Software leader per l'eDiscovery delle e-mail per i professionisti legali
Aid4Mail - Uno strumento di eDiscovery veloce, affidabile e facile da usare per raccogliere, cercare ed esportare le e-mail. Scaricate subito la vostra prova gratuita!
I professionisti dell'eDiscovery si trovano ad affrontare la sfida di gestire grandi quantità di dati di posta elettronica. Gli strumenti tradizionali spesso non sono all'altezza, rendendo il processo di discovery lento e meno efficace. La mancanza di prove cruciali può fare la differenza tra la soluzione di un caso e un vicolo cieco.
Immaginate di dedicare settimane all'individuazione delle e-mail, per poi accorgervi che il vostro software ha perso informazioni fondamentali. La gestione di più formati di e-mail e di più fornitori di servizi aumenta la complessità, mettendo a rischio l'integrità dei dati e rallentando i progressi. La frustrazione può essere opprimente e rendere il vostro lavoro cruciale ancora più impegnativo.
Ecco Aid4Mail, uno strumento di facile utilizzo progettato appositamente per affrontare queste sfide. È veloce: elabora i dati fino a 10 volte più rapidamente dei suoi concorrenti. Questa velocità trasforma settimane di lavoro in pochi giorni, senza sacrificare l'accuratezza o la completezza.
Aid4MailIl supporto completo dei formati e dei servizi di posta elettronica, tra cui PST, OST e webmail, semplifica il processo di ricerca legale. La sua versatilità garantisce che i team legali possano raccogliere ed elaborare in modo efficiente le prove provenienti da diverse fonti, allo stesso tempo. Ciò è fondamentale nella gestione di casi con complesse tracce di comunicazione digitale e supporta direttamente i professionisti legali nella costruzione di strategie processuali approfondite e difendibili.
L'integrità dei dati è il cuore di Aid4Mail. Conserva le strutture delle cartelle, gli allegati e i metadati esattamente come sono. In questo modo si garantisce che le prove elettroniche siano valide dal punto di vista forense e aderiscano ai principi dell'EDRM (Electronic Discovery Reference Model). Aid4MailLa capacità di preservare lo stato originale delle prove elettroniche è fondamentale anche per sostenere i principi del Regolamento Federale di Procedura Civile (FRCP) e di altri standard legali. Questo è ciò che rende Aid4Mail uno strumento indispensabile per il supporto alle controversie e la verifica della conformità.
Aid4MailLe opzioni di filtraggio avanzate, potenziate dalle ricerche booleane, facilitano un processo decisionale preciso nelle controversie, consentendo ai team legali di isolare rapidamente le prove rilevanti da vasti insiemi di dati. Questa capacità migliora l'efficienza dei processi di revisione, consentendo un'allocazione più strategica delle risorse e argomentazioni legali più informate, con un impatto positivo sui risultati dei casi.
Provate voi stessi l'impatto di Aid4Mailsull'eDiscovery. Scaricate la versione di prova gratuita e scoprite come trasforma il vostro lavoro. Con Aid4Mail non sceglierete solo uno strumento, ma eleverete le vostre capacità investigative a nuovi livelli.
Non siete ancora convinti? Continuate a leggere per una descrizione approfondita delle numerose funzionalità uniche di Aid4Mail. L'articolo è lungo, ma non è necessario leggerlo tutto. Utilizzate il menu fluttuante dell'indice sulla destra (o sotto, se siete su un telefono) per passare a una sezione di vostro interesse.
- Uno strumento specializzato per l'individuazione delle e-mail
- Un veloce raccoglitore di e-mail per l'eDiscovery
- Ricerca e filtraggio delle parole chiave
- Conversione accurata delle e-mail
- Facilità d'uso e accessibilità
- Aid4Mail rispetto ad altri strumenti
- Perché scegliere Aid4Mail
- Applicazioni pratiche nell'eDiscovery
- Opzioni di licenza flessibili
- Provate oggi stesso Aid4Mail !
- Testimonianze dei clienti
- Glossario
Perché avete bisogno di uno strumento specializzato per l'individuazione delle e-mail
Nell'ambiente digitale di oggi, la posta elettronica non è solo uno strumento di comunicazione, ma un archivio critico di informazioni aziendali, legali e personali. Poiché il volume delle comunicazioni digitali continua a crescere in modo esponenziale, la necessità di strumenti specializzati per l'individuazione delle e-mail diventa sempre più evidente. Ecco altri motivi per cui uno strumento avanzato come Aid4Mail è indispensabile per una ricerca efficiente ed efficace delle e-mail:
Rispondere alle esigenze dei professionisti dell'eDiscovery
Aid4Mail semplifica il processo di eDiscovery fornendo opzioni di filtraggio avanzate che consentono ai professionisti legali di individuare con precisione i dati rilevanti. Questa raccolta mirata di dati è fondamentale per gestire i grandi volumi di informazioni tipici delle cause legali, per garantire che i team di revisione si concentrino sui dati pertinenti e per ottimizzare l'efficienza e l'efficacia della revisione. Inoltre, il supporto di Aid4Mailper un'ampia gamma di formati e piattaforme di posta elettronica garantisce una raccolta completa dei dati, fondamentale per l'accuratezza delle indagini legali e dei controlli di conformità.
Volume e complessità senza precedenti
L'enorme volume di e-mail generate quotidianamente rappresenta una sfida significativa per l'eDiscovery. I metodi tradizionali e i software generici non sono in grado di gestire le complessità e le dimensioni dei moderni archivi di posta elettronica. Strumenti specializzati come Aid4Mail sono progettati per elaborare e analizzare in modo efficiente grandi insiemi di dati, garantendo che nessuna informazione critica venga trascurata.
Diversi formati e piattaforme
Il panorama digitale odierno è caratterizzato da una pletora di servizi e formati di posta elettronica, che vanno dalle piattaforme basate sul cloud come Microsoft 365 e Google Workspace ai client locali come Outlook e Thunderbird. Uno strumento specializzato nell'individuazione delle e-mail offre un'ampia compatibilità, consentendo la raccolta e l'analisi dei dati in ambienti diversi senza la necessità di utilizzare più strumenti o conversioni manuali.
Requisiti legali e di conformità
La posta in gioco nei contesti legali e di conformità è alta, con requisiti rigorosi di integrità e autenticità dei dati. Aid4MailLa funzionalità di 's è stata progettata con l'obiettivo di garantire la conformità legale. Ciò garantisce che tutti gli aspetti dei dati di posta elettronica, dai metadati agli stati dei messaggi, siano conservati in conformità con i severi requisiti degli standard legali, come l'FRCP. Questa attenzione ai dettagli garantisce che le prove raccolte non solo siano affidabili, ma anche pienamente conformi ai requisiti per la scoperta di controversie, audit e indagini.
Efficienza e gestione del tempo
Il tempo è spesso un fattore critico nell'eDiscovery, soprattutto nelle controversie legali e nelle verifiche di conformità. Gli strumenti specializzati semplificano il processo di discovery, offrendo funzioni come la ricerca per parole chiave, il filtraggio e l'elaborazione incrementale per identificare rapidamente le informazioni rilevanti. Questo non solo accelera il processo di revisione, ma riduce anche in modo significativo il tempo e le risorse necessarie per l'eDiscovery.
Sicurezza e privacy dei dati
La gestione di informazioni sensibili richiede il rispetto di rigorosi standard di sicurezza e privacy. Gli strumenti specializzati per l'individuazione delle e-mail offrono solide funzioni di sicurezza, tra cui protocolli di accesso sicuro e crittografia, per proteggere l'integrità e la riservatezza dei dati durante il processo di individuazione. Ciò è particolarmente importante quando si tratta di informazioni personali e di dati aziendali proprietari.
Aid4MailLe solide misure di sicurezza, tra cui la crittografia end-to-end e i protocolli di accesso sicuro, sono progettate per proteggere i dati sensibili da accessi non autorizzati e violazioni. Queste caratteristiche non solo garantiscono la conformità alle leggi sulla privacy come il GDPR e l'HIPAA, ma salvaguardano anche la riservatezza delle informazioni sensibili durante il processo di eDiscovery, un aspetto fondamentale per gli studi legali e i dipartimenti legali aziendali.
