativo.
Ajustes para el filtrado nativo.

Minimizar el volumen de correos electrónicos recuperados de cuentas en la nube tiene una ventaja clave: reduce la probabilidad de estrangulamiento de datos por parte del proveedor de servicios. La estrangulación puede ralentizar considerablemente la entrega de correo electrónico o limitar las descargas diarias. Sin embargo, se puede mitigar eficazmente utilizando el filtro nativo de preadquisición de Aid4Mail, evitando estas frustraciones.

⚠ Ten cuidado con las herramientas de correo electrónico que tienen un límite de búsqueda no revelado, que puede afectar significativamente a tus resultados. Por ejemplo, un popular recolector de correo electrónico que probamos no podía recuperar más de 500 correos electrónicos de una cuenta de Gmail . El software alcanzó este límite sin previo aviso, ¡y cientos de correos electrónicos desaparecieron de la colección! Esto no sucede con Aid4Mail.

Sintaxis y funciones de búsqueda

Aid4Mail no se basa en índices de concordancia para sus capacidades de búsqueda y filtrado. En su lugar, utiliza un motor de búsqueda rápido y directo que opera sobre los correos electrónicos en cuanto se recopilan. La sintaxis de búsqueda es fácil de aprender, similar a la de Gmail y Microsoft 365.

Las consultas de búsqueda pueden incluir:

  • Búsquedas por campos (búsqueda en partes específicas de cada correo electrónico, incluidos archivos adjuntos y metadatos de archivos)
  • Construcciones booleanas (AND, OR, NOT, etc.)
  • Comparisons operators (>, <, =, <>)
  • Operadores de búsqueda por proximidad (como los operadores AROUND de Google y NEAR de Microsoft, entre otros)
  • Deduplicación
  • Comodines y expresiones regulares
  • Multilingüe de la raíz (hasta 24 idiomas) y tokenización

Aid4Mail ofrecen características únicas que ni siquiera Google y Microsoft pueden igualar. Por ejemplo:

  • Filtre los correos electrónicos no personales (correo masivo, listas de distribución, etc.) con un solo operador.
  • Filtre los correos electrónicos por día de la semana u hora del día de envío.
  • Encuentre dos términos de búsqueda dentro de la misma frase o párrafo en lugar de decidir arbitrariamente cuántas palabras los separan.
  • Utilice listas de búsqueda de palabras clave que pueden incluir miles de criterios simples o complejos.
Ajustes de filtrado de elementos con una consulta de búsqueda compleja.
Ajustes de filtrado de elementos con una consulta de búsqueda compleja.

Metadatos y archivos adjuntos

Los datos de respuesta no siempre están presentes en el cuerpo del mensaje de un correo electrónico. A veces, pueden encontrarse en otras partes, como el encabezado, los archivos adjuntos o incrustados (por ejemplo, PDF, imágenes y vídeos). O incluso en metadatos asociados a estos archivos. Por lo tanto, el examen de estos elementos puede proporcionar información valiosa y ayudar a llevar a cabo proyectos eficaces de eDiscovery.

Aid4Mail proporciona operadores de búsqueda por campos, que actúan sobre los metadatos de la cabecera del correo electrónico, como el remitente, los destinatarios, la fecha, etc. Los operadores exclusivos permiten buscar correos electrónicos enviados en determinados días de la semana u horas del día. Por ejemplo, puede encontrar todos los correos electrónicos enviados durante la hora de comer en días laborables.

Una consulta de búsqueda para encontrar correos electrónicos enviados dentro de un periodo de tiempo específico.
Una consulta de búsqueda para encontrar correos electrónicos enviados dentro de una hora específica del día.

La información sobre el estado del correo electrónico es un metadato valioso que rara vez se aprovecha durante las investigaciones porque muchas herramientas de eDiscovery no lo admiten. Aid4Mail sí lo hace y ofrece un operador de búsqueda específico para la información de estado. Utilícelo para excluir los correos electrónicos no leídos o, por ejemplo, para recopilar únicamente los correos marcados.

Una consulta de búsqueda para encontrar correos electrónicos leídos y marcados/desmarcados.
Una consulta de búsqueda para encontrar correos electrónicos leídos y marcados/desmarcados.

Aid4Mail puede buscar recursivamente en el contenido de los archivos adjuntos y sus metadatos. Esto significa que puede profundizar continuamente en una estructura anidada de archivos adjuntos para encontrar términos de búsqueda.

Por ejemplo, si:

  1. Un correo electrónico tiene un archivo adjunto que es otro mensaje de correo electrónico
  2. El correo electrónico adjunto tiene su propio archivo adjunto, un archivo ZIP
  3. Dentro del ZIP hay un archivo PDF
  4. La dirección PDF contiene el texto buscado

Aid4Mail ¡encontrará el texto buscado!

Del mismo modo, si:

  1. Un correo electrónico contiene un archivo ZIP adjunto
  2. Dentro del ZIP hay otro correo electrónico
  3. Este segundo correo contiene un archivo TAR adjunto
  4. El archivo TAR contiene una imagen
  5. Los metadatos de la imagen contienen el texto buscado

De nuevo, Aid4Mail lo encontrará.

Filtrado con Python

Aid4Mailpermite personalizar completamente los filtros y añadir nuevas funciones.

He aquí algunos ejemplos:

  • Integre funciones de reconocimiento óptico de caracteres en su búsqueda o escanee imágenes en busca de desnudos.
  • Realice análisis de sentimientos en el contenido del correo electrónico para calibrar el tono emocional o la intención de las comunicaciones.
  • Aplicar la detección de idiomas para ayudar en las investigaciones que impliquen comunicación multilingüe.
  • Utilice las bibliotecas de geolocalización de IP para rastrear las ubicaciones físicas asociadas a las direcciones IP, en las cabeceras de correo electrónico, para determinar las ubicaciones de los remitentes.
  • Identifique y cruce los perfiles de las redes sociales mencionados en los correos electrónicos, para vincular las identidades de correo electrónico con los personajes en línea.

Conversión de correo electrónico y extracción de datos precisas

Se ha dedicado mucho tiempo y esfuerzo a hacer de Aid4Mail una de las herramientas de conversión de correo electrónico más versátiles y precisas que existen. Su analizador de correo electrónico de gama alta puede convertir mensajes, sus contenidos y metadatos en una variedad de formatos para su revisión y análisis con otras herramientas.

Integridad y conservación de datos

Durante la fase de adquisición, revisión o producción, un recopilador de correo electrónico profesional suele tener que convertir el correo electrónico de un formato a otro. Si no se realiza correctamente, puede producirse una pérdida significativa de datos. Algunas conversiones de formato son más propensas a ello que otras, en particular las conversiones entre archivos Outlook (PST, OST y MSG) y formatos MIME (mbox y EML).

La pérdida de datos puede afectar a varios aspectos de los datos del correo electrónico. Pueden faltar por completo los siguientes:

  • Imágenes incrustadas y archivos adjuntos
  • Cabecera SMTP del correo electrónico original y valor Message-ID
  • Direcciones de correo electrónico del remitente o destinatario
  • Información sobre el estado de los mensajes (no leídos, leídos, respondidos, etc.)

Otras partes del correo electrónico pueden estar presentes pero convertidas incorrectamente:

  • Nombres de carpetas
  • Fechas, especialmente husos horarios

La pérdida de datos es a veces inevitable debido a la constante evolución y complejidad de los sistemas y formatos de correo. Sin embargo, puede mitigarse utilizando una herramienta de detección de correo electrónico especializada y actualizada como Aid4Mail.

Aid4Mailcuenta con más de 25 años de experiencia y se actualiza regularmente para responder a los cambios en los productos con los que interactúa. En las conversiones entre los formatos MIME y Outlook, Aid4Mail supera a la mayoría de sus competidores. Es una de las pocas herramientas que puede convertir archivos nativos de Apple Mail (EMLX) sin pérdida de datos, así como correos electrónicos de Thunderbird y RFC 1521 con archivos adjuntos "separados".

Sabemos cómo preservar la integridad de los datos, ¡así es como hemos forjado nuestra reputación!

Opción de copia de seguridad del correo electrónico

A veces, la conversión de formato falla debido a problemas con la API de destino (normalmente con MAPI o IMAP). Cuando esto ocurre, es esencial tener una copia de seguridad del correo electrónico de origen para su conservación.

Aid4Mail almacena las copias de seguridad del correo electrónico localmente en una estructura de carpetas que refleja la cuenta de origen. Los correos electrónicos recopilados a través de Outlook, o de los archivos PST y OST , se guardan como archivos MSG . Los correos electrónicos de otros formatos se copian como archivos EML .

Quitar el sobre de diario

Las organizaciones utilizan el registro en diario del correo electrónico para crear y mantener un registro seguro y a prueba de manipulaciones de todas las comunicaciones por correo electrónico. Lo hacen para cumplir los requisitos legales y de conformidad, así como para la conservación de datos y la recuperación ante desastres.

Un correo electrónico registrado comprende:

  1. El sobre del diario, que contiene:
    1. Una cabecera con metadatos esenciales como las direcciones del remitente y el destinatario, marcas de tiempo e información de transporte.
    2. Un cuerpo con el informe del diario que suele incluir las direcciones del remitente y del destinatario (incluidos los destinatarios CCO y de la lista de distribución) y el valor original de Message-ID.
  2. Un archivo adjunto que contiene el mensaje de correo electrónico original completo e inalterado.

En una investigación, los mensajes registrados presentan varios retos. Por ejemplo:

  • Dependiendo del programa cliente de correo electrónico, el mensaje original se muestra como un archivo adjunto, por lo que sólo se puede acceder a él después de extraerlo.
  • Cuando se utilizan búsquedas por campos en los metadatos del encabezado, puede perderse información importante que sólo está disponible en el encabezado original del correo electrónico o en el informe de la revista.

Aid4Mail resuelve estos problemas con dos características únicas:

  1. Retire el sobre de diario durante la recogida.
  2. Conserve los metadatos esenciales añadiendo el remitente y todas las direcciones de los destinatarios del informe del diario al encabezamiento original del correo electrónico.
Aid4Mailpara eliminar el sobre de diario.
Aid4Mailpara eliminar el sobre de diario.

Formatos de revisión e ingestión

Aid4Mail puede convertir correos electrónicos a formatos utilizados habitualmente en proyectos de eDiscovery. Entre ellos se incluyen PST, PDF, CSV, EML, y mbox, así como formatos más inusuales como HTML, XML y texto sin formato. Los archivos PST , utilizados con frecuencia para la ingestión en una plataforma de eDiscovery, o para su revisión en Outlook, son con mucho el formato más popular.