Efficacia dei costi
La complessità dell'eDiscovery può comportare costi significativi, soprattutto quando si ha a che fare con grandi volumi di dati e molteplici fonti di dati. Uno strumento specializzato come Aid4Mail riduce la necessità di servizi esterni e minimizza le ore spese per l'elaborazione manuale dei dati, offrendo una soluzione più conveniente per le organizzazioni di tutte le dimensioni.
Adattabilità e protezione dal futuro
Il panorama della comunicazione digitale è in continua evoluzione, con nuove piattaforme e formati che emergono regolarmente. Investire in uno strumento specializzato per l'individuazione delle e-mail garantisce l'adattabilità ai cambiamenti futuri, con aggiornamenti e supporto continui per adattarsi alle nuove tecnologie e alle sfide dell'eDiscovery.
In conclusione, la necessità di uno strumento specializzato nell'individuazione delle e-mail, come Aid4Mail , è evidente di fronte alle moderne sfide della comunicazione digitale. Grazie all'efficienza, all'ampia compatibilità, all'affidabilità legale e all'economicità, questi strumenti sono essenziali per qualsiasi organizzazione o professionista coinvolto nell'eDiscovery. Che si tratti di contenzioso, conformità o governance aziendale, lo strumento giusto può trasformare la complessità della ricerca delle e-mail in un processo snello e gestibile.
Un raccoglitore di e-mail completo
Un raccoglitore di e-mail professionale deve supportare un'ampia gamma di formati di file e di fornitori di servizi. Deve anche essere ottimizzato per la velocità, in modo da gestire in modo efficiente grandi volumi di dati in un tempo ragionevole. Inoltre, deve fare tutto il possibile per preservare l'integrità dei dati durante il processo di raccolta e segnalare i problemi che si verificano.
Aid4MailL'ottimizzazione della velocità risponde direttamente all'esigenza di raccolta tempestiva dei dati nell'eDiscovery, consentendo ai team legali di elaborare rapidamente terabyte di dati e-mail. Questa capacità è essenziale per rispettare le scadenze critiche che si incontrano nei casi di contenzioso e di conformità normativa, garantendo che non si perda tempo prezioso nelle fasi preliminari della ricerca.
Aid4Mail Nei test condotti con i file locali, è stato da 6 a 10 volte più veloce dei suoi concorrenti. Ad esempio, una raccolta di e-mail che richiedeva una settimana per essere completata con una soluzione concorrente, con Aid4Mailrichiedeva solo un giorno, con un notevole risparmio di tempo!
Con Aid4Mail avete il controllo completo dei vostri dati e tutta l'elaborazione viene eseguita in sede. Questo è più sicuro perché evita di condividere dati sensibili con fornitori di servizi terzi. Inoltre, può ridurre significativamente i costi, evitando commissioni aggiuntive basate sul volume dei dati elaborati.
Supporto per la maggior parte dei formati e dei servizi e-mail
Archiviazione locale delle e-mail
Sono supportati i seguenti formati di file:
- PST, OST, e MSG da Microsoft Outlook
- OLM da Outlook per Mac
- Mbox da Mozilla Thunderbird, Google Takeout, ecc.
- EML utilizzati per memorizzare un singolo messaggio di posta elettronica
- Maildir in formato nativo da un IMAP server
- Apple Mail (EMLX) in formato nativo
Aid4Mail può elaborare i file PST con o senza Outlook. È notevolmente più veloce con Outlook ed è possibile ridurre ulteriormente il tempo di elaborazione utilizzando il filtro nativo. Integra anche un parser avanzato per le e-mail che può estrarre con precisione le e-mail dai file mbox danneggiati. Questo è essenziale a causa della prevalenza di danni in questi tipi di file.
Si noti che alcuni prodotti concorrenti dichiarano di supportare i file EMLX da Apple Mail. I nostri test hanno rilevato che tali affermazioni sono fuorvianti e comportano una significativa perdita di dati. Siamo certi che Aid4Mail sia l'unico strumento di raccolta eDiscovery in grado di estrarre accuratamente i messaggi Apple Mail con tutti i loro contenuti e metadati.
Microsoft Outlook e Exchange
Aid4Mail offre diversi metodi per raccogliere i messaggi di posta elettronica dagli account Microsoft di Outlook ed Exchange. È possibile accedere all'account tramite un profilo di Outlook (utilizzando MAPI), il protocollo IMAP o l'API Graph di Microsoft. Ogni metodo offre un filtro nativo prima dell'acquisizione, che può accelerare notevolmente la raccolta delle e-mail.
Per raccogliere la posta dagli archivi di Exchange Online e dalle cartelle pubbliche e condivise, è necessario utilizzare un profilo di Outlook.
Fornitori di servizi di webmail
Raccogliere le e-mail da tutti i fornitori di servizi di webmail che supportano il protocollo IMAP . Questi includono Microsoft 365 (ex Outlook 365), Gmail, Yahoo! Mail, AOL, ecc. Aid4Mail può anche accedere agli account Gmail attraverso le API di Google. Per tutti questi account è disponibile un rapido filtraggio nativo pre-acquisizione.
Aid4Mail supporta il protocollo di login OAuth2, consentendo un accesso sicuro all'account webmail dell'utente (o del custode).
Autenticazione remota
La raccolta delle e-mail dagli account basati su cloud dei vostri custodi è resa più semplice da Aid4Mail Remote Authenticator, un'utility stand-alone gratuita che può essere scaricata ed eseguita senza installazione. Consente al proprietario dell'account di concedere a Aid4Mail un accesso sicuro e temporaneo al proprio servizio di posta elettronica o all'account IMAP , senza fornire le credenziali di accesso complete e senza disporre di una copia di Aid4Mail.
Formati d'archivio
Aid4Mail può estrarre la posta dai seguenti formati di archiviazione:
- Google Takeout
- Google Vault esportazioni (file zippati MBOX )
- Mimecast esportazioni (file zippati EML SJF o EJF )
- Proofpoint esportazioni (file zippati EML protetti da password)
Si noti che per elaborare le esportazioni di Mimecast e Proofpoint è necessaria l'edizione Enterprise di Aid4Mail .
Elaborazione incrementale (acquisizione differenziale)
Gli errori di elaborazione riguardano in genere:
- Timeout del server, sovraccarichi o limiti di larghezza di banda
- Perdita di connessione a Internet
- Spazio libero su disco insufficiente sull'unità di destinazione, ecc.
È qui che l'elaborazione incrementale (acquisizione differenziale) viene in soccorso. Aid4Mail identifica le e-mail aggiunte dopo (o mancate durante) l'ultimo ciclo ed elabora solo quelle. In altre parole, consente di riprendere da dove si era interrotto, senza dover ricominciare da capo.
Aid4Mail offre l'elaborazione incrementale per tutti i formati di e-mail supportati e la esegue in modo nativo, lato server, durante la raccolta da servizi cloud come Microsoft 365, Gmail e Yahoo! Mail.
Questa capacità è solitamente assente in altri strumenti. Si tratta di un notevole risparmio di tempo perché Aid4Mail è in grado di determinare se ha già elaborato un'e-mail prima di scaricarla. Di conseguenza, la ripresa di un'acquisizione interrotta è molto veloce e riduce il rischio di raggiungere i temuti limiti di banda del servizio.
Costruito per la velocità
Elaborazione dei file locali
Aid4Mail è altamente ottimizzato per la velocità, senza sacrificare l'affidabilità o la precisione. Quando elabora i file delle caselle di posta locali, è in grado di analizzare, raccogliere e convertire le e-mail fino a 10 volte più velocemente rispetto agli strumenti di raccolta e-mail della concorrenza: un notevole risparmio di tempo!
Abbiamo condotto i test di velocità utilizzando un laptop ASUS standard (modello 2022 con processore AMD Ryzen 9 5900HX e unità SSD interna). I nostri test hanno incluso la conversione della raccolta di e-mail di John Podesta, un file di 5 GB contenente 50.887 e-mail, disponibile pubblicamente.
Nel nostro primo test, Aid4Mail ha convertito le e-mail di Podesta da mbox a Outlook PST in 2 minuti e 59 secondi. Si tratta di una velocità di 284 e-mail al secondo!
Nel secondo test, Aid4Mail ha convertito gli stessi dati da PST a mbox in 8 minuti e 10 secondi, con una velocità di 103 e-mail al secondo. Le prestazioni più lente in questo secondo test sono dovute a un'elaborazione aggiuntiva per preservare i metadati e migliorare l'accuratezza della conversione. Ciononostante, Aid4Mail è stato più veloce degli strumenti concorrenti. Con un computer di fascia alta si possono ottenere risultati ancora migliori.
Si noti che è possibile scaricare gratuitamente il file Podesta mbox da Internet. Utilizzatelo per testare il vostro attuale strumento di eDiscovery e confrontarne le prestazioni con Aid4Mail. Saremo lieti di fornirvi un link per il download se non riuscite a trovarlo. Basta contattarci con la vostra richiesta.
Conti remoti
Aid4Mail è ottimizzato per gli account di posta elettronica basati su cloud e offre due funzioni che consentono di risparmiare tempo, spesso assenti in altri strumenti. Entrambe comportano l'elaborazione nativa delle e-mail sul lato server e sono descritte nelle sezioni seguenti:
Grazie a queste funzionalità, Aid4Mail può raccogliere le e-mail fino a 100 volte più velocemente rispetto agli strumenti che ne sono privi.
Elaborazione concorrente
Con Aid4Mail Investigator e Aid4Mail Enterpriseè possibile eseguire più attività di elaborazione contemporaneamente, sfruttando appieno l'hardware del computer e risparmiando tempo. Si consideri uno scenario in cui è necessario raccogliere le caselle di posta elettronica di diversi dipendenti sotto indagine, o uno in cui è necessario raccogliere più formati di origine da un singolo custode.
Ad esempio, potrebbe essere necessario raccogliere i dati dall'account Microsoft 365 di un custode, dall'account Gmail , dai file Thunderbird locali e dai file EML archiviati e combinarli nello stesso batch di file PST di destinazione. Con Aid4Mail, è possibile impostare il progetto in anticipo e lasciarlo eseguire durante la notte, in modo da non perdere tempo.
In alternativa, si possono avere quattro task che utilizzano lo stesso input ma richiedono filtri diversi, con i risultati in cartelle separate all'interno dello stesso file PST . In Aid4Mail, tutti e quattro i task possono essere eseguiti contemporaneamente e senza sorveglianza, mentre si lavora ad altro. Un esempio di ciò è riportato nella schermata seguente.
Integrità dei dati
L'integrità e la conservazione dei dati sono elementi essenziali della ricerca legale. Senza di esse, si rischia di compromettere il caso a causa della perdita di prove. I file mbox di grandi dimensioni e i file Outlook PST spesso contengono dati danneggiati e alcuni programmi client di posta elettronica peggiorano la situazione deviando dagli standard di formato in modi non documentati. Anche le e-mail completamente intatte sono vulnerabili alla perdita di dati durante la raccolta, la conversione del formato e l'archiviazione.
Aid4Mail si distingue dagli altri software di eDiscovery per la sua capacità di mantenere l'integrità dei dati. Si basa su 25 anni di elaborazione delle e-mail, un periodo significativamente più lungo rispetto ad altri strumenti di raccolta delle e-mail presenti sul mercato. Non solo Aid4Mail evita la perdita di dati durante l'elaborazione, ma di solito è in grado di riparare danni preesistenti ai dati e di lavorare su implementazioni di formati di file non standard.
Aid4MailLe funzionalità avanzate di riparazione dei dati danneggiati preesistenti non solo prevengono le perdite, ma garantiscono anche che le prove cruciali siano recuperabili e utilizzabili in contesti legali. Questa funzionalità è particolarmente preziosa quando si ha a che fare con dati legacy o quando si deve garantire la conformità con gli obblighi di scoperta legale, dove l'integrità e la completezza delle prove sono fondamentali.
Continuate a leggere per scoprire come Aid4Mail sia in grado di preservare l'integrità dei dati.
Nomi e struttura delle cartelle
La conservazione delle strutture e dei nomi delle cartelle durante la raccolta della posta aiuta a distinguere rapidamente tra messaggi di posta elettronica come Inviati, Bozze, Eliminati, Spam e Ricevuti. Inoltre, rivela come i custodi hanno raggruppato e organizzato la posta in arrivo. In questo modo è più facile setacciare ampie raccolte di e-mail e trovare indizi sui messaggi più significativi.
Aid4Mail consente di includere o escludere le cartelle durante il processo di acquisizione. Ciò può accelerare notevolmente la raccolta delle e-mail, soprattutto se si possono escludere cartelle di grandi dimensioni con contenuti non necessari. Tuttavia, il filtro delle cartelle funziona in modo affidabile solo se si basa su una rappresentazione accurata dell'account di origine. Aid4Mail lo fornisce.
Aid4Mail eccelle nel preservare l'integrità dei dati rispetto alla struttura delle cartelle di posta elettronica. Si distingue in particolare tra le altre soluzioni per la gestione dei file Google Takeout , delle esportazioni Google Vault , dei depositi Maildir e delle caselle di posta locali Thunderbird . Questo perché Aid4Mail comprende le implementazioni uniche di questi formati ed è in grado di lavorare con (o intorno a) essi.
Allegati e contenuti incorporati
Durante la raccolta delle e-mail, alcuni formati di archiviazione presentano un rischio maggiore di perdita dei dati degli allegati e dei contenuti incorporati. Questo riguarda i formati che non memorizzano o consegnano le email in formato nativo, come ad esempio i file MIME nativo; ad esempio, i file Apple Mail EMLX , le e-mail Thunderbird e RFC 1521 con allegati staccati e le e-mail acquisite tramite Microsoft Outlook.
Anche in questo caso, Aid4Mail comprende le implementazioni uniche di tutti questi formati. A differenza di molti strumenti di acquisizione delle e-mail, li gestisce correttamente e recupera i loro allegati (a condizione che non siano stati spostati o eliminati).
Metadati dell'intestazione
Se elaborati in modo non corretto, specifici formati e protocolli di posta elettronica sono soggetti alla perdita dei metadati dell'intestazione. Ciò si verifica quando si raccolgono messaggi tramite il protocollo MAPI di Outlook o si accede ai file MSG, OST e PST tramite DLL di terze parti.
Abbiamo visto risultati di strumenti di raccolta eDiscovery che hanno perso informazioni importanti, tra cui:
- Indirizzi e-mail
- Fuso orario del mittente
- Indirizzo IP
- Informazioni sul relay del server
- ID messaggio originale
- Indice delle discussioni
Questo livello di perdita di dati è potenzialmente disastroso quando si eseguono ricerche di e-mail di eDiscovery. È possibile evitare facilmente questi gravi problemi utilizzando Aid4Mail.
Informazioni sullo stato dell'e-mail
Le informazioni sullo stato delle e-mail indicano le azioni intraprese per un messaggio ricevuto. Ad esempio, se è stato letto, risposto o inoltrato. Indica anche lo stato di un messaggio in uscita, se è ancora una bozza, se non è stato inviato o se è stato spedito. I messaggi possono anche essere contrassegnati (o asteriscati) e segnati come doppiamente eliminati. Si tratta di informazioni cruciali che forniscono indicazioni preziose sul ciclo di vita e sulle interazioni associate a un'e-mail.
Alcuni strumenti di acquisizione delle e-mail non raccolgono affatto le informazioni sullo stato delle e-mail o le raccolgono solo parzialmente. Aid4Mail si distingue ancora una volta per la conservazione di questi dati importanti, sia che le e-mail siano ottenute da account basati su cloud o da archivi locali come i file Google Takeout, OST e PST .
Errori di formato
Esistono molti programmi client di posta elettronica e sistemi basati su cloud per l'invio di messaggi. Purtroppo, alcuni non rispettano pienamente gli standard, oppure contengono bug che producono errori nel formato delle e-mail.
Abbiamo incontrato un numero considerevole di questi errori di formato durante i nostri molti anni di creazione di soluzioni di posta elettronica, anche da parte di aziende come Microsoft e Google. Grazie alla nostra vasta esperienza, Aid4Mail è in grado di correggere molti di questi errori, garantendo il rendering delle e-mail e dei loro metadati senza perdita di dati.
Migliorare i risultati legali attraverso la tecnologia
Sfruttando le tecnologie avanzate di parsing e conversione delle e-mail di Aid4Mail, i team legali possono garantire che l'integrità dei dati delle e-mail sia mantenuta dalla raccolta alla presentazione in tribunale. Ciò include la conservazione della formattazione e dei metadati originali di ogni e-mail, essenziali per stabilire l'autenticità e il contesto delle prove. Aid4Mail funge quindi da ponte tra il settore tecnico e quello legale, fornendo una transizione senza soluzione di continuità per i dati delle e-mail nel processo di revisione legale e di contenzioso.