Los correos electrónicos se convierten a menudo en archivos PDF , un formato práctico para presentar pruebas ante un tribunal o compartir con otras personas. Aid4Mail ofrece el estándar PDF , así como variantes, entre ellas PDF/A. Puedes insertar el sello Bates en las páginas PDF , incrustar archivos adjuntos en su formato nativo, proteger los archivos con contraseña, etc.

Captura de pantalla de una página PDF creada por Aid4Mail que muestra un mensaje de correo electrónico.
Captura de pantalla de una página PDF creada por Aid4Mail que muestra un mensaje de correo electrónico.

Al convertir los correos electrónicos a HTML, puedes verlos en cualquier navegador web, renderizados como en una aplicación de correo. Los archivos adjuntos se almacenan por separado en su formato nativo, en relación con el archivo HTML, y son accesibles desde un enlace en el mensaje de correo electrónico. Incluso puedes personalizar los datos HTML para adaptarlos a tus necesidades.

Aid4Mail incluye un práctico visor de correo electrónico HTML. Muestra una lista de todos los correos electrónicos disponibles, así como el contenido del elemento seleccionado. Puede filtrar los correos electrónicos por carpeta o por palabras clave en los campos de fecha, asunto, remitente y destinatario.

Puede cargar la salida HTML en un sitio web y compartir el enlace a la página del visor con otras personas. De este modo, tu audiencia podrá acceder a mensajes fielmente renderizados y a los archivos adjuntos en su formato nativo. No olvides escanear todos los archivos con un antivirus antes de subirlos.

Captura de pantalla de una ventana del navegador que muestra el visor de correo electrónico HTML creado por Aid4Mail.
Captura de pantalla de una ventana del navegador que muestra el visor de correo electrónico HTML creado por Aid4Mail.

Extracción de datos

Para realizar análisis de metadatos y archivos adjuntos en su investigación, necesitará extraer datos relevantes de los correos electrónicos. Aid4Mail ofrece flexibilidad y control total sobre este proceso. Su analizador de correo electrónico de gama alta puede extraer de forma fiable:

  • Archivos adjuntos habituales en el correo electrónico
  • Contenido de mensaje incrustado (como imágenes insertadas)
  • El mensaje en formato de texto plano
  • Metadatos de mensajes disponibles
  • Identificadores únicos de correo electrónico, incluidos PR_ENTRYID y EDRM MIH valores

Aid4Maille permite elegir exactamente los datos que desea extraer.

El editor de configuración para seleccionar los metadatos que se guardarán en el archivo delimitado de destino.
El editor de configuración para seleccionar los metadatos que se guardarán en el archivo delimitado de destino.

Los archivos adjuntos extraídos y los contenidos incrustados se guardan en sus formatos nativos. Los metadatos y el texto de los mensajes se guardan en archivos CSV (valores separados por comas), compatibles con bases de datos o con Microsoft Excel, o como archivos TSV (valores separados por tabulaciones).

Facilidad de uso y accesibilidad

Aid4Mail ofrece una interfaz amigable para realizar conversiones rápidamente. Y, a diferencia de muchas otras herramientas de software de descubrimiento legal, Aid4Mail es compatible con pantallas de alta resolución y ofrece funciones de accesibilidad. También encontrarás muchos recursos que te ayudarán en tus tareas de procesamiento de correo electrónico.

Obtenga ayuda cuando la necesite

Somos conocidos por nuestro servicio de atención al cliente. Todas las ediciones de Aid4Mail vienen con:

  • Ayuda contextual con una descripción de cada ajuste. Pulse F1 en Aid4Mail para abrirla en el lugar adecuado.
  • Un completo manual de usuario, disponible en PDF y en formato Windows Help (CHM) para su uso sin conexión.
  • Una amplia selección de Artículos de la base de conocimientos.
  • Un chatbot de inteligencia artificial en nuestro sitio web que puede responder a la mayoría de las preguntas técnicas en cuestión de segundos.
  • Acceso a nuestro galardonado servicio de asistenciaque suele responder a las preguntas en pocas horas.

Accesibilidad

Aid4Mail incluye funciones de accesibilidad para ofrecer una experiencia más integradora y fácil de usar a un amplio espectro de usuarios. Esto incluye a las personas con discapacidad y a cualquiera que considere beneficiosas estas funciones.

El modo de alto contraste y el zoom de la interfaz de usuario ayudan a los usuarios con problemas visuales. Las personas con discapacidades cognitivas o problemas de movilidad pueden navegar por la interfaz con un teclado o dictando en lugar de con un ratón. Los lectores de pantalla, como Windows Narrator, también son compatibles.

Aid4Mailen modo de alto contraste.
Aid4Mailen modo de alto contraste.

Aid4Mail frente a otras herramientas de Ediscovery

Aid4Mail se especializa en correos electrónicos y sus archivos adjuntos y puede recopilar y encontrar correos que otras herramientas de eDiscovery no encuentran, por lo que es líder del sector en este ámbito. Debido a esta especialización, el flujo de trabajo de Aid4Maildifiere de soluciones tradicionales como OpenText Encase, Exterro FTK y Magnet Axiom. Al centrarse en sus tareas principales, la recopilación, el filtrado y la conversión de correos electrónicos requieren una fracción del tiempo que necesitan otras herramientas de eDiscovery.

He aquí por qué:

  • Una vez configurado, Aid4Mail puede funcionar sin intervención del usuario. No hay ninguna fase de revisión manual que interrumpa el flujo de trabajo racionalizado.
  • Aid4Mailpuede reducir significativamente el volumen de datos descargados de cuentas de IMAP y servidores de correo como Microsoft Exchange, Office 365 y Gmail.
  • Al no haber ninguna etapa de revisión entre la recogida y la conversión del correo electrónico, Aid4Mail no necesita crear índices de búsqueda. Esto ahorra mucho tiempo y recursos del sistema.