Segnalazione dei progressi e degli errori
Aid4Mail fornisce informazioni dettagliate sull'avanzamento e sulla segnalazione degli errori per garantire un'esperienza senza problemi. È possibile seguire l'avanzamento dell'attività attraverso indicazioni in tempo reale della quantità di dati elaborati e del tempo stimato per il completamento. È possibile accedere a un rapporto dettagliato sullo stato di avanzamento e, se necessario, a un registro degli errori. Il software visualizza vari contatori che indicano il numero di cartelle e di e-mail raccolte, escluse in base ai criteri di filtraggio e non riuscite a causa di errori.
Ricerca e filtraggio delle parole chiave
Raccogliere i dati appropriati e trovare informazioni specifiche e incriminanti è fondamentale. Fortunatamente, le funzioni di ricerca e filtro delle e-mail di Aid4Mailnon sono seconde a nessuno.
Oltre al filtraggio di base delle cartelle, disponibile in tutte le edizioni, Aid4Mail Investigator e Aid4Mail Enterprise aggiungere la ricerca dei contenuti delle e-mail, compresi gli allegati e i file incorporati. Le funzioni vanno dal filtro di base per date e parole chiave al supporto di query di ricerca complesse con costrutti booleani, caratteri jolly, espressioni regolari, stemming multilingue e altro ancora.
Aid4MailL'elaborazione efficiente e le funzionalità avanzate di filtraggio consentono ai team legali di identificare rapidamente le informazioni pertinenti, riducendo drasticamente il tempo necessario per ottenere le prove. Questo non solo snellisce il processo di ricerca, ma migliora anche la capacità del team legale di rispettare le scadenze più strette e di rispondere in modo proattivo alle controversie e alle richieste normative, ottimizzando i risultati legali.
Filtraggio preacquisizione nativo
Quando si accede ai file PST , agli account Gmail, Microsoft 365 (ex Office 365), MS Exchange o IMAP , è possibile utilizzare la ricerca nativa pre-acquisizione di Aid4Mailper limitare la portata delle e-mail raccolte. Questo funziona filtrando la posta direttamente sul server prima del download o filtrando gli indici interni nel caso dei file PST .
Restringendo l'intervallo di date e includendo parole chiave specifiche e proprietà del messaggio nel filtro, è possibile evitare di scaricare del tutto le e-mail non necessarie. In questo modo si velocizzerà notevolmente la raccolta e si otterrà un rapporto più elevato di email rispondenti.
Ridurre al minimo il volume di e-mail recuperate dagli account cloud ha un vantaggio fondamentale: riduce la probabilità di strozzatura dei dati da parte del fornitore di servizi. Il throttling può rallentare significativamente la consegna delle e-mail o limitare i download giornalieri. Tuttavia, può essere efficacemente mitigato utilizzando il filtro nativo di pre-acquisizione di Aid4Mail, aggirando tali frustrazioni.
Attenzione agli strumenti per la raccolta delle e-mail che hanno un limite di ricerca non dichiarato, che può influenzare in modo significativo i risultati. Ad esempio, un popolare raccoglitore di e-mail che abbiamo testato non riusciva a recuperare più di 500 e-mail da un account Gmail . Il software ha raggiunto questo limite senza preavviso e centinaia di e-mail sono scomparse dalla raccolta! Questo non accade con Aid4Mail.
Sintassi e caratteristiche della ricerca
Aid4Mail non si basa su indici di concordanza per le sue capacità di ricerca e di filtro. Utilizza invece un motore di ricerca veloce e attivo che opera sulle e-mail non appena vengono raccolte. La sintassi di ricerca è facile da apprendere, simile a quella di Gmail e Microsoft 365.
Le query di ricerca possono includere:
- Ricerche per campo (ricerca di parti specifiche di ogni e-mail, compresi gli allegati e i metadati dei file)
- Costrutti booleani (AND, OR, NOT, ecc.)
- Comparisons operators (>, <, =, <>)
- Operatori di ricerca di prossimità (come gli operatori AROUND di Google e NEAR di Microsoft, e altri ancora)
- Deduplicazione
- Caratteri jolly ed espressioni regolari
- Multilingua stemming (fino a 24 lingue) e tokenizzazione
Aid4Mail Le query di ricerca offrono caratteristiche uniche che nemmeno Google e Microsoft possono eguagliare! Ad esempio:
- Filtrare le e-mail non personali (posta massiva, mailing list, ecc.) con un solo operatore.
- Filtrare le e-mail in base al giorno della settimana o all'ora del giorno in cui sono state inviate.
- Trova due termini di ricerca all'interno della stessa frase o paragrafo, invece di decidere arbitrariamente quante parole li separano.
- Utilizzate elenchi di ricerca per parole chiave che possono includere migliaia di criteri semplici o complessi.
Metadati e allegati
I dati reattivi non sono sempre presenti nel corpo del messaggio di posta elettronica. A volte si trovano in altre parti, come l'intestazione, gli allegati o i file incorporati (ad esempio, PDF, immagini e video). O anche nei metadati associati a questi file. Pertanto, l'esame di questi elementi può fornire indicazioni preziose e aiutare a condurre progetti di eDiscovery efficaci.
Aid4Mail fornisce operatori di ricerca a campi, che agiscono sui metadati dell'intestazione delle e-mail, come il mittente, i destinatari, la data, ecc. Gli operatori unici consentono di cercare le e-mail inviate in determinati giorni della settimana o in determinate ore del giorno. Ad esempio, è possibile trovare tutte le e-mail inviate durante la pausa pranzo nei giorni lavorativi.
Le informazioni sullo stato delle e-mail sono metadati preziosi, raramente sfruttati durante le indagini perché molti strumenti di eDiscovery non li supportano. Aid4Mail lo fa e offre un operatore di ricerca specifico per le informazioni sullo stato. Utilizzatelo per escludere le e-mail non lette o per raccogliere solo le e-mail contrassegnate/stellate, ad esempio.
Aid4Mail può cercare il contenuto degli allegati e i loro metadati in modo ricorsivo. Ciò significa che può scavare continuamente in una struttura annidata di allegati per trovare i termini di ricerca.
Ad esempio, se:
- Un messaggio di posta elettronica contiene un allegato che è un altro messaggio di posta elettronica.
- L'e-mail allegata ha un proprio allegato, un file ZIP.
- All'interno dello ZIP è presente un file PDF
- Il sito PDF contiene il testo da ricercare
Aid4Mail troverà il testo cercato!
Allo stesso modo, se:
- Un'e-mail contiene un file ZIP allegato
- All'interno dello ZIP c'è un'altra e-mail
- Questa seconda e-mail contiene un archivio TAR allegato
- L'archivio TAR contiene un'immagine
- I metadati dell'immagine contengono il testo ricercato
Ancora una volta, Aid4Mail lo troverà!
Filtraggio con Python
Aid4MailIl supporto per gli script Python consente di personalizzare completamente i filtri e di aggiungere nuove funzioni.
Ecco alcuni esempi:
- Integrate le funzionalità OCR nella ricerca o scansionate le immagini alla ricerca di nudità.
- Eseguire la sentiment analysis sui contenuti delle e-mail per valutare il tono emotivo o l'intento delle comunicazioni.
- Implementare il rilevamento della lingua per aiutare le indagini che coinvolgono la comunicazione multilingue.
- Utilizzate le librerie di geolocalizzazione IP per rintracciare le località fisiche associate agli indirizzi IP, nelle intestazioni delle e-mail, per determinare la posizione del mittente.
- Identificare e incrociare i profili dei social media citati nelle e-mail, per collegare le identità delle e-mail con le personalità online.
Conversione accurata delle e-mail ed estrazione dei dati
Il tempo e gli sforzi profusi per rendere Aid4Mail uno degli strumenti di conversione delle e-mail più versatili e accurati disponibili sul mercato. Il suo parser di alto livello è in grado di convertire i messaggi, il loro contenuto e i metadati in una varietà di formati da esaminare e analizzare con altri strumenti.
Integrità e conservazione dei dati
Durante la fase di acquisizione, revisione o produzione, un raccoglitore di e-mail professionale deve solitamente convertire le e-mail da un formato all'altro. Se non viene eseguita correttamente, può verificarsi una significativa perdita di dati. Alcune conversioni di formato sono più soggette di altre, in particolare le conversioni tra i file di Outlook (PST, OST e MSG) e i formati MIME (mbox e EML).