Como resultado, puede procesar terabytes de datos de correo electrónico, sin supervisión de principio a fin, de forma rápida y precisa. Y, a diferencia de las soluciones de eDiscovery alojadas como Relativity, Everlaw y LogikCull, todo el proceso se realiza in situ, por lo que no incurre en gastos de terceros por el volumen de datos recopilados y procesados. Esto reduce significativamente los costes.

Si necesita examinar una pequeña colección de correos electrónicos, Aid4Mail le ofrece cómodos formatos de búsqueda, que le permitirán revisar con la aplicación óptima para la salida elegida:archivosPST en Microsoft Outlook, archivos Mbox en Mozilla Thunderbird, archivosPDF en Adobe Reader, archivos HTML en su navegador, archivos CSV en Microsoft Excel y archivos de texto sin formato en un editor de texto.

Si no puede reducir su colección de correo electrónico a un tamaño adecuado, considere la posibilidad de transferir los resultados de Aid4Maila una plataforma completa de eDiscovery como Relativity, Encase, Axiom, etc. Aid4Mail es un complemento excelente para dichas herramientas, gracias a su rápida recopilación de correo electrónico, su filtrado nativo previo a la adquisición y sus funciones de búsqueda avanzada.

¿Por qué elegir Aid4Mail?

Fookes Software lleva desarrollando software desde 1989. Nuestra primera herramienta de correo electrónico se lanzó en 1999, seguida de Aid4Mail en 2005. Contamos con más de dos décadas de experiencia en el tratamiento de datos de correo electrónico, más que ningún otro proveedor de herramientas de recopilación de correo electrónico.

Todas las funciones básicas de Aid4Mail se desarrollan internamente. Como resultado, usted se beneficia de características clave que están estrechamente integradas y optimizadas para la velocidad. Tenemos el control absoluto de nuestro código, incluidos componentes importantes como el análisis sintáctico y la conversión del correo electrónico, el motor de filtrado y su sintaxis de búsqueda, el acceso MAPI a las cuentas de Outlook e incluso el protocolo IMAP utilizado para conectar con servicios como Yahoo! Mail y AOL.

Importantes clientes de todo el mundo confían en nuestro software, y el número sigue creciendo. Entre ellos figuran:

  • Gobierno de EE.UU. y organismos encargados de hacer cumplir la ley
  • Los mejores bufetes
  • Bibliotecas nacionales
  • Universidades de prestigio
  • Grandes bancos
  • ONG internacionales
  • La mitad de las 50 empresas de Fortune

Funciones exclusivas que faltan en otras herramientas de eDiscovery

Aid4Mail tiene una serie de características que no encontrará en las herramientas de la competencia o que, si existen, están peor implementadas. Éstas se presentan aquí, ordenadas por ediciones de Aid4Mail . (Para una comparación detallada de las características entre las tres ediciones de Aid4Mail , consulte nuestra tabla comparativa de características deAid4Mail 5 en formato PDF ).

1. Aid4Mail Converter

Aid4Mail Productos competidores
Motor de recogida y conversión de correo electrónico de alta velocidad más lento y menos preciso
Procesamiento incremental nativo muy rápido
Procese los buzones de Apple Mail en formato nativo
Restaurar la estructura de carpetas de Google Takeout
Extrae de forma fiable correos electrónicos de archivos corruptos de mbox
Recuperar y conservar la información de estado del correo electrónico en absoluto o parcialmente
Eliminar el sobre de registro conservando sus metadatos
Reorganice y agrupe los correos electrónicos por remitente, destinatario, fecha, etc.
Autenticación a distancia de las cuentas de los depositarios no común

2. Aid4Mail Investigator

Todas las características únicas de Aid4Mail Converter , más:

Aid4Mail Productos competidores
Búsqueda nativa previa a la adquisición con cuentas basadas en la nube y archivos PST no común, resultados limitados
Búsqueda en todos los formatos de correo mediante una sintaxis compatible con Gmail y Microsoft 365
Encontrar dos términos de búsqueda en el ámbito de una frase o párrafo
Filtrar los correos electrónicos según el día de la semana o la hora del día
Excluir correos electrónicos no personales (correo masivo, listas de correo, etc.)
Reorganizar colecciones de correo electrónico mixtas por propietario de cuenta individual

3. Aid4Mail Enterprise

Todas las características únicas de Aid4Mail Investigator , más:

Aid4Mail Productos competidores
Recoger el correo de las exportaciones nativas Google Vault, Mimecast, y Proofpoint
Interfaz de línea de comandos para la automatización y la perfecta integración con otras herramientas. muy limitado
Opciones de licencia para uso sin conexión, máquinas virtuales (VM), servidores e instalaciones de llaves USB. menos flexible

Aplicaciones prácticas en eDiscovery

Aid4Mailes una herramienta inestimable para los profesionales del derecho que participan en litigios civiles, cumplimiento de normativas y solicitudes FOIA. Diseñada para ser eficaz y precisa, ofrece ventajas tangibles en situaciones jurídicas reales. A continuación, exploramos algunas de las aplicaciones prácticas de Aid4Mail, que ilustran cómo revoluciona la forma en que los equipos jurídicos abordan el descubrimiento electrónico.

Racionalización de los litigios civiles

En los litigios civiles, la capacidad de examinar con rapidez y precisión grandes cantidades de datos de correo electrónico puede influir significativamente en el resultado de un caso. Aid4Mail facilita esta tarea ofreciendo a los abogados litigantes y a los bufetes de abogados una potente plataforma para la recopilación y el análisis de eDiscovery. Al aprovechar la amplia compatibilidad de formatos y las funciones de búsqueda avanzada de Aid4Mail, los equipos jurídicos pueden identificar de forma eficaz las comunicaciones relevantes, incluso dentro de extensos conjuntos de datos. Esto no sólo acelera la fase de descubrimiento, sino que también mejora la estrategia global al garantizar que no se pasen por alto ni se omitan pruebas fundamentales.

Agilizar el cumplimiento de la FOIA y las respuestas

Aid4Mail simplifica significativamente la gestión de las solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA) para entidades del sector público y organizaciones regidas por leyes de información pública. Sus capacidades avanzadas de búsqueda y extracción permiten una identificación rápida y precisa de las comunicaciones pertinentes, facilitando su cumplimiento. Este proceso racionalizado no sólo mejora la transparencia y la rendición de cuentas, sino que también garantiza la protección de la información sensible, en consonancia con las obligaciones legales de confidencialidad e integridad de los datos. Aid4MailLa adaptabilidad de la solución a diversos formatos de correo electrónico garantiza una cobertura completa, lo que la convierte en una herramienta indispensable para la gestión eficaz de las solicitudes FOIA.

eDiscovery para pequeños bufetes

Los pequeños bufetes de abogados, a menudo limitados por los recursos, pueden beneficiarse especialmente de la eficacia y la facilidad de uso de Aid4Mail. Aid4Mail allana el terreno de juego, permitiendo a los equipos más pequeños llevar a cabo tareas complejas de eDiscovery sin necesidad de un amplio soporte informático. Su función de procesamiento incremental es una gran ayuda para los casos en curso, ya que permite a las pequeñas empresas mantenerse al día con el mínimo esfuerzo. Al reducir el tiempo y los costes asociados al eDiscovery, Aid4Mail permite a los pequeños bufetes competir con mayor eficacia, incluso en casos contra adversarios de mayor tamaño.

Corporate Counsel eDiscovery Management

Los asesores jurídicos encargados de gestionar el eDiscovery para investigaciones internas o litigios se enfrentan a retos únicos. Aid4MailLas capacidades de Office 365 para gestionar el eDiscovery, junto con su compatibilidad con otros sistemas de correo electrónico corporativo, agilizan el proceso de recopilación y revisión de datos internos. Al permitir una búsqueda y un análisis eficaces de los datos de correo electrónico, Aid4Mail facilita a los asesores jurídicos la gestión proactiva de los riesgos legales y garantiza el cumplimiento de la normativa. Esto protege a la organización de posibles riesgos legales.

Gestión de las investigaciones internas

Aid4Mail facilita las investigaciones internas proporcionando funciones de búsqueda exhaustivas. Esto permite a los equipos jurídicos de las empresas y a los departamentos de recursos humanos localizar y revisar rápidamente los correos electrónicos relacionados con quejas internas, denuncias de mala conducta o infracciones de las políticas. Aid4MailLa capacidad de la empresa para gestionar grandes cantidades de datos en varios formatos de correo electrónico garantiza investigaciones exhaustivas al tiempo que mantiene la privacidad y la integridad de los datos.

Due Diligence de fusiones y adquisiciones (M&A)

Durante las actividades de fusión y adquisición, la diligencia debida requiere un examen meticuloso de las comunicaciones electrónicas para identificar posibles problemas legales, financieros o normativos. Aid4Mail puede agilizar este proceso procesando y filtrando eficazmente grandes conjuntos de datos de correo electrónico, lo que permite a los equipos jurídicos y financieros centrarse en la información relevante y tomar decisiones fundamentadas con mayor rapidez.

Protección de la propiedad intelectual (PI) y apoyo en litigios

Aid4Mail ayuda en los esfuerzos de protección de la propiedad intelectual y en los litigios al permitir búsquedas precisas de correos electrónicos. Especialmente en aquellos que contienen conversaciones sobre información patentada, invenciones o secretos comerciales. Esta capacidad es inestimable para identificar divulgaciones no autorizadas y reunir pruebas para casos de litigios de PI, ayudando a las organizaciones a salvaguardar sus valiosos activos.

Auditoría de conformidad

Las organizaciones que se enfrentan a estrictos requisitos normativos pueden utilizar Aid4Mail para garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos del sector. Al permitir búsquedas específicas de términos, fechas o contenidos relacionados con el cumplimiento, Aid4Mail ayuda a los responsables de cumplimiento a revisar eficazmente las comunicaciones por correo electrónico y preparar informes. Estas tareas son esenciales para garantizar el cumplimiento de los marcos legales y normativos.

Recuperación tras catástrofes y migración de correo electrónico

Aid4Mail apoya los esfuerzos de recuperación en caso de catástrofe permitiendo a las organizaciones recuperar y convertir datos de correo electrónico de sistemas dañados u obsoletos. También facilita las migraciones de correo electrónico entre distintas plataformas o a servicios en la nube, garantizando que las comunicaciones críticas se conserven y sigan siendo accesibles.