La perdita di dati può riguardare vari aspetti dei dati delle e-mail. Possono mancare del tutto i seguenti elementi:
- Immagini e allegati incorporati
- Intestazione SMTP dell'e-mail originale e valore Message-ID
- Indirizzi e-mail del mittente o del destinatario
- Informazioni sullo stato del messaggio (non letto, letto, risposto, ecc.)
Altre parti dell'e-mail potrebbero essere presenti ma convertite in modo errato:
- Nomi delle cartelle
- Date, soprattutto fusi orari
La perdita di dati è talvolta inevitabile a causa della costante evoluzione e complessità dei sistemi e dei formati di posta elettronica. Tuttavia, è possibile attenuare questo problema utilizzando uno strumento specializzato e aggiornato per l'individuazione delle e-mail, come Aid4Mail.
Aid4MailIl motore di conversione di vanta oltre 25 anni di esperienza e viene aggiornato regolarmente per rispondere ai cambiamenti dei prodotti con cui interagisce. Nelle conversioni tra i formati MIME e Outlook, Aid4Mail supera la maggior parte dei suoi concorrenti. È uno dei pochi strumenti in grado di convertire i file nativi di Apple Mail (EMLX) senza alcuna perdita di dati, nonché i messaggi di posta elettronica Thunderbird e RFC 1521 con allegati "staccati".
Sappiamo come preservare l'integrità dei dati, è così che abbiamo costruito la nostra reputazione!
Opzione di backup delle e-mail
A volte la conversione del formato non riesce a causa di problemi con l'API di destinazione (in genere con MAPI o IMAP). In questi casi, è essenziale disporre di un backup dell'e-mail di origine a scopo di conservazione.
Aid4Mail archivia i backup delle e-mail localmente in una struttura di cartelle che rispecchia l'account di origine. Le e-mail raccolte tramite Outlook o i file PST e OST vengono sottoposti a backup come file MSG . I messaggi di posta elettronica provenienti da altri formati vengono sottoposti a backup come file EML .
Rimuovere la busta per il Journaling
Le organizzazioni utilizzano il journaling delle e-mail per creare e mantenere un registro sicuro e a prova di manomissione di tutte le comunicazioni e-mail. Questo per soddisfare i requisiti di conformità e legali, oltre che per la conservazione dei dati e il disaster recovery.
Un'e-mail con diario comprende:
- La busta del giornale, contenente:
- Un'intestazione con metadati essenziali come gli indirizzi del mittente e del destinatario, i timestamp e le informazioni sul trasporto.
- Un corpo con il rapporto del giornale che di solito include gli indirizzi del mittente e del destinatario (compresi i destinatari Bcc e della lista di distribuzione) e il valore Message-ID originale.
- Un allegato contenente il messaggio di posta elettronica originale completo e inalterato.
In un'indagine, i messaggi diario presentano diverse sfide. Ad esempio:
- A seconda del programma client di posta elettronica, il messaggio originale viene visualizzato come allegato e quindi è possibile accedervi solo dopo l'estrazione.
- Quando si utilizzano le ricerche per campo sui metadati dell'intestazione, possono sfuggire informazioni importanti disponibili solo nell'intestazione dell'e-mail originale o nel rapporto della rivista.
Aid4Mail risolve queste sfide con due caratteristiche uniche:
- Rimuovere la busta per il journaling durante la raccolta.
- Preservare i metadati essenziali aggiungendo il mittente e tutti gli indirizzi dei destinatari dal rapporto del giornale all'intestazione originale dell'e-mail.
Formati di revisione e ingestione
Aid4Mail può convertire le e-mail in formati comunemente utilizzati nei progetti di eDiscovery. Questi includono PST, PDF, CSV, EML e mbox, oltre a formati più insoliti come HTML, XML e testo semplice. I file PST , spesso utilizzati per l'inserimento in una piattaforma di ediscovery o per la revisione in Outlook, sono di gran lunga il formato più popolare.
Le e-mail vengono spesso convertite in file PDF , un formato comodo per la presentazione di prove in tribunale o per la condivisione con altri. Aid4Mail offre il formato standard PDF e varianti, tra cui PDF/A. È possibile inserire il timbro Bates nelle pagine di PDF , incorporare gli allegati nel loro formato nativo, proteggere i file con password e altro ancora.
Convertendo le e-mail in HTML, è possibile visualizzarle in qualsiasi browser web, come in un'applicazione di posta elettronica. Gli allegati vengono memorizzati separatamente nel loro formato nativo, rispetto al file HTML, e sono accessibili da un link nel messaggio e-mail. È anche possibile personalizzare i dati HTML per adattarli alle proprie esigenze.
Aid4Mail include un comodo visualizzatore di e-mail HTML. Visualizza un elenco di tutte le e-mail disponibili e il contenuto dell'elemento selezionato. È possibile filtrare le e-mail per cartella o per parole chiave nei campi data, oggetto, mittente e destinatario.
È possibile caricare l'output HTML su un sito Web e condividere il link alla pagina del visualizzatore con altri utenti. Il pubblico potrà così accedere a messaggi e allegati resi fedelmente nel loro formato nativo. Non dimenticate di scansionare tutti i file con un antivirus prima di caricarli.
Estrazione dei dati
Per eseguire l'analisi dei metadati e degli allegati nelle vostre indagini, dovrete estrarre i dati rilevanti dalle e-mail. Aid4Mail offre flessibilità e controllo completo su questo processo. Il suo parser e-mail di alto livello è in grado di estrarre in modo affidabile:
- Allegati di posta elettronica regolari
- Contenuto del messaggio incorporato (come le immagini inserite)
- Il messaggio in formato testo normale
- Metadati del messaggio disponibili
- Identificatori e-mail univoci, tra cui PR_ENTRYID e EDRM MIH valori
Aid4MailL'editor di configurazione consente di scegliere esattamente i dati da estrarre.
Gli allegati estratti e i contenuti incorporati vengono salvati nei loro formati nativi. I metadati e il testo del messaggio vengono salvati in file CSV (valori separati da virgole), conformi al database o a Microsoft Excel, oppure in file TSV (valori separati da tabulazioni).
Facilità d'uso e accessibilità
Aid4Mail offre un'interfaccia semplice per eseguire rapidamente le conversioni. Inoltre, a differenza di molti altri strumenti software per la ricerca legale, Aid4Mail supporta display ad alta risoluzione e offre funzioni di accessibilità. Troverete anche molte risorse che vi aiuteranno a svolgere le vostre attività di elaborazione delle e-mail.
Chiedete aiuto quando ne avete bisogno
Siamo noti per il nostro supporto clienti! Tutte le edizioni di Aid4Mail sono dotate di:
- Guida sensibile al contesto con una descrizione di ogni impostazione. Premere F1 in Aid4Mail per aprirla nel posto giusto.
- Un manuale d'uso completo, disponibile nei formati PDF e in formato Windows (CHM) per l'uso offline.
- Un'ampia selezione di articoli della Articoli della Knowledge Base.
- Un chatbot AI sul nostro sito web in grado di rispondere alla maggior parte delle domande tecniche in pochi secondi.
- Accesso al nostro premiato helpdeskche in genere risponde alle domande entro poche ore.
Caratteristiche di accessibilità
Aid4Mail include funzioni di accessibilità per fornire un'esperienza più inclusiva e facile da usare per un ampio spettro di utenti. Ciò include le persone con disabilità e tutti coloro che trovano tali funzioni utili.
La modalità ad alto contrasto e lo zoom dell'interfaccia utente aiutano gli utenti con problemi di vista. Le persone con disabilità cognitive o motorie possono navigare nell'interfaccia con una tastiera o con la dettatura invece che con il mouse. Sono supportati anche gli screen reader, come Windows Narrator.
Aid4Mail rispetto ad altri strumenti di Ediscovery
Aid4Mail è specializzato nelle e-mail e nei loro allegati ed è in grado di raccogliere e trovare la posta che altri strumenti di eDiscovery non trovano. Grazie a questa specializzazione, il flusso di lavoro di Aid4Mailsi differenzia dalle soluzioni tradizionali come OpenText Encase, Exterro FTK e Magnet Axiom. Concentrandosi sulle sue attività principali, la raccolta, il filtraggio e la conversione delle e-mail richiedono una frazione del tempo necessario ad altri strumenti di eDiscovery.