Investigaciones contra el blanqueo de capitales (AML)

Las instituciones financieras pueden utilizar Aid4Mail para agilizar el proceso de revisión de vastos conjuntos de datos de correo electrónico para el cumplimiento de la normativa AML. Mediante una búsqueda eficiente en las comunicaciones, las instituciones pueden identificar actividades sospechosas, como patrones de transacciones inusuales o comunicaciones con entidades de alto riesgo. En última instancia, esto facilita una respuesta más rápida a las posibles infracciones de la normativa contra el blanqueo de capitales.

Cumplimiento fiscal y apoyo a las auditorías

Aid4Mail puede agilizar el proceso de cribar grandes volúmenes de datos de correo electrónico para identificar incumplimientos de la legislación fiscal. Permite a los auditores buscar eficazmente términos, transacciones y correspondencia específicos relacionados con declaraciones de impuestos, exenciones solicitadas y otra información pertinente. El fácil acceso a los datos pertinentes permite realizar auditorías e investigaciones más exhaustivas.

Investigación del fraude y la evasión

Las agencias tributarias pueden emplear Aid4Mail para detectar e investigar casos de fraude y evasión fiscal. Analizando las comunicaciones por correo electrónico en busca de pruebas de ingresos no declarados, deducciones falsas u otras actividades fraudulentas, los investigadores pueden reunir las pruebas necesarias para emprender acciones legales contra los infractores.

 

En cada uno de estos escenarios, Aid4Mail destaca como una herramienta de eDiscovery versátil y potente que se adapta a las necesidades específicas de sus usuarios. Tanto si se emplea para navegar por los entresijos de los litigios civiles, gestionar el cumplimiento normativo y las solicitudes FOIA, o permitir a los pequeños bufetes de abogados gestionar eficientemente las tareas de eDiscovery, Aid4Mail ofrece ventajas tangibles que mejoran la eficacia y la eficiencia de los procesos legales. Sus aplicaciones prácticas en eDiscovery no sólo demuestran su versatilidad, sino que también subrayan el valor de Aid4Mailcomo activo indispensable para la profesión jurídica.

Opciones de licencia flexibles

Aid4Mail le permiten procesar un número ilimitado de cuentas de correo y archivos, independientemente de su origen. Puede adquirir una licencia de un año, o de tres años a un precio reducido. En cualquiera de los dos casos, se beneficiará de actualizaciones de software gratuitas y de nuestro galardonado servicio de atención al cliente durante el periodo de validez de la licencia.

Si no está preparado para comprometerse con una licencia completa, ofrecemos una licencia de bajo coste de dos semanas Aid4Mail Converter como alternativa a nuestra prueba gratuita.

Al adquirir una licencia, recibirá un código de activación que le permitirá empezar a utilizar Aid4Mail en cuestión de minutos tras el pago. Tras la activación, se desactiva el modo de prueba y la licencia queda vinculada a su ordenador y a su cuenta de acceso a Windows . Para más detalles, consulte el CLUF de Aid4Mail .

Si necesita ejecutar Aid4Mail en un ordenador sin acceso a Internet, póngase en contacto con nosotros para obtener un código de activación sin conexión. Esta opción es gratuita, pero menos flexible que la activación en línea.

También es posible ejecutar Aid4Mail en un entorno virtual. El precio viene determinado por el número de usuarios simultáneos más el número total de usuarios e instalaciones. Póngase en contacto con nosotros para solicitar un presupuesto.

Si está listo para comprar una licencia de Aid4Mail , visite nuestra página Comprar ahora para obtener información sobre precios, una descripción general de cada edición y enlaces a nuestra tienda en línea.

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¿Está preparado para transformar sus proyectos de eDiscovery? Pruebe Aid4Mail hoy mismo.

Entre en una nueva era del eDiscovery con Aid4Mail. Al descargar la versión de prueba gratuita, no sólo está probando otra herramienta, sino que está desbloqueando un conjunto de capacidades que revolucionarán su enfoque de las investigaciones de correo electrónico:

  • Experimente una velocidad inigualable: Sea testigo de primera mano de lo rápido que puede cribar enormes volúmenes de correos electrónicos, convirtiendo semanas de trabajo en sólo días.
  • Explore diversos formatos y servicios: Pruebe la versatilidad de la herramienta en varios formatos y servicios de correo electrónico, asegurándose de que está equipado para cualquier escenario de investigación.
  • Evalúe las funciones de integridad de datos: Vea cómo Aid4Mail preserva meticulosamente cada detalle de sus pruebas de correo electrónico, manteniendo su admisibilidad en contextos legales.
  • Evalúe la búsqueda avanzada y el filtrado previo a la adquisición: Agilice su descubrimiento con las precisas herramientas de búsqueda de Aid4Mail. Filtre y encuentre rápidamente los correos electrónicos relevantes, ahorrando tiempo y mejorando el enfoque del caso.
  • Disfrute de una funcionalidad fácil de usar: Experimente la facilidad de navegación de la interfaz de Aid4Mail, haciendo que las complejas tareas de eDiscovery sean más sencillas y eficientes.

Únase a las filas de los profesionales que han elevado sus capacidades de eDiscovery con Aid4Mail. Haga clic en el siguiente enlace, descargue la versión de prueba gratuita y empiece a experimentar hoy mismo el futuro del descubrimiento del correo electrónico.

 

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No deje que se le escapen pruebas cruciales. Aid4Mail está aquí para garantizar que nunca se le escapen.

Testimonios de clientes

Aid4Mail supera nuestras expectativas en cuanto a la velocidad a la que puede convertir datos. Puede convertir grandes cantidades de datos en un abrir y cerrar de ojos. Yo diría que es al menos el doble de rápido que el resto de nuestras herramientas.
Jon Hanna, Director de ESI - Advanced Discovery (EE.UU.)
Acabo de utilizar Aid4Mail para hacer una colección de O365 y crear un PST. Escribo para dar las GRACIAS porque Aid4Mail funcionó como un campeón. Estoy agradecido de tener su producto en mi caja de herramientas. Sigan trabajando así de bien.
Craig Ball, abogado de Texas y tecnólogo forense (EE.UU.)
A menudo recomiendo a mis clientes que utilicen Aid4Mail para ayudarles en la conversión, búsqueda y exportación de correos electrónicos con el fin de ayudarles en sus estrategias de contención de costes de eDiscovery. Aid4Mail ofrece una flexibilidad impresionante a la hora de manejar los innumerables formatos de correo electrónico que se encuentran en los ordenadores modernos, y es una de mis herramientas imprescindibles.
Richard D Lutkus - Socio - Seyfarth Shaw LLp (Reino Unido)
Trabajo para un bufete de abogados y hemos utilizado su producto para convertir un archivo de MBOX a PST. Este software ha funcionado de maravilla, incluso ha corregido la corrupción que existía cuando intentamos hacerlo manualmente o con otro software. Muchas gracias.
Gregory Kerr, Lubin Olson & Niewiadomski LLP (EE.UU.)

Aid4Mail Valorado con 5 estrellas en SourceForge

Un usuario de Aid4Mail escribió en SourceForge. "Soy un asistente legal de litigios y un usuario satisfecho de este producto (varias versiones) durante aproximadamente 15 años. A lo largo de los años he descubierto que este programa me ahorra mucho tiempo, tanto a mí como a los abogados con los que trabajo." Lea más opiniones de usuarios aquí: Haga clic para leer más opiniones de usuarios.

Glosario

Interfaz de programación de aplicaciones (API)

Método de comunicación entre dos programas informáticos. El uso de la API de un servicio de correo para acceder a los datos suele ofrecer ventajas sobre el uso de protocolos más generales como IMAP. Por ejemplo, acceso a metadatos adicionales, filtrado nativo y reducción de las limitaciones de ancho de banda. Las API relacionadas con el correo electrónico que utiliza Aid4Mail incluyen MAPI, Microsoft Graph API , y las API de Google.

Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM)

Marco que establece normas para la recuperación y el descubrimiento de datos digitales. El modelo EDRM se utiliza para guiar el proceso de tratamiento de datos electrónicos durante los procedimientos judiciales, incluyendo fases como la identificación, preservación, recopilación, procesamiento, revisión, análisis, producción y presentación de pruebas digitales. Es ampliamente adoptado por profesionales jurídicos y de TI para garantizar un enfoque claro y eficaz de los procesos de eDiscovery.

Hash de identificación de mensajes EDRM (MIH)

Un método estandarizado para identificar correos electrónicos duplicados en varios conjuntos de datos de cualquier plataforma de proveedor que lo admita. El MIH es un valor hash MD5 generado a partir del campo de metadatos Message-ID del correo electrónico. Ofrece un método universal para reconocer correos electrónicos idénticos, lo que permite a los equipos jurídicos y de investigación gestionar, revisar y deduplicar eficazmente las colecciones de correos electrónicos. Esta solución permite la detección de duplicados entre plataformas sin necesidad de volver a procesar los datos, lo que supone un importante ahorro de tiempo y recursos. El MIH de EDRM está pensado para complementar los métodos de deduplicación existentes específicos de cada proveedor, sirviendo como herramienta adicional para una gestión más eficaz del correo electrónico en las fases de descubrimiento, divulgación e investigación.

Información almacenada electrónicamente (ESI)

Cualquier dato o información creada, almacenada o utilizada en formato digital. La ESI abarca una amplia gama de tipos de datos, incluidos correos electrónicos, documentos, presentaciones, bases de datos, archivos de audio y vídeo, contenido de redes sociales y registros electrónicos almacenados en dispositivos digitales como ordenadores, teléfonos inteligentes y servidores.

Email Mensaje-ID

Una cadena única de caracteres en la cabecera del correo electrónico, que identifica un mensaje en el contexto de una conversación o hilo de correo electrónico en particular. El Message-ID es asignado por un sistema de correo electrónico cuando se crea un mensaje, y se utiliza para rastrear, referenciar y relacionar correos electrónicos individuales. Esto ayuda a gestionar los hilos de mensajes y evitar la duplicación. En eDiscovery y el análisis del correo electrónico, el Message-ID puede ser crucial para rastrear el origen y la trayectoria de un correo electrónico.

Encabezado SMTP del correo electrónico

Metadatos de un mensaje de correo electrónico que contienen información detallada sobre el enrutamiento. La cabecera SMTP se genera automáticamente y se sitúa antes del cuerpo del mensaje de correo electrónico. Aunque no hay límite a lo que puede añadirse, los elementos clave incluyen las direcciones del remitente y el destinatario, marcas de tiempo que marcan la ruta del correo electrónico a través de múltiples servidores e identificadores únicos para cada servidor. Los proveedores de servicios de correo electrónico utilizan la cabecera SMTP para autenticar al remitente y asignar correctamente el correo entrante. En eDiscovery, la cabecera SMTP es un recurso esencial para rastrear el origen y la ruta de un correo electrónico, y comprender el comportamiento en red de la comunicación por correo electrónico.