Ecco perché:
- Una volta configurato, Aid4Mail può funzionare senza l'intervento dell'utente. Non c'è una fase di revisione manuale che interrompa il flusso di lavoro semplificato.
- Aid4MailIl filtraggio nativo pre-acquisizione può ridurre in modo significativo il volume di dati scaricati dagli account IMAP e dai server di posta elettronica come Microsoft Exchange, Office 365 e Gmail.
- Non essendoci una fase di revisione tra la raccolta delle e-mail e la conversione, Aid4Mail non ha bisogno di creare indici di ricerca. Ciò consente di risparmiare molto tempo e risorse di sistema.
Di conseguenza, è possibile elaborare terabyte di dati di posta elettronica, senza sorveglianza dall'inizio alla fine, in modo rapido e accurato. Inoltre, a differenza delle soluzioni di eDiscovery in hosting come Relativity, Everlaw e LogikCull, l'intero processo avviene in sede, per cui non dovrete sostenere spese di terzi per il volume di dati raccolti ed elaborati. Questo riduce notevolmente i costi.
Se dovete esaminare una piccola raccolta di e-mail, Aid4Mail offre comodi formati ricercabili, che vi consentono di esaminare con l'applicazione ottimale per l'output scelto:filePST in Microsoft Outlook, fileMbox in Mozilla Thunderbird, filePDF in Adobe Reader, file HTML nel vostro browser, file CSV in Microsoft Excel e file di testo semplice in un editor di testo.
Se non riuscite a ridurre la vostra raccolta di e-mail a dimensioni adeguate, prendete in considerazione l'idea di trasferire l'output di Aid4Maila una piattaforma di eDiscovery completa come Relativity, Encase, Axiom e così via. Aid4Mail è un ottimo complemento a questi strumenti, grazie alla sua raccolta rapida di e-mail, al filtraggio nativo prima dell'acquisizione e alle funzionalità di ricerca avanzate.
Perché scegliere Aid4Mail?
Fookes Software sviluppa software dal 1989. Il nostro primo strumento di posta elettronica è stato lanciato nel 1999, seguito da Aid4Mail nel 2005. Abbiamo più di due decenni di esperienza nell'elaborazione dei dati di posta elettronica, più di qualsiasi altro fornitore di strumenti per la raccolta di e-mail.
Tutte le funzionalità principali di Aid4Mail sono sviluppate internamente. Di conseguenza, potete beneficiare di funzionalità chiave strettamente integrate e ottimizzate per la velocità. Abbiamo il controllo completo del nostro codice, compresi i componenti principali come l'analisi e la conversione delle e-mail, il motore di filtraggio e la sua sintassi di ricerca, l'accesso MAPI agli account Outlook e persino il protocollo IMAP utilizzato per connettersi a servizi come Yahoo! Mail e AOL.
Importanti clienti in tutto il mondo si affidano al nostro software, e il numero continua a crescere. Tra questi ci sono:
- Governo e forze dell'ordine degli Stati Uniti
- I migliori studi legali
- Biblioteche nazionali
- Università prestigiose
- Le principali banche
- ONG internazionali
- Metà delle 50 aziende Fortune
Funzionalità uniche mancanti in altri strumenti di eDiscovery
Aid4Mail ha una serie di caratteristiche che non si trovano negli strumenti concorrenti o, se esistono, sono meno ben implementate. Queste sono presentate qui, elencate per edizione di Aid4Mail . (Per un confronto dettagliato tra le tre edizioni di Aid4Mail , consultate la nostra tabella di confronto delle funzioni diAid4Mail 5 in formato PDF ).
1. Aid4Mail Converter
| Aid4Mail | Prodotti concorrenti | |
|---|---|---|
| Motore di raccolta e conversione delle e-mail ad alta velocità | ✓ | più lento e meno preciso |
| Elaborazione incrementale nativa molto veloce | ✓ | ✕ |
| Elaborate le caselle di posta Apple Mail in formato nativo | ✓ | ✕ |
| Ripristinare la struttura delle cartelle di Google Takeout | ✓ | ✕ |
| Estrae in modo affidabile le e-mail dai file corrotti di mbox . | ✓ | ✕ |
| Recuperare e conservare le informazioni sullo stato delle e-mail | ✓ | per niente o in parte |
| Rimuovere la busta di journaling preservando i metadati. | ✓ | ✕ |
| Riorganizzare e raggruppare le e-mail per mittente, destinatario, data, ecc. | ✓ | ✕ |
| Autenticazione remota dei conti di deposito | ✓ | non comune |
2. Aid4Mail Investigator
Tutte le caratteristiche uniche di Aid4Mail Converter , in più:
| Aid4Mail | Prodotti concorrenti | |
|---|---|---|
| Ricerca nativa pre-acquisizione con account basati su cloud e file PST | ✓ | non comune, risultati limitati |
| Cerca in tutti i formati di posta elettronica utilizzando una sintassi compatibile con Gmail e Microsoft 365 | ✓ | ✕ |
| Individuare due termini di ricerca nell'ambito di una frase o di un paragrafo | ✓ | ✕ |
| Filtrare i messaggi di posta elettronica in base al giorno della settimana o all'ora del giorno. | ✓ | ✕ |
| Escludere le e-mail non personali (posta massiva, mailing list, ecc.). | ✓ | ✕ |
| Riorganizzare le raccolte di e-mail miste in base al proprietario del singolo account | ✓ | ✕ |
| Raccogliere la posta dalle esportazioni native di Google Vault | ✓ | non comune |
3. Aid4Mail Enterprise
Tutte le caratteristiche uniche di Aid4Mail Investigator , in più:
| Aid4Mail | Prodotti concorrenti | |
|---|---|---|
| Raccogliere la posta dalle esportazioni native di Mimecast e Proofpoint | ✓ | ✕ |
| Interfaccia a riga di comando per l'automazione e la perfetta integrazione con altri strumenti | ✓ | molto limitato |
| Opzioni di licenza per l'uso offline, macchine virtuali (VM), server e installazioni di chiavi USB | ✓ | meno flessibile |
Applicazioni pratiche nell'eDiscovery
Aid4MaileDiscovery è uno strumento prezioso per i professionisti legali impegnati in contenziosi civili, conformità e richieste FOIA. Progettato per garantire efficienza e precisione, offre vantaggi tangibili in scenari legali reali. Qui esploriamo alcune delle applicazioni pratiche di Aid4Mail, illustrando come rivoluziona il modo in cui i team legali affrontano l'electronic discovery.
Snellire il contenzioso civile
Nelle controversie civili, la capacità di setacciare rapidamente e con precisione vaste quantità di dati di posta elettronica può avere un impatto significativo sull'esito di una causa. Aid4Mail facilita questo compito offrendo ad avvocati e studi legali una potente piattaforma per la raccolta e l'analisi dell'eDiscovery. Sfruttando l'ampia compatibilità dei formati e le funzionalità di ricerca avanzate di Aid4Mail, i team legali possono identificare in modo efficiente le comunicazioni rilevanti, anche all'interno di ampi set di dati. In questo modo non solo si accelera la fase di discovery, ma si migliora anche la strategia complessiva, garantendo che le prove critiche non vengano perse o trascurate.
Semplificare la conformità e le risposte al FOIA
Aid4Mail semplifica notevolmente la gestione delle richieste di Freedom of Information Act (FOIA) per gli enti pubblici e le organizzazioni soggette alle leggi sull'informazione pubblica. Le sue funzionalità avanzate di ricerca ed estrazione consentono di identificare rapidamente e con precisione le comunicazioni pertinenti, facilitando la conformità. Questo processo semplificato non solo migliora la trasparenza e la responsabilità, ma garantisce anche la protezione delle informazioni sensibili, in linea con gli obblighi legali di riservatezza e integrità dei dati. Aid4MailL'adattabilità a diversi formati di posta elettronica assicura una copertura completa, rendendolo uno strumento indispensabile per una gestione efficiente delle richieste FOIA.
eDiscovery per i piccoli studi legali
I piccoli studi legali, spesso limitati dalle risorse, possono trarre particolare vantaggio dall'efficienza e dall'interfaccia user-friendly di Aid4Mail. Aid4Mail livella il campo di gioco, consentendo ai team più piccoli di intraprendere attività di eDiscovery complesse senza la necessità di un ampio supporto informatico. La sua funzione di elaborazione incrementale è un vantaggio per i casi in corso, consentendo ai piccoli studi di rimanere aggiornati con il minimo sforzo. Riducendo i tempi e i costi associati all'eDiscovery, Aid4Mail consente ai piccoli studi legali di competere in modo più efficace, anche nelle cause contro avversari più grandi.