Información sobre el estado del correo electrónico

Metadatos asociados a un correo electrónico que indican las acciones realizadas sobre él. Para el correo entrante, esto incluye si el correo electrónico ha sido leído, respondido o reenviado. Para los mensajes salientes, indica si un correo electrónico es un borrador, y si se ha enviado o no. Además, todos los correos pueden marcarse con una bandera, una estrella o un doble borrado.

Formato de archivo de imagen intercambiable (EXIF)

Norma para almacenar información como metadatos en archivos de imagen. Los metadatos EXIF se utilizan habitualmente en cámaras digitales y teléfonos inteligentes, y suelen incluir el modelo de cámara, los ajustes de captura (velocidad de obturación, apertura, ISO, etc.) y la fecha, hora y ubicación de la imagen (coordenadas GPS). Son útiles para organizar y catalogar imágenes, y pueden ser cruciales en eDiscovery para verificar la autenticidad y el origen de las pruebas fotográficas.

Operador de búsqueda en campo

Comando utilizado para limitar los resultados de la búsqueda a un campo o atributo específico de un correo electrónico o documento. Permite buscar un elemento como el remitente, el destinatario, el asunto, la fecha u otro campo de metadatos.

Protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP)

Protocolo estándar de Internet (RFC 3501) compatible con la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico que permite acceder directamente al correo de un servidor remoto. IMAP permite que varias aplicaciones accedan a la misma cuenta de correo, incluso desde distintos dispositivos. Esta característica es la principal razón por la que IMAP suele preferirse a POP, un protocolo más antiguo que requiere que el correo se descargue en el dispositivo.

Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI)

Una API para acceder a Microsoft Outlook y Exchange. Aid4Mail utiliza MAPI para leer y escribir en los perfiles de Outlook, y en los archivos PST/MSG cuando la opción "Procesar con Outlook" está activada.

Extensiones polivalentes de correo de Internet (MIME)

Norma de Internet para mensajes de correo electrónico que admite tanto datos como metadatos, conjuntos de caracteres no ASCII, múltiples fuentes, contenido no textual y múltiples archivos adjuntos de diversos tipos. Es una extensión del Protocolo Simple de Transporte de Correo (SMTP) original.

PR_ENTRYID

Propiedad utilizada en Microsoft Outlook y Exchange para identificar de forma única varios tipos de objetos dentro del sistema de mensajería, como correos electrónicos, eventos de calendario, contactos, etc. Es un valor binario que actúa como una clave única, permitiendo que cada elemento sea recuperado, movido o manipulado dentro del sistema. Este identificador es crucial para los desarrolladores y administradores que trabajan con las API de Outlook y Exchange, o con secuencias de comandos, ya que permite un acceso y control precisos sobre los objetos de mensajería individuales dentro del almacén.

Datos sensibles

Datos que son pertinentes para los asuntos del caso (en un contexto jurídico) y cumplen los criterios especificados en una solicitud de descubrimiento. Pueden presentarse en diversas formas, como correos electrónicos, documentos, imágenes u otra información almacenada electrónicamente (ESI).

RFC 1521

Parte inicial de la norma MIME que define la compatibilidad con conjuntos de caracteres no ASCII, fuentes múltiples y contenido no textual. Nos referimos a esta norma cuando hablamos de determinados tipos de archivos adjuntos basados en el formato de subtipo Mensaje/Cuerpo externo que admite Aid4Mail .

Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP)

Protocolo estándar para la transmisión de correo electrónico. Los servidores de correo utilizan SMTP tanto para enviar como para recibir mensajes de correo electrónico. Los programas cliente de correo electrónico normalmente sólo utilizan SMTP para enviar mensajes (al servidor de correo para su retransmisión), utilizando IMAP o POP para recuperarlos. SMTP se creó en los años 80 y desde entonces se ha modificado y ampliado en múltiples ocasiones. La versión comúnmente utilizada hoy en día es extensible, con extensiones para autenticación, encriptación, transferencia de datos binarios y direcciones de correo electrónico internacionalizadas.

Stemming

El proceso de reducir las palabras a su forma básica o raíz. Por ejemplo, las palabras "running", "runs" y "ran" provienen de la raíz de la palabra "run". Esta técnica se utiliza en los algoritmos de búsqueda para mejorar su eficacia, ya que permite emparejar variantes de palabras con una raíz común. El stemming mejora la capacidad de los motores de búsqueda o las herramientas de análisis de texto para encontrar resultados relevantes cuando no se conoce la forma exacta de una palabra.

Tokenización

El proceso de dividir una cadena de texto en unidades más pequeñas, o tokens, normalmente palabras o frases. La tokenización ayuda a identificar los elementos clave de un texto. Es fundamental en el análisis de textos y en los algoritmos de búsqueda, donde el texto tokenizado se utiliza para procesamientos posteriores como la indexación o la evaluación de consultas de búsqueda.

Máquina virtual (VM)

La virtualización de un sistema informático que proporciona la funcionalidad de un ordenador físico y su sistema operativo. Con suficiente potencia de cálculo, varias máquinas virtuales pueden funcionar independientemente unas de otras en el mismo hardware subyacente.

Acerca de Fookes Software

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Llevamos más de 25 años desarrollando herramientas y software de productividad galardonados. También contamos con más de 20 años de experiencia en el campo del procesamiento y análisis de correo electrónico.

Entre nuestros clientes se encuentran empresas de la lista Fortune 500, agencias gubernamentales, bufetes de abogados, universidades y profesionales especializados en e-discovery y análisis forense de todo el mundo.

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