Gestione dell'eDiscovery per i consulenti aziendali
I consulenti aziendali incaricati di gestire l'eDiscovery, per indagini interne o contenziosi, devono affrontare sfide uniche. Aid4MailLe capacità di Office 365 di gestire l'eDiscovery, insieme al supporto per altri sistemi di posta elettronica aziendali, semplificano il processo di raccolta e revisione dei dati interni. Consentendo una ricerca e un'analisi efficiente dei dati di posta elettronica, Aid4Mail facilita i consulenti aziendali nella gestione proattiva dei rischi legali e nella garanzia della conformità normativa. Questo protegge l'organizzazione da potenziali esposizioni legali.
Gestione delle indagini interne
Aid4Mail facilita le indagini interne fornendo funzionalità di ricerca complete. Queste consentono ai team legali aziendali e ai reparti delle risorse umane di individuare ed esaminare rapidamente le e-mail relative a reclami interni, accuse di cattiva condotta o violazioni delle politiche. Aid4MailLa capacità di gestire grandi quantità di dati in vari formati di e-mail garantisce indagini approfondite, mantenendo la privacy e l'integrità dei dati.
Due diligence per fusioni e acquisizioni (M&A)
Durante le attività di M&A, la due diligence richiede un esame meticoloso delle comunicazioni elettroniche per identificare potenziali problemi legali, finanziari o normativi. Aid4Mail può semplificare questo processo elaborando e filtrando in modo efficiente grandi insiemi di e-mail, consentendo ai team legali e finanziari di concentrarsi sulle informazioni rilevanti e di prendere più rapidamente decisioni informate.
Protezione della proprietà intellettuale (IP) e supporto al contenzioso
Aid4Mail aiuta a proteggere la proprietà intellettuale e a risolvere i contenziosi, consentendo di effettuare ricerche precise sulle e-mail. In particolare per quelle contenenti discussioni su informazioni proprietarie, invenzioni o segreti commerciali. Questa funzionalità è preziosa per identificare le divulgazioni non autorizzate e raccogliere prove per i casi di contenzioso sulla proprietà intellettuale, aiutando le organizzazioni a salvaguardare i loro beni preziosi.
Audit di conformità
Le organizzazioni che devono soddisfare requisiti normativi rigorosi possono utilizzare Aid4Mail per garantire la conformità agli standard e alle normative del settore. Consentendo ricerche mirate per termini specifici, date o contenuti relativi alla conformità, Aid4Mail aiuta i responsabili della conformità a esaminare in modo efficiente le comunicazioni e-mail e a preparare i rapporti. Queste attività sono essenziali per garantire l'aderenza ai quadri legali e normativi.
Disaster Recovery e migrazione delle e-mail
Aid4Mail supporta le iniziative di disaster recovery consentendo alle organizzazioni di recuperare e convertire i dati di posta elettronica da sistemi danneggiati o obsoleti. Inoltre, facilita la migrazione delle e-mail tra diverse piattaforme o verso servizi cloud, assicurando che le comunicazioni critiche siano conservate e rimangano accessibili.
Indagini antiriciclaggio (AML)
Gli istituti finanziari possono utilizzare Aid4Mail per snellire il processo di revisione di vasti set di e-mail ai fini della conformità all'antiriciclaggio. Effettuando una ricerca efficiente tra le comunicazioni, gli istituti possono identificare attività sospette come schemi di transazioni insolite o comunicazioni con entità ad alto rischio. In definitiva, questo facilita tempi di risposta più rapidi a potenziali violazioni dell'antiriciclaggio.
Conformità fiscale e supporto alle verifiche
Aid4Mail è in grado di semplificare il processo di setaccio di grandi volumi di dati e-mail per identificare la non conformità alle leggi fiscali. Consente ai revisori di ricercare in modo efficiente termini, transazioni e corrispondenze specifiche relative a dichiarazioni fiscali, esenzioni richieste e altre informazioni pertinenti. La facilità di accesso ai dati pertinenti porta a verifiche e indagini più approfondite.
Indagini su frodi ed evasioni
Gli uffici fiscali governativi possono utilizzare Aid4Mail per individuare e indagare su casi di frode ed evasione fiscale. Analizzando le comunicazioni e-mail alla ricerca di prove di redditi non dichiarati, false detrazioni o altre attività fraudolente, gli investigatori possono raccogliere le prove necessarie per intraprendere azioni legali contro i trasgressori.
In ognuno di questi scenari, Aid4Mail si distingue come uno strumento di eDiscovery versatile e potente che si adatta alle esigenze specifiche dei suoi utenti. Sia che venga utilizzato per affrontare le complessità del contenzioso civile, per gestire le richieste di conformità e FOIA o per consentire ai piccoli studi legali di gestire in modo efficiente le attività di eDiscovery, Aid4Mail offre vantaggi tangibili che migliorano l'efficacia e l'efficienza dei processi legali. Le sue applicazioni pratiche nell'eDiscovery non solo dimostrano la versatilità, ma sottolineano anche il valore di Aid4Mailcome risorsa indispensabile per la professione legale.
Opzioni di licenza flessibili
Aid4Mail consentono di elaborare un numero illimitato di account e file di posta, indipendentemente dalla loro origine. È possibile acquistare una licenza di un anno o di tre anni a prezzo ridotto. In ogni caso, potrete usufruire degli aggiornamenti gratuiti del software e del nostro pluripremiato supporto clienti durante il periodo di validità della licenza.
Se non siete pronti ad acquistare una licenza completa, in alternativa alla prova gratuita vi offriamo una licenza a basso costo di due settimane Aid4Mail Converter .
Al momento dell'acquisto di una licenza, riceverete un codice di attivazione che vi permetterà di essere operativi con Aid4Mail entro pochi minuti dal pagamento. Dopo l'attivazione, la modalità di prova è disattivata e la licenza è collegata al computer e all'account di accesso a Windows . Per maggiori dettagli, consultare l'EULA di Aid4Mail .
Se avete bisogno di eseguire Aid4Mail su un computer che non consente l'accesso a Internet, contattateci per ottenere un codice di attivazione offline. Questa opzione non è a pagamento, ma è meno flessibile dell'attivazione online.
È anche possibile eseguire Aid4Mail in un ambiente virtuale. Il prezzo è determinato dal numero di utenti contemporanei e dal numero totale di utenti e installazioni. Contattateci per un preventivo.
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- Esplorate diversi formati e servizi: Testate la versatilità dello strumento su vari formati e servizi di posta elettronica, assicurandovi di essere attrezzati per qualsiasi scenario investigativo.
- Valutare le caratteristiche di integrità dei dati: Scoprite come Aid4Mail preservi meticolosamente ogni dettaglio delle vostre prove e-mail, mantenendone l'ammissibilità in contesti legali.
- Valutate la ricerca avanzata e il filtraggio pre-acquisizione: Semplificate la vostra ricerca con gli strumenti di ricerca precisi di Aid4Mail. Filtrate e trovate rapidamente le e-mail pertinenti, risparmiando tempo e migliorando la concentrazione sul caso.
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Testimonianze dei clienti
Aid4Mail Valutato 5 stelle da SourceForge!
Un utente di Aid4Mail ha scritto su SourceForge. "Sono un assistente legale e un utente soddisfatto di questo prodotto (varie versioni) da circa 15 anni. Nel corso degli anni ho scoperto che questo programma è un grande risparmio di tempo per me e per gli avvocati con cui lavoro". Leggete altre recensioni di utenti qui: Fare clic per leggere altre recensioni degli utenti.
Glossario
Interfaccia di programmazione dell'applicazione (API)
Un metodo di comunicazione tra due software. L'uso dell'API di un servizio di posta per accedere ai dati offre solitamente dei vantaggi rispetto all'uso di protocolli più generali come IMAP. Ad esempio, l'accesso a metadati aggiuntivi, il filtraggio nativo e la riduzione delle limitazioni della larghezza di banda. Le API relative alla posta elettronica utilizzate da Aid4Mail includono MAPI, Microsoft Graph API e le API di Google.
Modello di riferimento per la scoperta elettronica (EDRM)
Un quadro che delinea gli standard per il recupero e la scoperta dei dati digitali. Il modello EDRM è utilizzato per guidare il processo di gestione dei dati elettronici durante i procedimenti legali, comprese le fasi di identificazione, conservazione, raccolta, elaborazione, revisione, analisi, produzione e presentazione delle prove digitali. È ampiamente adottato dai professionisti legali e informatici per garantire un approccio chiaro ed efficiente ai processi di eDiscovery.
EDRM Messaggio di identificazione Hash (MIH)
Un metodo standardizzato per identificare i messaggi di posta elettronica duplicati in più set di dati da qualsiasi piattaforma che lo supporti. Il MIH è un valore hash MD5 generato dal campo dei metadati Message-ID dell'e-mail. Offre un metodo universale per riconoscere le e-mail identiche, consentendo ai team legali e investigativi di gestire, esaminare e deduplicare in modo efficiente le raccolte di e-mail. Questa soluzione consente il rilevamento di duplicati su più piattaforme senza la necessità di rielaborare i dati, con un notevole risparmio di tempo e risorse. L'EDRM MIH è destinato a integrare i metodi di deduplicazione specifici dei fornitori esistenti, fungendo da strumento aggiuntivo per una gestione più efficace delle e-mail nell'ambito di scoperte, divulgazioni e indagini.
Informazioni memorizzate elettronicamente (ESI)
Qualsiasi dato o informazione creato, memorizzato o utilizzato in forma digitale. L'ESI comprende un'ampia gamma di tipi di dati, tra cui e-mail, documenti, presentazioni, database, file audio e video, contenuti dei social media e registrazioni elettroniche memorizzate su dispositivi digitali come computer, smartphone e server.
ID messaggio e-mail
Una stringa di caratteri univoca nell'intestazione delle e-mail, che identifica un messaggio nel contesto di una particolare conversazione o thread di e-mail. Il Message-ID viene assegnato da un sistema di posta elettronica al momento della creazione di un messaggio e viene utilizzato per tracciare, fare riferimento e mettere in relazione le singole e-mail. Questo aiuta a gestire il threading dei messaggi e a prevenire le duplicazioni. Nell'eDiscovery e nell'analisi delle e-mail, il Message-ID può essere fondamentale per tracciare l'origine e la traiettoria di un'e-mail.
Intestazione SMTP dell'e-mail
Metadati di un messaggio e-mail, contenenti informazioni dettagliate sull'instradamento. L'intestazione SMTP viene generata automaticamente e si trova prima del corpo del messaggio e-mail. Sebbene non vi siano limiti alle informazioni che possono essere aggiunte, gli elementi chiave includono gli indirizzi del mittente e del destinatario, i timestamp che segnano il percorso dell'e-mail attraverso più server e gli identificatori univoci per ciascun server. I provider di servizi di posta elettronica utilizzano l'intestazione SMTP per autenticare il mittente dell'e-mail e per allocare correttamente la posta in arrivo. Nell'ambito dell'eDiscovery, l'intestazione SMTP è una risorsa essenziale per rintracciare l'origine e il percorso di un'e-mail e per comprendere il comportamento in rete della comunicazione e-mail.
Informazioni sullo stato dell'e-mail
Metadati associati a un'e-mail che indicano le azioni compiute su di essa. Per i messaggi in arrivo, indica se l'email è stata letta, se ha ricevuto una risposta o se è stata inoltrata. Per i messaggi in uscita, indica se un'e-mail è una bozza e se è stata inviata o non inviata. Tutte le e-mail possono anche essere contrassegnate da un contrassegno, da un asterisco o da una doppia eliminazione.
Formato file immagine scambiabile (EXIF)
Uno standard per la memorizzazione di informazioni come metadati nei file di immagine. I metadati EXIF sono comunemente utilizzati dalle fotocamere digitali e dagli smartphone e comprendono in genere il modello di fotocamera, le impostazioni di acquisizione (velocità dell'otturatore, apertura, ISO, ecc.), la data, l'ora e la posizione dell'immagine (coordinate GPS). Sono utili per organizzare e catalogare le immagini e possono essere fondamentali nell'eDiscovery per verificare l'autenticità e l'origine delle prove fotografiche.
Operatore di ricerca in campo
Un comando utilizzato per restringere i risultati della ricerca mirando a un campo o a un attributo specifico di un'e-mail o di un documento. Consente di cercare un elemento come il mittente, il destinatario, l'oggetto, la data o altri campi di metadati.
Internet Message Access Protocol (IMAP)
Protocollo standard di Internet (RFC 3501) supportato dalla maggior parte delle applicazioni di posta elettronica che consente l'accesso diretto alla posta su un server remoto. IMAP consente a più applicazioni di accedere allo stesso account di posta, anche da dispositivi diversi. Questa caratteristica è il motivo principale per cui IMAP è generalmente preferito a POP, un protocollo più vecchio che richiede il download della posta sul dispositivo.
Interfaccia di programmazione delle applicazioni di messaggistica (MAPI)
Un'API per accedere a Microsoft Outlook e Exchange. Aid4Mail utilizza MAPI per leggere e scrivere sui profili di Outlook e sui file PST/MSG quando l'opzione "Elabora usando Outlook" è attivata.
Estensioni di posta elettronica multiuso (MIME)
Uno standard Internet per i messaggi di posta elettronica che supporta sia i dati che i metadati, i set di caratteri non ASCII, i font multipli, i contenuti non testuali e gli allegati multipli di vari tipi di file. È un'estensione dell'originale Simple Mail Transport Protocol (SMTP).
PR_ENTRYID
Proprietà utilizzata in Microsoft Outlook ed Exchange per identificare in modo univoco vari tipi di oggetti all'interno del sistema di messaggistica, come e-mail, eventi di calendario, contatti e così via. Si tratta di un valore binario che funge da chiave univoca, consentendo di recuperare, spostare o manipolare ciascun oggetto all'interno del sistema. Questo identificatore è fondamentale per gli sviluppatori e gli amministratori che lavorano con le API di Outlook ed Exchange o con lo scripting, in quanto consente un accesso e un controllo precisi sui singoli oggetti di messaggistica all'interno dell'archivio.
Dati reattivi
Dati pertinenti alle questioni del caso (in un contesto legale) e che soddisfano i criteri specificati in una richiesta di discovery. Possono presentarsi in varie forme, come e-mail, documenti, immagini o altre informazioni archiviate elettronicamente (ESI).
RFC 1521
Una prima parte dello standard MIME che definisce il supporto per set di caratteri non ASCII, font multipli e contenuti non testuali. Si fa riferimento a questo standard quando si parla di alcuni tipi di allegati basati sul formato del sottotipo Message/External-Body supportato da Aid4Mail .
Protocollo di trasferimento della posta semplice (SMTP)
Protocollo standard per la trasmissione di e-mail. I server di posta utilizzano SMTP per inviare e ricevere messaggi di posta elettronica. I programmi client di posta elettronica in genere utilizzano SMTP solo per inviare i messaggi (al server di posta per il relay), utilizzando IMAP o POP per recuperarli. SMTP è stato creato negli anni '80 e da allora è stato modificato ed esteso più volte. La versione oggi comunemente utilizzata è estensibile, con estensioni per l'autenticazione, la crittografia, il trasferimento di dati binari e gli indirizzi e-mail internazionalizzati.
Denocciolatura
Il processo di riduzione delle parole alla loro forma di base o radice. Ad esempio, le parole "running", "runs" e "ran" sono tutte derivate dalla parola radice "run". Questa tecnica viene utilizzata negli algoritmi di ricerca per migliorarne l'efficacia, consentendo l'abbinamento di varianti di parole con uno stelo comune. Lo stemming migliora la capacità dei motori di ricerca o degli strumenti di analisi del testo di trovare risultati pertinenti quando non si conosce la forma esatta di una parola.
Tokenizzazione
Il processo di scomposizione di una stringa di testo in unità più piccole, o token, di solito parole o frasi. La tokenizzazione aiuta a identificare gli elementi chiave di un testo. È fondamentale nell'analisi del testo e negli algoritmi di ricerca, dove il testo tokenizzato viene utilizzato per ulteriori elaborazioni come l'indicizzazione o la valutazione delle query di ricerca.
Macchina virtuale (VM)
La virtualizzazione di un sistema informatico che fornisce le funzionalità di un computer fisico e del suo sistema operativo. Con una potenza di calcolo sufficiente, più macchine virtuali possono essere eseguite indipendentemente l'una dall'altra sullo stesso hardware sottostante.